國際簡報實評|剖析麥肯錫顧問的簡報技巧,怎樣與投影片分工

2023/10/09閱讀時間約 5 分鐘
很多人都明白,不應把所有內容塞進投影片中,然後在簡報時逐字讀出;然而該放多少內容在投影片,該留多少在演辭中,就有不少的爭議。

來自頂尖顧問公司麥肯錫的John Larson,早前應邀出席了人工智慧科企boost.ai的年度峰會。他的簡報示範了另一種解決辦法,就是不在投影片和演辭之間做內容上的切割,而是在闡述角度中進行分工。保留投影片內容的完整性之餘,演辭為觀眾提供了敍事的另一個角度,不與投影片重疊的同時,又可以互補成為完整的論述。

峰會的主題是生成式人工智慧在客戶體驗(CX)上的應用,John Larson的演講並沒有重覆市面上泛濫「GenAI將會顛覆你的業界!」的口號式簡報,反而憑他超過十年在相關市場的經驗,貼地的內容跟觀眾分享他的觀點,例如生成式人工智慧的真正價值在於其理解能力、它會對客戶體驗帶來三個層次的改變、企業面對急促變化的技術可以如何在應用時降低風險、人工智慧不能解決所有問題等,用專業替簡報增值。

教材來源:Boost Camp 2023
https://www.youtube.com/watch?v=BSD7CZtvgfw

raw-image

這一期的分享,就用實質的投影片與演辭作為例子,跟大家剖析國際頂級顧問公司的簡報技巧。

投影片顯示數據,你點出趨勢就好

數據用來支持你的論點,觀眾能看到,毋須每每重覆讀

raw-image

Source: boost.ai - Boost Camp 2023

「雖然我們聽久了有關數位自助(digital self-serve)會日漸盛行的說法,但是在今年的調查當中,你能夠看到左手邊,人工接觸率每年仍然在上升,需求一直增加[A],與此同時,近期我們也發現,員工流失有所上升[B],技術堆疊(technology stack)之間也缺乏整合[C]。」



投影片顯示WHAT,你來問觀眾HOW

由企業想達到的目標,用設問方式引領到解決方案

raw-image

Source: boost.ai - Boost Camp 2023

「……他們在未來兩三年會投入預算到某種人工智慧或是數位應用,你可看到是橫跨整個客戶漏斗,我們怎樣能夠增加自助我們怎樣能夠讓客戶更易接觸到不同渠道我們怎樣能夠以人工智慧賦能予員工,讓他們更好地解決客戶的問題我們怎樣能夠讓管理層更有效地解決以上的問題?我認為客戶面對最大的問題是…………」



投影片顯示時間軸,你來主導敍事方向

時間軸非左到右逐點解釋,而是作為框架協助你推進

raw-image

Source: boost.ai - Boost Camp 2023


A)ChatGPT 是現在大眾能夠明白的最小公分母
B)但實際上技術早已得到充分證明(談起左邊的歷史)
A)ChatGPT 並非人工智慧的突破,而是用戶介面的突破
C)往未來看,技術的效能不會永遠像現在般指數式增長



投影片展示事實,你來負責說故事

同時應用資訊圖與說故事,軟硬兼備地帶出你的論點

raw-image

Source: boost.ai - Boost Camp 2023

「……生成式人工智慧為甚麼有趣?用關鍵詞搜索嗎?我用搜尋器也是花三十秒而已。但是在互聯網上要花兩三小時研究和理解的問題,例如是冰廂裡有這些食物,幫我計劃一個健康餐?這種能力就令人讚嘆。技術雖然已經存在,然而能夠理解問題的程度,及怎樣構築回應,就是其真正價值所在。」





投影片顯示論點,你來以鋪陳串連

不一定要強調第一二三點,串連起來更有層次和整體性

raw-image

Source: boost.ai - Boost Camp 2023

「如何消除運營債務的僵局,開始清理積壓的工作?你可能正在尋找提高生產力[A]的方法,減少代理人和管理層在非增值技術和手工任務上花費的時間,讓我們首先擺脫這些。」

「現在我們已經減輕了一些壓力,我們可以從哪裡繼續前進呢?服務創新[B]可能是我們在這裡看到的最重要的方面之一。人工智慧本身與傳統軟件不同。將同樣的東西輸入兩次,你可能得到兩種不同的結果,訓練和測試它非常困難。那麼,如果我們把我們的員工變成其中的一部分,讓他們成為人工智慧的培訓和測試的貢獻者呢?現在他們能創新服務[B] ,並提供反饋意見。」

「隨著這變得更加標準化,我們正在看到行為發生變化[C] 。當人們真正意識到他們可以使用這些工具,而他們的角色性質也在變化時,我們看到他們更加投入。他們希望推動客戶,朝著更具吸引力的目標前進,他們變得更懂得人工智慧,也成為產品的推廣者。」



投影片顯示框架,你介紹解決方案

框架負責展示全貌,你則闡述解決方案的考量和角度

raw-image

Source: boost.ai - Boost Camp 2023

A)挑選幾個商業案例作為試點
B)有些屬於策略性押注,較在(投影片的)右邊
C)有些則是快速獲利,有明顯的價值,較在左邊
D)兩個月後作檢討,某些試點再進行擴展,屬學習階段
E)這種技術只佔整體方案兩成,要與其他現有系統整合
F)生成式人工智慧不能解決所有問題,要做好其他環節




結語

他的投影片不會過於簡單,用字也不算少,但同時又可以成為推進論點時的框架,「講者與投影片互補帶來完整論述」相對於「商業簡報把投影片做好就夠」,展示了另一種層次的視野和技術。

(CC BY-NC-ND 4.0)



我的第一本簡報書「全圖解!避開99%簡報地雷:職場商業簡報實戰懶人包」現已在台灣、香港、新加坡、馬來西亞各大實體書店有售,電子書版本亦已經在各大平台上架。

喜歡社交媒體的朋友,歡迎追蹤我的專頁(https://www.facebook.com/salaryman.presentations/),一口式內容,適合通勤時學習之用。

社福機構或是教育界如果有公益講座的需求,也歡迎電郵聯絡:[email protected]


illustration
贊助支持創作者,成為他繼續創作的動力吧!
人人也說要大圖大字,簡報是否只有一個模式? 在企業框架內、上司要求下如何發揮設計創意? 我不想聽「你要這樣做」,我要知「為什麼」! 遙距簡報的世代,設計上又有什麼雷區要避免?
留言0
查看全部
發表第一個留言支持創作者!
從 Google News 追蹤更多 vocus 的最新精選內容