【問題分析與解決工具】第0篇:解決問題的樣貌與心法

閱讀時間約 9 分鐘

必須不停的解決問題,是每個人在工作中、生活中一直面對的狀況,而每個人都有著解決問題的本能。

當嬰兒餓的時候就會嚎啕大哭,靠著哭聲來驅動他人,解決肚子餓的生存問題。曾看過一則新聞,「沈芯菱志工人生 從苦難找出口」,公益人士沈芯菱,自11歲起就開始做公益,多年來半工半讀,從未接受捐款,將個人所得900多萬致力行善,她在訪談中提到:「我只是看見問題,想要解決問題。」

由此可知,解決問題是每個人與生俱來的能力

以下分成幾個段落,說明「解決問題的樣貌與心法」,所謂心法,指的就是”心態習慣”,在解決問題之前,在心態上、行為上要養成哪些習慣?下面會逐一說明。

一、解決問題步驟

解決問題步驟,在Google上面搜尋,可以找到相當多說明,每篇說明雖然看起來略有差異,但實則大同小異,不用太糾結於字面敘述,重點在於步驟過程中有沒有做到關鍵動作。

解決問題步驟

解決問題步驟

1.找到問題

本文所分享的"心法",比較著重於上圖綠色箭號"1.找到問題"的部分。

這個步驟的關鍵動作在於,要經由結構方法與現象找到問題,並將問題作優先順序排序,先解決關鍵問題。

2.找到真因

這個步驟的關鍵動作在於,經結構方法找出層層疊疊、一層一層之下的真因,不要滿足於第一層所探詢到的原因。

3.找出對策執行

這個步驟的關鍵動作在於,因應真因要找出”符合資源所及”的對策。

每個人、每個團體、每個公司擁有的資源不一致,因此可以使用的資源也不一致,同一個問題在不同的公司中,因資源不同解決方法可能都不同。

這也是一些業界具有特定執行經驗的人,被延攬到另一個公司之後卻無法將之前的經驗派上用場,執行中總也會面臨卡卡的狀況覺得無法施展開來,主要原因就是資源不同,解決方法就得不一樣。

4.驗證有效性

解決問題四步驟中,”定期驗證對策有效性並及時調整對策”是最重要的步驟

想當然爾,不可能所下的對策一定是百分之百正確的,因此,定期驗證對策有效性則是相當關鍵,然而在執行過程中,卻常常看到執行者”未驗證有效性”。

以前的我總是百思不得其解,覺得問題明明還沒有被解決啊?後來才理解,這不是”道理”,這其實是”人性”的議題

因為,問題沒有被解決,呈現出來的狀態就是「持續犯錯中」,在個人或企業中,這樣的狀況容易會被自己或是他人認為是沒有能力,會讓應該解決問題的人忍不住想迴避。所以說,真誠地想解決問題並往前走的人,真的是克服自己心魔,是相當具有勇氣的一種表現。


二、什麼是「問題」

解決問題的過程中,常見的現象就是:我們要解決問題,卻常忘了先釐清,什麼是問題?

在工作中,被主管"問候一頓"之後,沒人敢跟主管再多問兩句,趕緊摸摸鼻子去做改善。至於改善的結果,有時候深得主管心意,有時候又再被”問候一頓”!

為什麼呢?因為這樣的方式,是靠心中"對主管的了解+推測主管的想法+對事件的了解"去解決問題。

問題的定義

問題的定義

什麼是「問題」呢?

問題=想要達到的目標 與 現在狀態,中間的差距

因此,想要知道什麼是問題,一定要釐清:

1.現在狀態是什麼?哪裡有問題?

2.想要達到的目標是什麼?呈現出來的狀態是什麼?

舉例來說,若被主管嫌棄文件品質不佳,但什麼是品質不佳?是寫的方向不對?沒寫到重點?深度不夠?排版很差?還是數據圖表不是他想像的樣子?

首先一定要先釐清現況。再來,就是要釐清,主管心目中什麼是好的文件品質。

不過,若此時直接跟主管說:「你能跟我說明你想要的樣子是什麼嗎?」,相信會有很高的可能性會被"問候一頓",因為,若自己都沒有思考過就直接請主管給指示,大部分的主管會覺得這位員工沒有承擔,也不願挑戰學習。

因此,建議方式是在釐清現況之後,要提出自己心中的執行方案大架構,當下與主管先釐清,例如可以這樣問:「老闆,若我寫這份文件時,做到XXXXX,也加上YYYY,最好能找到ZZZ資料,這樣是否有符合你的需求?」


三、解決問題過程中,要深深相信的事情

解決問題過程中要深信的事情

解決問題過程中要深信的事情

1.每個人天生都有解決問題的能力

這在本文一開始就說明了,每個人天生都有解決問題的能力,就像要從A地到B地去,可以搭飛機、搭船、開車、騎機車、騎腳踏車、走路等,不同的解決問題技巧就像不同的交通工具,可快可慢。

2.沒有人會故意不解決自己的問題

每次只要聊到這個觀念,幾乎都會引起一陣反駁與討論,相當熱鬧。

在生活中、工作中每個人一定都會遇到跟自己"唱反調"的人,明明是對方有問題,對方卻不解決還跟自己"唱反調",之所有會有這樣的現象,可能的原因主要有:

(1)這個問題,對方不知道如何解決。愈指出問題點,愈讓對方反彈很大。

(2)你認為是問題,但對方不覺得是問題。

(3)你認為是問題,對方也覺得是問題,而對方解決問題後,你認為不是正解,所以變成你認為問題未解,而對方覺得問題已解。

(4)雙方立場不同,所以對方不一定會想要去解決這個問題。

但想一想,解決問題的本質,是解決"事",所以在情緒上糾結,其實意義不大,重要的還是要理解對方心裡深層的需求,找到可以共同解決問題的方法。這也常聽到一種說法:「溝通就是門藝術啊!」是真的一點都不為過啊~

3.造成「系統」發生問題的原因,不會只有一個

1972年東方航空401號班機空難

1972年東方航空401號班機空難

這個觀念,就用1972年東方航空401號班機空難來說明,當時就是發生一連串的失誤,最後演變成一場101名乘客死亡的嚴重空難,當下只要其中的一個失誤有被注意到,就可以避免這個空難的發生。

一般發生問題,大家都會習慣的去解決問題的"1個"原因,然而實際上每個問題都會伴隨著最少2個原因。

以工廠中常見的產品不良來說明,當產品不良會有其原因,另外一個就是,為何這個不良沒有被檢查出來?

所以,要有意識的"不要只解決一個原因",是在這個觀念中一個重要習慣。

此外,在作業流程中的每一個人,雖然都是小螺絲釘,但只要能在自己的位置上,做到警示並嘗試解決問題,就有機會擋下一連串失誤之後的大損失,所以,"不要看輕自己的力量",是在這個觀念中另一個重要習慣。

4.現狀需求不停地改變,導致問題解決不會停止

解決問題,是一個永遠不會停的一件事,因為現況會改變,需求目標會改變,當改變之後就會衍生出新的問題,所以,解決問題這件事永遠不會停止。(咦...是否有些絕望?)

在新創企業草創過程中,總是有各式各樣解決不完的問題,在其中的人,要持有"這就是日常"的心態,平常心面對,不然很容易就會覺得挫折、無力感席捲而來,而忽略這就是新創企業總會面臨的日常。

其實,在成熟企業也會有解決不完的問題,但因為成熟企業會發生的問題,可被預期性是比較高的,發生「啊~~~~為什麼會發生這種事?」這樣非預期性的事件會比較少而已。


四、解決問題通常是解決「眼前」的問題

解決眼前的問題

解決眼前的問題

具有先知能力,能知道遙遠未來的人畢竟是極少數,大部分的人都只能看到眼前的事。然而,就像夜晚開車一樣,雖然車燈只能照亮5~10公尺的距離,但在美國只要沿著州際公路I-80 W或I-40 W,行駛4500公里,就能一路從洛杉磯開到紐約。

所以,解決問題通常是解決「眼前」的問題,重點是要確保自己一直在正確的道路上,因此,問題分析手法與解決工具,就像是道路一樣導引著方向,朝著解決問題的目標前進。


五、解決問題要用「症狀解」還是「根本解」?

症狀解 vs 根本解

症狀解 vs 根本解

在彼得.聖吉所著「第五項修練」一書中,提出「系統思考」破解片段思考的危機,在書中提到,許多的動態系統(可以透過「基模」的方式來理解),其中一個基模,稱之為「捨本逐末」系統基模,「捨本逐末」基模所要表達的是:

1.當解決問題時,採取「症狀解」時,一開始看似解決了,但過一段時間症狀就會再次發生,時間久了就會衍生出一個更大的副作用迴路(後遺症),導致最後要採取「根本解」時,卻要耗費比原本更大的資源才能解決。有時候容易的、或熟悉的解決方案(症狀解)不但沒有效果,反而造成極危險的後遺症。

例如,身體不好是因為有害健康的生活方式所引起,例如抽菸、喝酒…,較好的解決方法在於改變生活方式。使用藥品可以使症狀好轉,但副作用常造成更大的問題。

2.當解決問題時,採取「根本解」時,會有「時間滯延」現象,這個現象會導致人無法確定解決方法是否有效而錯判。

例如,洗澡的時候有時候會覺得水不夠熱,因此會把熱水再開大一些,但這樣做熱水並不會馬上變熱,操作的人沒有感覺水變得足夠熱,就會把水再開大一些,結果過了一會兒水就過熱了。因此,考量到「時間滯延」現象,有時需要多方面收集數據觀察,才能判斷是否是「根本解」。這也是在說明上述解決問題四步驟中,”定期驗證對策有效性並及時調整對策”是最重要的步驟

此時,就要來問一個問題:解決問題要用「症狀解」還是「根本解」?

道理上說,如果已經知道「根本解」,當然要使用「根本解」,然而,實際生活或工作中,並不一定知道「根本解」是什麼,抑或是,可能已經知道「根本解」,但當下的資源並不足以去執行根本解。

因此,解決問題一定要用「根本解」嗎?這答案是不一定的,完全要視當下的資源與狀況去決定。

以上幾種心法,希望可以協助大家在使用解決問題工具之前,可以先建立較適合的心態與觀念,這樣解決問題就可以事半功倍喔!


延伸閱讀:

1.【問題分析與解決工具】第1篇:解決問題的框架結構

2.【問題分析與解決工具】第2篇:5W2H分析法

3.【問題分析與解決工具】第3篇:五個為什麼(5 Whys)分析法

avatar-img
33會員
22內容數
Ling(阿金)的沙龍,希望著重於「經營管理」內容,但因為每個工作經歷差異都很大,所以很難保證內容產出。 曾在研究機構、銲錫、太陽能EPC、電線電纜、事務所、電子業擔任PM、研發、業務、品保、職安衛、經營管理、顧問、行銷職能,現任電子業AI治理專案PM。
留言0
查看全部
avatar-img
發表第一個留言支持創作者!
Ling(阿金)的沙龍 的其他內容
透過"商業模式九宮格"方法,解構商業模式中的九大要素,利用圖解方式呈現商業內容與特性,藉以梳理營運流程中的現況。
透過"商業模式九宮格"方法,解構商業模式中的九大要素,利用圖解方式呈現商業內容與特性,藉以梳理營運流程中的現況。
你可能也想看
Google News 追蹤
Thumbnail
這個秋,Chill 嗨嗨!穿搭美美去賞楓,裝備款款去露營⋯⋯你的秋天怎麼過?秋日 To Do List 等你分享! 秋季全站徵文,我們準備了五個創作主題,參賽還有機會獲得「火烤兩用鍋」,一起來看看如何參加吧~
Thumbnail
11/20日NVDA即將公布最新一期的財報, 今天Sell Side的分析師, 開始調高目標價, 市場的股價也開始反應, 未來一週NVDA將重新回到美股市場的焦點, 今天我們要分析NVDA Sell Side怎麼看待這次NVDA的財報預測, 以及實際上Buy Side的倉位及操作, 從
Thumbnail
Hi 大家好,我是Ethan😊 相近大家都知道保濕是皮膚保養中最基本,也是最重要的一步。無論是在畫室裡長時間對著畫布,還是在旅途中面對各種氣候變化,保持皮膚的水分平衡對我來說至關重要。保濕化妝水不僅能迅速為皮膚補水,還能提升後續保養品的吸收效率。 曾經,我的保養程序簡單到只包括清潔和隨意上乳液
Thumbnail
「8D Report問題解決法」,簡稱為:「8D Report」。8D問題解決法用於反覆出現的問題,利用團隊方式、結構性、多個解決問題手法,找出根本原因,實施改善方法,經驗證後提出永久對策,使其問題不再發生。本文將說明「8D Report」緣由、使用時機、步驟,並提供範例為參考使用。
Thumbnail
有時問題錯綜複雜,抑或是自身在其中太久,好像每個都是關鍵問題,又好像這些也不是真的問題,面臨"不知道如何下手"的狀況。所以,掌握人性與找到關鍵問題的方向,可以幫助在混沌中找到關鍵問題。
Thumbnail
本文分享【問題分析與解決工具】五個為什麼(5 Whys)分析法,透過了解五個為什麼(5 Whys)的技巧,可以依循這些技巧與提示,更細緻的找到問題真因,並研擬對策。
Thumbnail
本文分享解決問題的框架結構5W2H分析法,透過了解5W2H的技巧,可以依循這些框架結構,具有方向感的去找到問題與解決問題。
Thumbnail
本文分享解決問題的框架結構,透過掌握框架結構,就可以依循這些框架結構,具有方向感的去找到問題與解決問題。框架結構就是協助我們可以以較”完整性”的方式,來分析思考問題與解決方案,盡量不遺漏。
Thumbnail
解決陌生的問題, 在職場上是越來越被看重的能力和指標, 在變化迅速的世界, 許多公司也非常看重這樣的能力。 近幾年在各領域和場合學習和收集到的解決問題的方法論, 架構和學習資源, 供各領域的朋友們參考
Thumbnail
從小到大我們都碰到很多問題,不管是小時候寫作業,到長大在職場上,甚至家裡有家裡的問題,連自己跟自己有時都過意不去。 宗教的其中一個意義就是要消除人的煩惱,安撫人心,不過這件事仔細想想挺有趣,宗教並不是諮商師,更不會直接教你怎麼處理現在遇到的問題,那要怎麼消除煩惱呢? 解決問題的方式 遇到一個問題我們
Thumbnail
這是一門在企業界百開不厭的課程,課程中每位講師會依據自己的專業與經驗教授相關的分析技巧與解決問題的方式,而且網路上只要輸入相關文字,也會得到一堆方法與表單可以執行,看起來這是一門相當熱門、普及且資訊量豐富的技能與課程,理當每個人都能學習到優良的技法,那為何企業中還是要常態性的開課呢?
Thumbnail
PJ關於商業或人生中,我們可能會遇到大小小的問題需要解決。而問題會產生,就是因為「現況」和「目標」發生了差距。愛因斯坦曾說:「精確地陳述問題比解決問題還來得重要。」在未來,最有價值的工作技能之一就是「解決陌生問題的能力」。在台灣,學生往往在在很小的時候就開始被訓練解習題,鍛鍊解出問題的能力。然而,再
Thumbnail
我不確定關於服務學習廢除的討論從何開始,但是「台南馬拉松服務學習疲勞駕駛死亡事件」或許是激起社會討論的重要關鍵。該事件激起學生對於服務學習作為規定,產生更深入的探討。例如:為什麼學校需要強迫學生自願服務?透過打掃環境真的能學到什麼嗎?學校是否將學生視為免費的勞動力?將其設置為畢業門檻有道理嗎?
Thumbnail
這個秋,Chill 嗨嗨!穿搭美美去賞楓,裝備款款去露營⋯⋯你的秋天怎麼過?秋日 To Do List 等你分享! 秋季全站徵文,我們準備了五個創作主題,參賽還有機會獲得「火烤兩用鍋」,一起來看看如何參加吧~
Thumbnail
11/20日NVDA即將公布最新一期的財報, 今天Sell Side的分析師, 開始調高目標價, 市場的股價也開始反應, 未來一週NVDA將重新回到美股市場的焦點, 今天我們要分析NVDA Sell Side怎麼看待這次NVDA的財報預測, 以及實際上Buy Side的倉位及操作, 從
Thumbnail
Hi 大家好,我是Ethan😊 相近大家都知道保濕是皮膚保養中最基本,也是最重要的一步。無論是在畫室裡長時間對著畫布,還是在旅途中面對各種氣候變化,保持皮膚的水分平衡對我來說至關重要。保濕化妝水不僅能迅速為皮膚補水,還能提升後續保養品的吸收效率。 曾經,我的保養程序簡單到只包括清潔和隨意上乳液
Thumbnail
「8D Report問題解決法」,簡稱為:「8D Report」。8D問題解決法用於反覆出現的問題,利用團隊方式、結構性、多個解決問題手法,找出根本原因,實施改善方法,經驗證後提出永久對策,使其問題不再發生。本文將說明「8D Report」緣由、使用時機、步驟,並提供範例為參考使用。
Thumbnail
有時問題錯綜複雜,抑或是自身在其中太久,好像每個都是關鍵問題,又好像這些也不是真的問題,面臨"不知道如何下手"的狀況。所以,掌握人性與找到關鍵問題的方向,可以幫助在混沌中找到關鍵問題。
Thumbnail
本文分享【問題分析與解決工具】五個為什麼(5 Whys)分析法,透過了解五個為什麼(5 Whys)的技巧,可以依循這些技巧與提示,更細緻的找到問題真因,並研擬對策。
Thumbnail
本文分享解決問題的框架結構5W2H分析法,透過了解5W2H的技巧,可以依循這些框架結構,具有方向感的去找到問題與解決問題。
Thumbnail
本文分享解決問題的框架結構,透過掌握框架結構,就可以依循這些框架結構,具有方向感的去找到問題與解決問題。框架結構就是協助我們可以以較”完整性”的方式,來分析思考問題與解決方案,盡量不遺漏。
Thumbnail
解決陌生的問題, 在職場上是越來越被看重的能力和指標, 在變化迅速的世界, 許多公司也非常看重這樣的能力。 近幾年在各領域和場合學習和收集到的解決問題的方法論, 架構和學習資源, 供各領域的朋友們參考
Thumbnail
從小到大我們都碰到很多問題,不管是小時候寫作業,到長大在職場上,甚至家裡有家裡的問題,連自己跟自己有時都過意不去。 宗教的其中一個意義就是要消除人的煩惱,安撫人心,不過這件事仔細想想挺有趣,宗教並不是諮商師,更不會直接教你怎麼處理現在遇到的問題,那要怎麼消除煩惱呢? 解決問題的方式 遇到一個問題我們
Thumbnail
這是一門在企業界百開不厭的課程,課程中每位講師會依據自己的專業與經驗教授相關的分析技巧與解決問題的方式,而且網路上只要輸入相關文字,也會得到一堆方法與表單可以執行,看起來這是一門相當熱門、普及且資訊量豐富的技能與課程,理當每個人都能學習到優良的技法,那為何企業中還是要常態性的開課呢?
Thumbnail
PJ關於商業或人生中,我們可能會遇到大小小的問題需要解決。而問題會產生,就是因為「現況」和「目標」發生了差距。愛因斯坦曾說:「精確地陳述問題比解決問題還來得重要。」在未來,最有價值的工作技能之一就是「解決陌生問題的能力」。在台灣,學生往往在在很小的時候就開始被訓練解習題,鍛鍊解出問題的能力。然而,再
Thumbnail
我不確定關於服務學習廢除的討論從何開始,但是「台南馬拉松服務學習疲勞駕駛死亡事件」或許是激起社會討論的重要關鍵。該事件激起學生對於服務學習作為規定,產生更深入的探討。例如:為什麼學校需要強迫學生自願服務?透過打掃環境真的能學到什麼嗎?學校是否將學生視為免費的勞動力?將其設置為畢業門檻有道理嗎?