我來問問大家：「當我們發現火災的時候，你會怎麼做呢？」
首先，我們一定會先想盡辦法撲滅火焰，我們會先用濕毛巾或滅火器滅火，如果沒辦法有效的撲滅我們會直接聯繫消防隊。接下來我們會去找找發生火災的原因，避免火災的再次發生。在下次用火的時候我們就會更小心，會檢查更多的項目來避免火災的發生火災的發生就是一個重要且緊急的事項，我們當然要立即處理。不然讓火勢蔓延開來只會造成更嚴重的損失。重要且緊急的事項當然是要立即處理的。當發生重要且緊急事項的時候我們需要最優先處理。工作也是一樣，重要且緊急的事務我們一定要立即花費時間成本及所需的資材成本處理。滅火之後，我們或消防隊會去找起火點，看看本次發生火災的原因。當我們知道緊急事項發生原因之後，我們就可以在下次用火的時候去避免火災的發生。這時候就是把預防火災作為一個重要但不緊急的事項，並且讓避免火災發生這件事情變成可以預先避免的。
我們處理完重要且緊急的事，我們可以把它紀錄下來。看看是哪個環節造成的，事情的發生一定會有原因的，會變成要馬上處理的事務通常是我們遺漏了某些重點導致的，所以我們需要養成覆盤及記錄 的習慣。
當我們把發生的原因及解決的方式記錄下來之後，我們可以隨時確認上次出現緊急事務的處理方式，從中學習並預防未來類似情況的發生。這種方法有助於我們更好地管理重要且緊急的事項，並逐步減少這類事務的發生頻率。
我們可以把這次發生的原因加入重要但不緊急的事項中，這樣可以讓我們預防性解決問題，預防緊急情況發生的機率。反思我們的決策過程，可以讓我們提升後續決策的質量及效率。進而提高運作效率及增強應變能力。
當我們優先處理重要但不緊急的事項，我們可以有效的減少未來的緊急事件，透過預先處理讓時間與資源的分配更合理，進而提高生產效率及可以對可能發生的問題有預先的準備，在心理上可以更為從容。