跟美編部門溝通需求時不要再犯這些錯誤！注意這6件事，加速你跟美編部門的溝通效率，避免雞同鴨講

你知道在進行跨單位溝通的時候要注意哪些事情嗎？最近因為一些原因，我需要美編部門的協助，然而在溝通中，由於某個溝通疏失，差點導致我拿不到需要的成品，也讓美編人員做白工。我跟美編溝通的過程之中，究竟發生了什麼？而跟跟美編人員溝通，事前注意哪些細節，可以讓雙的合作更順利呢？

提供給美編的需求是否夠清楚？

主管要我幫公司的業務部門做教育訓練，協助業務部門製作一份適合業務部門在賣課程招生使用的PPT簡報，以此作為公版內容，讓業務人員可以根據自身需求去增減內容。

由於過往的PPT是以行銷單位的角度出發去製作，導致做出來的內容被業務人員強烈批評，因為業務人員覺得PPT內容不符合他們招生的需求，因此，我花了一段時間在處理招生簡報的內容規劃和資料蒐集，並做了一份只有圖、文、表的PPT，在業務同事看過內容覺得OK之後，把這份白片PPT提供給美編部門美化。

在Mail中，我提到為什麼要做這件事、希望的設計風格（附上四種參考圖片）、什麼時候需要，然後心想：給需求的部份我應該算給的很清楚了吧！

•　•　•

一般人對「設計」需要有什麼基本常識？

三天後，我收到了美編同事的回信。同事寄了將近60頁的圖片檔給我（PPT本來就這麼多頁），請我確認簡報的內容。

我整個愣住了，完全想不透為什麼是給「圖片」呢？

在確認完內容後，我回信問道：因為要給業務人員依照自己的需求編輯PPT，請問是否能提供PPT檔？然而美編同事表示：因為是用Illastrator做的，所以沒辦法。

看到這個回覆我簡直如晴天霹靂！不斷想：天啊我明明給你PPT，為什麼你是用Illastrator做呢？（寫到這裡可能很多學設計的人會批評我不夠專業，但也就是因為我的不專業，我也才能藉這個機會長見識😅）

冷靜過後，我就開始上網查有沒有其他處理方法，最後發現Illastrator頂多轉成PDF檔，於是業務同仁討論後，我們用PDF轉成PPT，並跟美編同事要了空白底圖，讓業務同事可以新增或刪除頁面，這樣即使PPT不是拆開來可以自由拖曳的元素，而是一張又一張的圖片，也還能稍作彌補。

你說美編同事錯了嗎？並沒有！作為設計人員，用Illastrator、canva之類的軟體設計再正常不過，除了設計起來比較自由、變化比較多之外，也比較不容易跑版。

那麽，問題到底出在哪？

•　•　•

跟美編部門溝通中被遺忘的細節是？

我回去看了看我的需求信，發現原來我漏掉了一個關鍵：我沒有提到成品的檔案要是什麼格式。

因為過往都是設計海報、DM、網站，發需求時沒什麼爭議，也讓我太理所當然的覺得我給PPT，就也要拿PPT回來。

雖然最後有找到挽救的措施，但我還是覺得很丟臉，畢竟自己也不能算是職場新鮮人了，卻還是在跨部門溝通時犯這種錯。另一方面也萬分慶幸還好有這次的機會，讓我能及早正視到自己在跟美編部門溝通的問題，有機會可以調整。

•　•　•

跟美編部門提需求時需要注意哪些事

藉由這次的事件，我總結出6個跟美編部門提需求要注意的事：

1.你最終要拿到的成品，是什麼格式？

例如：JPG、PNG、PPT、PDF、MP4、紙本印刷品......在最一開始發需求時，就要先講清楚成品的檔案格式要是哪一種。即便對方無法做出能符合自己需求的東西，也能根據他的專業給出一些建議，解決問題。

2.你最終要拿到的成品，是什麼尺寸規格？

例如：A1、A4、B5、16:9、4:3......

3.你最終要拿到的成品，要怎麼樣的設計風格（整體畫面看起來的感覺）？

溝通時請附上示意圖或示意的影片，跟美編同事用具體的圖像或影像溝通。因為形容詞太過於空泛，比如你希望要地中海風情，但你想的地中海風情，跟對方想的地中海風情很可能完全不一樣。

4.你需要拿到成品的時間是？

名片、傳單、海報、簡報、影片需要的作業時間都不一樣，建議可以先向美編同事詢問，做進度的規劃，才不會美編要趕你的急件爆肝、送印要加收很多錢、而你也會不斷擔心無法準時拿到東西。

5.你要印刷的份數是幾份？（如果你要印刷的話）

印刷通常都會有基本的印量，可能是100、500、1000，依照不同的印刷品還有印刷廠的制度而定，不知道的話，記得在發需求前就先向美編同事請教。

6.相關素材，請盡可能提供原始的檔案

如果你有指定的圖片或影片，請提供最原始的檔案，由美編同事在設計時自行去做裁減或縮放大小。

•　•　•

總結

順帶一提，「為什麼要做這件事」對於美編同事並不是那麼重要，除非對方也是個非常在意為何而做的人（例如我）。但我們需要讓美編知道這件事的重要程度和急迫程度，才能讓他們在安排進度的時候，有所依據。

以上就是我這次跟美編部門合作的注意事項分享，不知道大家在跟美編部門溝通時還有遇過什麼要注意的事情呢？如果你本身是美編人員，也可以告訴我還有什麼要注意的噢！

•　•　•

如果你喜歡芽芽的分享、想知道更多的職場乾貨、或想聽聽芽芽發發牢騷，

歡迎留言、按愛心、收藏、追蹤、或是贊助芽芽，給芽芽一點點的鼓勵：）