《SCRUM:用一半的時間做兩倍的事》閱讀心得

更新於 發佈於 閱讀時間約 9 分鐘
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對於 Scrum,由於看過許多不同的說法而產生了困惑與模糊,曾經有幾年對於 Scrum 中提到的「Scrum Team」的定義為何、如何才能成為所謂的 Scrum Team 感到迷惘與不解,在實踐了 Scrum 幾年和再次閱讀這本書《Scrum:The Art of Doing Twice the Work in Half the Time(SCRUM:用一半的時間做兩倍的事)》後,我對這些疑惑產生了新的見解。

Scrum 的根基:減少浪費

從第一個 Scrum Team 在 1993年被組建出來後,迄今已有 30 年,在這幾十年的四季更迭中,我們能看到許多管理框架、方法論或管理手法大量產生,人們研發出許多能幫助彼此工作更有效率的方法,許多管理法的誕生均受到 Toyota Production System(TPS,即 Lean,中文譯為『精實』)的影響,然而,在其中也不難看到不同擁護者彼此互相攻訐的狀況,寫到這邊我內心十分難受。難受的點在於,開創方法的本意良善,都出於關心人們,希望人們擁有更好的工作和生活環境。然而,我們卻總得在演化發展的過程中,面臨這些不曾間斷過的批評與衝突,形成許多遺憾與浪費。我常思索:若能在追求共同目標的路途中,彼此多些合作與互信,是否能帶出更多價值,並幫助到更多人?

以往讀這本書時,總不能明白為什麼 Jeff 要特別提到「第一個 Scrum Team 在 1993 年被創造出來」的這件事,如今,似乎能理解了:

Scrum 起源於 TPS,著重在消弭浪費,並以此為根基,打造出能持續締造高度價值,讓企業在變動更迭頻繁的市場上存活下來的高績效團隊。無論是我們熟知的 Scrum Events 或加諸於 Scrum 上的各種 GASP(Generally Accepted Scrum Practice)等,均是為了藉由打造出能良好運作的團隊,來締造高度價值,而被「刻意」設計出來的運作系統的元素。

是的,這些都是「刻意」為之,刻意打造讓我們養成「習慣」的環境。人類,實屬「習慣」的動物,無論演化了千萬年,仍舊會順應大腦喜歡的「習慣」,傾向選擇習慣的行為或模式過生活。Scrum 設計這套工作方法(或 framework),也僅為了讓人們養成更好的工作「習慣」而建構。

打個比方吧!若缺乏固定的主題與討論時間,而是隨意、有需要就找大家一起討論的方式,則很容易因為突然爆發問題時,臨時找不到需參與討論的特定對象,而一再延宕討論,進而使問題因未被及早妥善處理,而趨於嚴峻。這就是由於過度自由與隨意,造成事件複雜化,而引發出來的後果。Scrum 是被刻意設計出來,用於刻意簡化這種過於自由造成的複雜性,藉由簡化而減少因複雜性導致的各種浪費,並從中盡可能地遞交價值。

我們也能把這種「簡化複雜、減少浪費,來產生更高價值」的觀念與理財做聯想。我想,大多數的人們也許都希望能過著「想花錢,就花錢,不考慮金額」的生活吧!我也是如此。然而,若真的這麼做,我們能得到的是大多穿過幾次就不穿的衣服、放到過期的美食佳餚,以及更可能的是…鉅額的信用卡帳單等。如此循環下,「想花錢,就花錢,不考慮金額」的生活,能維持多久?最後遺留下來的,會是嚮往的「想花錢,就花錢,不考慮金額」的生活嗎?

Scrum 的在意:持續改善

「Change or die!(不改變,就等死!)」

這本書中出現的這句話,無論在英文原意,或譯成中文的閱讀感受上,讓我均能領會到 Jeff Sutherland 強烈的個人特質和情感。我看到的 Jeff 阿公,是一位目光如炬、意志堅定、極度目標導向的人,若以近期我常接觸到的優勢 Gallup 的解讀而言(陳述若有誤解,還請指導),目標導向傾向的人通常講話直接、切中要害,但由於往往陳述過於簡略,導致常造成聽眾誤解。為何我會如此了解?因為我也屬於這一類型,即便出發點百分之兩百以善意起跑,但總因疏於仔細說明或先有情感引導,導致時常造成他人誤解,也引發自己的擔憂。

在閱讀這本書時,我看到的是,Jeff 阿公的滿腔熱血與擔憂,他擔憂人們因為傾向習慣與從眾效應,而勉強自己接受讓自己失敗和痛苦的工作方式,所以急於推廣他體驗過的美好。然而,如此急切、迫切,對於大多數人而言,可能會產生過於用力與粗暴的感覺,相反地,進而帶出的與他一再強調的小幅度調整的「Kaizen(改善,かいぜん)」路線不同的大幅度的激進改變,即「Kaikaku(改革,かいかく)」。

「改革」在日語辭典中意涵「革命とは異なり、現時点での基本的な体制を保ちつつ、内部に変化を作ることをいう。変革(へんかく)とも呼ばれる。(與革命不同,它是指在維持現行基本制度的同時,進行內部變革。)」屬於較激進的組織內變革,與改善重視的微幅度、小調整有明顯的差別。我重製網路上找到的圖片,如下補充說明:

Kaizen v.s. Kaikaku (Photo by KK)

Kaizen v.s. Kaikaku (Photo by KK)

以相同的時間區段來看,改革造成的影響是巨大的、截然不同的,然而改善帶出的結果卻能持續的、小幅度的經常被看到改變後的差異。「改變」,牽涉的是變革管理(change management)。以管理者的角度而言,若能看到的持續性、長久的改變,就能更有信心的引領團隊持續往前調整,而團隊成員也會因為看到了持續的、小幅度的改變,而能更有信心的跟隨著變革的步伐前進。

組織變革約有 70% 的機率都會失敗,改變之難,在於人性。人們會因為害怕未知,而懼怕改變,並做出抗拒。人改變自己尚且不易,更何況企圖改變的是一整群或整間公司的人?因此,若身處於變革管理的階段,引領者要時常反問自己與團隊:「這樣做就可以了嗎?有什麼方式能更好?」透過提問,盡可能地促小幅度調整。若一再認為以自己的職位沒辦法做些什麼,那麼,終將什麼都改變不了,而導致失敗。領導力與職位是兩回事,任何人只要想改變,並做出行動,就能產生有影響力的領導。

Scrum 的追求:真正的團隊

Scrum 的命名,除了受到 Hirotaka Takeuchi 和 Ikujiro Nonaka 寫的《The New New Product Development Game》影響外,更是因為受到橄欖球(Rugby)中的用於重新開始比賽的 Scrum (原字為 Scrummage)方法展現的團隊樣貌之魅力所吸引而導致:團隊成員緊擠在一起,彼此共享與專注於共同目標而努力。

我也同樣深深為此樣貌吸引,因此幾年來持續致力於打造這樣的團隊,雖然常因人性面而失敗,但仍有些許成功案例。成功的案例最大功勞得歸因於高階管理者支持。若高階管理者不明白團隊自主管理的重要性與價值、無法支持留下能塑造成功團隊合作的成員(即剔出不適任、會造成團隊合作破裂、影響團隊協作的成員)、拋下以個人績效為主的績效評估方式等,就非常難以成功打造出所謂的 Scrum Team

其二的功勞要歸因於,團隊成員的素質與信念。團隊成員的素質與信念,也同樣具有成敗影響力。若團隊成員不願追求卓越、持續成長、渴望讓自己一天比一天更好,要成功打造出高績效團隊其實有如登天難。我們可以想像一個畫面,如果有一個人想往前走,他身上拖著一條又一條的繩子,每條繩子又掛在跟他往反方向前進的人們身上,那他能成功往前邁進嗎?

倘若今天只有領導者想改變,但團隊成員都抱持著「沒關係吧,這個和又沒關係,我們又做不了什麼」的心態,領導者要推一下、團隊才會動一下,以這樣的狀態長久協作,遲早會出問題。

我特別喜歡玩各種團康遊戲中看到的各團隊的努力樣貌,那讓我感到充實與感動。看到各團隊成員為了彼此共同目標而奮鬥的模樣,每每讓我動容興奮。然而,在實際工作上,卻很難看到相同的情景,讓我不禁想:我們的工作方式,到底出了什麼問題?

不乏聽到朋友們提到我是個有信念、為了理想而生活的人,在此我想特別調整這說法,我其實是為了「目標」而活的人。從下定決心創立臺灣產品人學會(POA)的出發點開始,到逼迫懶散的自己要確實寫出有意義的文章等的起心動念,都在於希望成就「在我老去前或後,都能帶給臺灣人成長的動力,並且讓人們生活得更好、更開心」的這項目標。

我們要為了生活而工作,大多數的人每天有超過 8 小時的工作時間,每個人都帶著各自的目標在工作,如果失去了目標,那便沒有了方向,沒有了方向,就會無所適從。

對於 Scrum 想打造的團隊,我認為的確有一定程度的艱難。因為要打破人性、打破大多數人們習慣的限制性信念,大多數的人們都處在自我懷疑、懷疑他人的狀態,在存有懷疑的心理狀態時與人相處,產生的大多是「不信任、不坦誠」。要讓人們改變自己的心理狀態與價值觀,我知道不是一件容易的事情,但起碼我們能先從自己做起。

在很多人看來,我與任何人相處的心態過於天真,因為我的想法一直都是「如果與他人能坦誠、勇敢與良好合作,能讓我們有更好的工作與生活,為什麼不試著做呢?」這樣的心態讓我吃了非常非常非常非常多的苦,但我仍然選擇這樣的路,因為我知道唯有這麼做,才能影響到願意相信我的人,並讓他們產生行動,而實現我的目標,即「在我老去前或後,都能帶給臺灣人成長的動力,並且讓人們生活得更好、更開心」。

現在,我要提問看這篇文章的你:「如果與他人能坦誠、勇敢與良好合作,能讓我們有更好的工作與生活,為什麼不試著做呢?」

是啊,為什麼不做呢?

備註:

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一生懸命在「改善臺灣職場與職人能力」的使命,有十餘年產品和團隊管理經驗。期待透過推廣產品管理知識與管理實務,改善對臺灣職人能力,讓企業因此而更有競爭力,因此創立臺灣產品人學會 (POA) 。 現任: - 臺灣產品人學會 (POA) 理事長 - 生活和職涯教練 - 臺灣百大企業 Agile Coach
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