【職場成長筆記】問題解決與改善力

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這篇文章與你分享2個內容--

1. 針對工作場所裡與人有關的問題解決,有5個執行的步驟是你可以參考的。這些步驟是依據TWI-JR (Training Within Industry-Job Relation 基層幹部訓練-工作關係) 指導原則而來。

2. 關於「問題解決與改善力」的心法。由我自己的工作及生活體驗而來,現仍是我奉行的原則,

首先,在處理與人有關的問題時,有5個步驟。

第1個步驟最重要,也就是決定目的

先弄清楚你想達到的目的,這會有助於後面你採取的每一項措施。

【案例】,在運輸業平日表現不錯的小宇,最近不知何原因,工作上常出錯,也經常請假,他的主管有一天見到小宇來上班,一股無名火上來,大聲說:「你今天不用上工了,我已經把你的行為跟主任報告了,這二個星期都不會排你的班,下月5號你看薪資單,就知道薪水有多重要了。」

小宇的主管心裡想要的是什麼?

他希望小宇能恢復跟以往一樣的精神,並且正常工作。
但他的做法卻是直接跟主任報告,同時採取處罰的措施。

第2個步驟是掌握事實

你可以從過去的工作表現觀察,也可以其它員工的口中得知一些訊息。
不過,最好的方式,就是找當事人談談,傾聽當事人的理由及感受。

有些資訊也是從與當事人談話過程中才會得知的。如果少了這樣的談話,主管有時會不自覺的用自以為是的觀點做決定。

第3個步驟是依據所掌握到的事實,找出可能採取的措施這些措施除了必需符合公司規定和方針外,也要評估對目的、對當事人、對其他部屬、對績效的影響。

依據事實來思考措施,是為了避免主管以個人的喜好,以偏概全地驟下決定,同時也可避掉一些看似有助當事人的做法,但卻不符合公司規定的措施。

第4個步驟是執行措施」。
這裡就要思考,這些措施是自己的權限就可以立刻去做,
還是需要往上呈報或請求支援? 這個時機點執行是否恰當?
總之,不要推卸責任

第5個步驟是確認結果
觀察所採取的措施是否有效?是否有達到一開始所設定的目的。

以上是針對工作場所裡與人有關的問題解決5個執行步驟。

坊間有TWI的課程,如果你有興趣可以找找。
實體上課的好處是針對這5個步驟有實際的案例研討,透由案例研討及擬定作法,一天下來可以重組自己原本處理問題的方式,從隨心所欲到有系統,也容易獲得部屬的信任與尊敬。

接下來,後面要分享的是關於「問題解決與改善力」的心法。
這些是從我自己的工作及生活體驗而來,希望對你也有助益。
我分成4部份簡單說明--

A. 4個前提

1. 問題不會等你準備好才來,平時就要做好準備。

2. 原有的能力不見得可以套用在舊問題上,要有創意。創意有時是從既有裡面拆解再組合,就看你能不能有新的眼光,而這就引我們的第3點。

3. 在一個封閉的環境裡,在一個習得性無助的環境裡,人不可能有新的眼光與創意的,通常只有無力、疲憊與交差了事。這時如果有危機進來,反而是好事,因為人只有在遇到危機時,才會被迫重新審視,做出不同的決定。

4. 因此,危機就是轉機。任何一個困難,任何一個不確定,都是我們可以發揮創意的地方。

B. 身為一個主管,你可以做的事情是什麼?

如同我在前面的影片裡所提到的「尊重人性」,打造一個良好氛圍的環境。
但是,再美好的生活,過久了,容易令人懶散。

所以,適時得讓自己及團隊去接受一些困難的任務,就把它看做是日常的肌力訓練,也可藉此培養團隊的自信。

C. 如何才能更有自信?

常有學員在課後問我這個問題,他們覺得我在台上一副自信滿滿的樣子,我會回答那只是我其中一面,一個人其實有好多不同的面貌,而且在不同的人生階段,每個人會有不同的呈現。

自信不是你讀了名人的成功故事,然後想像自己就是他,睡了一覺醒來之後,就會有自信的。

自信是來自於克服困難的問題。在一次次的行動中,累積你的能力。

下次再遇到同樣的事件時,或許那對你已不是問題,即使下次你遇到的是未知的考驗,但你知道自己可以找到資源來因應,有辦法可以解決,這種篤定的心態,就是自信。

D. 3個提醒

1. 別浪費時間要等待完全準備好才開始行動。

就像我拍youtube 影片,雖然一開始也很害怕,覺得不夠好,我還是讓自己做了,做了之後才發現有太多太多太多可以改善的地方,這又成了推著我不斷學習的動力。

2. 培養自我療癒力

行動中失敗或被嘲諷,有時你會很難過,想找人傾訴。但有時候,你不見得能馬上找得到朋友。朋友或許都在忙,家人也許在很遠的地方,就算要去看心理諮商,又不知道找那位諮詢師較適合。

怎麼辦呢?

這時候如果你有自我療癒的能力,那就幫了自己很大的忙。
好消息是,每個人都有能力可以療癒自己。

就像小小的感冒,你會知道多喝開水, 好好睡一覺,
小小的割傷,你會知道先用OK繃貼起來,保護傷口。

所以,找到屬於你自己的自我療癒的方式,不論你是去上課、讀書、運動、SPA …都好,在嚐試及摸索中,建立起自己的一套儀式。

我要跟你說的是,我發現一個很有趣的現象,通常那些會嘲諷你的人,多數是自己没有真正去行動的人。一個真正有行動力的人,看到同樣有行動力的人,通常是打心底裡欣賞佩服並給予支持的。

換句話說,成功的人希望看到別人也成功。

3. Let go 放手、放掉

放掉什麼呢? 放掉心態上的自責與怨恨。
放掉自責:「為什麼我會這樣這樣」、「我什麼我没有那樣那樣。」
放掉對別人的怨恨:「如果不是他怎樣怎樣……我就不會怎麼樣怎麼樣….」

這些自責及對於人的怨恨,無助於這些只會拖住你的腳,遮住你的眼,困住你的身體,讓你無法前進。

每一天都是新的開始,你永遠都有選擇,選擇讓自己有力量,繼續前行。(20220406)

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