在撰寫履歷及準備面試之前，你該做的第一件事-徹底研究JD (with ChatGPT)

在前面的兩篇文章中，《科技業專案經理必備的三個重要特質》和《科技業專案經理必備的三個重要能力》，我們分別提到在科技業擔任專案經理必須要具備三個關鍵人格特質以及專業能力，希望這些內容能夠提供給期望應徵專案管理相關工作的朋友做為參考，並結合個人過往的經驗撰寫在履歷，甚至是呈現在面試中來提高勝算。

那麼，在撰寫履歷及準備面試之前，為何了解一份工作它所需要的人才必須具備什麼樣的「人格特質」及「專業能力」如此的重要？讓我們先以以下的「普男標準」做一個例子，先姑且不論貼文的真實性，如果這是一位參加聯誼的女生所列出的「必要條件」，第1~9個條件必須全部符合，一個條件都不能少，才有可能成為這位女生的人生隊友。在這個案例中，因為條件清晰明確，所以我們可以快速、明確地了解我們是否具備「資格」進到下一階段。

回到「在撰寫履歷及準備面試之前，為何了解一份工作它所需要的人才必須具備什麼樣的人格特質及專業能力如此重要？」這個問題，邏輯上與上述的案例相似。如果我們能夠「盡可能地」找出這份工作所需的「條件」，根據這些條件，我們就能更好地「精準強調自己所擁有的優勢」，進一步提高競爭力。此外，對於自己目前尚未具備的能力，也能清楚地了解應該朝著哪個方向努力。

在接下來的篇幅中，將接著分享我自己過去在找工作的過程中，看到一份JD之後，我會如何拆解並分析這份工作它需要的人格特質以及專業能力，進而轉換為「關鍵字」並撰寫在履歷中 (這篇文章暫不討論透過業界前輩打聽的方式)：

下面這是一份科技業招募PM的JD，我們試著以這個內容作為範例討論，逐一拆解每一條內容：

1. Manage projects from system & operation wise, focusing on E2E process capability and readiness.

在第一條的項目中，在關鍵字的挑選上，也許你會挑出：manage, projects, system, operation, E2E process，但如果你沒有相關的專案工作經驗，可能還是會不太了解到底是需要具備什麼樣的特質或是能力，更不清楚履歷該從何寫起。不過，我們可以藉由Google搜尋project process，初步了解「專案管理」重要的幾個「元素」(Scope, Schedule, Cost, Quality)以及產品「開發流程」(RFI/RFQ, EVT, DVT, PVT, MP)…等。有了先備知識後，便可以將目前自己所知呈現在履歷，甚至是在面試中向用人主管做進一步說明。

2. Coordinate with internal and external team on new project/process enablement or existing ones enhancement.

在第二條的項目中，當我們瀏覽過去後，也許不曉得什麼是new project/process enablement，也不清楚實務上需要做什麼。但是，我們可以非常清楚抓到幾個關鍵字，包含：coordinate, internal, external, team，從這幾個關鍵字進而推敲出，這份工作會需要「大量對內以及對外的溝通與協調」，因此，勢必得在履歷上凸顯具備「善於溝通協調」的特質，以及曾經遇過的「實際案例」，進而說明「你是如何解決的」。

3. Manage project schedules and milestones

在第三條的項目中，我們可以快速抓到兩個關鍵字，包含：manage, schedule，進而推敲出，這份工作會需要「編排並追蹤專案的時程表」，甚至，更進一步，我們可以透過Google搜尋，了解到一般在做時程規劃的時候通常會使用的工具是「甘特圖」，常見軟體套件包含：Excel, MS Project…等，因此，在撰寫履歷內容上，就可以思考過去是否曾在學校做專案或是辦活動時有做過「時程規劃」類似的經驗加以說明。

4. Lead cross function teams to deal with project/program risks and issues, drive them to closure with effective solution.

在第四條的項目中，關鍵字包含：lead, cross function team, issue, drive, solution，從這幾個關鍵字進而推敲出，這份工作會需要「帶領及引導團隊針對問題進行討論，並提出相應的解決方案」，因此，在履歷上必須帶出具備「善於團隊合作」的特質並擁有「解決問題」的能力。實際案例的部份可以藉由過去所負責的專案或是籌辦活動中所遇到的問題，盡可能地敘述「如何透過團隊的力量與合作來解決問題」的細節。

5. Maintain relationship with customers and bring advantage to the team to win the business.

在第五條的項目中，關鍵字包含：maintain, relationship, customer, win, business，從這幾個關鍵字進而推敲出，這份工作會需要「透過與客戶維繫良好關係，進而為團隊帶來效益」，有關這一點，在履歷上的描述方式可能沒有一套標準的答案，原因是不同的客戶有不一樣的習性，每個人在維繫客戶關係上所使用的方法也不盡相同。不過，我們可以試著從「如何取得客戶的信任感」的角度來撰寫，方法是「有效率地在期限內為客戶解決問題」。因此，可以嘗試回想過去是否有與合作夥伴「從陌生到彼此信任」的經驗，而在這段過程中，你們「共同經歷哪些挑戰或是挫敗」，接著，你是「透過什麼方式」建立起這段情誼。

ChatGPT對這份JD的看法…

從ChatGPT的分析中，我們可以看到，它提供了對JD中每一條項目所需的人格特質和能力的建議，這些建議與我們之前逐一拆解關鍵字的結果非常相似。不過，雖然ChatGPT非常實用且方便，但我通常會先使用「關鍵字拆解」方法，並根據邏輯脈絡和生活常識進行分析，然後再借助ChatGPT進行補充，提升完整性。總之，如我們所知的「知己知彼，百戰百勝」，唯有扎實準備與全面了解，才能提高求職的勝算。

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