解決問題步驟第一步是”找到問題”,若依直覺思考找問題,大多做法是想到什麼寫什麼,寫下來的資訊就像是散落、尚未拼起來的拼圖一樣,破碎且不完整。
而過程中若能掌握一些框架結構,就可以依循這些框架結構,具有方向感的去找到問題與解決問題,這樣的方式,會比直覺思考東拼一片西拼一片還具完整性,換言之,框架結構就是協助我們可以以較”完整性”的方式,來分析思考問題與解決方案,盡量不遺漏。
在各領域或是許多知名公司,都有提出框架結構,以下會把這些結構列出並簡單說明。
給大家的建議是:當公式背下來使用,多用就會熟練。(咦~這麼粗暴!)
MECE,是Mutually Exclusive Collectively Exhaustive,中文意思是“相互獨立,完全窮盡”。也就是框架結構,要能夠做到不重疊、不遺漏的分類。
MECE分析法之所以這麼多人推崇,在於它能引導思考框架結構時,盡量做到完整不遺漏,完整性愈高,就愈能掌握後續的風險。
網路上文章之多我就不贅述了,可參考Cheers快樂工作人平台上,高士敏所著”麥肯錫顧問都在用的問題解決法:MECE是什麼?“
較詳細的說明,建議可參考【問題分析與解決工具】第2篇:5W2H分析法
5W2H分析法,個人建議用在”一開始挖掘問題的資訊時”,透過結構性提問得到完整事件的資訊,資訊愈完整,愈能有效的描繪出問題完整的輪廓,自然可以定義出更完整的解決方案。
(1)What:什麼問題?當前狀況是什麼?
(2)Why:什麼原因產生的問題?
(3)Where:問題在何處發生?
(4)Who:和哪些人有關?誰負責這項工作?
(5)When:問題在何時發生?
(6)How:問題發生的過程?
(7)How Much:數量多少?發生的頻率是多少?
特性要因分析圖(魚骨圖)大多用於製造業工廠場域。
(1)Man人
(2)Machine機器
(3)Material材料
(4)Method方法
(5)Measurement量測
(6)Environment環境
「5P策略分析法」框架結構,多用在制定銷售策略。
(1)Product產品
(2)Package包裝
(3)Price價格
(4)Place通路
(5)Promotion促銷
「選用育晉留」框架結構,多用在HR相關問題分析或解決問題,遇到HR相關議題時,就可以考慮使用該流程式框架結構。
(1)選才
(2)用才
(3)育才
(4)晉才
(5)留才
「產銷人發財」框架結構,多用在經營管理相關議題。
(1)產:生產與作業管理(production and operation management)
(2)銷:行銷管理(marketing management)
(3)人:人力資源管理(human resource management)
(4)發:研究發展管理(research & development management)
(5)財:財務管理(finance management)
「QCDS」框架結構,多用在定義KPI。
(1)Q:Quality質量
(2)C:Cost成本
(3)D:Deliver交付
(4)S:Service服務/Speed速度/Safety安全(三個面向視不同需求都有使用)
「SMART原則」,多用在設定目標時,要把握這5個原則。
(1)Specific明確的
(2)Measurable可衡量、量化的
(3)Achievable可達成的
(4)Relevant相關的
(5)Time-based有時效性的
「平衡計分卡四大構面」框架結構,多用在年度規劃的營運計畫(事業計畫)策略行動方案與指標,屬營運相關。
若認真執行,該方法論操作SOP相對複雜,方法論的核心本質是:企業經營要賺錢。
若賺錢(財務構面),在顧客會看到哪些現象(顧客構面),在公司內部流程上要怎麼做(內部流程構面)且要經過哪些人力培養(學習成長構面)才能做到這?
可參考104平台上,石博仁所著”蘋果都在用!平衡計分卡4大步驟,有效執行績效管理”
會寫在這邊,主要是要說明「平衡計分卡四大構面」框架結構看起來好似複雜,但其實可以不用設定定義的這麼嚴謹,從另外一個角度來看,這不就是「以終為始」嗎?
只要描繪出目標(財務),要怎麼做可以到達這個目標(顧客/內部流程/學習成長),掌握原則即可,大原則是:有多少資源做多少事,有規劃方向比沒規劃好。
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