當主管每天忙到要爆炸!? 工作更有效率的5個方法

閱讀時間約 6 分鐘
在日常的工作裡,設計主管要執行的項目真的多到不行,從執行面要做好原本在設計上份內的工作以外,還包含管理團隊、推進項目進度、成員的職涯規劃等。
在這樣的時空背景下,提升管理效率就是提高生產力的關鍵,也是確保團隊士氣和創造力的重要因素。今天將介紹五種我在日常使用的方式,目的就是為了每天被各種瑣事煩惱的管理者,提供一條清晰、實用的路徑。

1.優化決策流程

決策流程的效率會直接影響到團隊的生產力。

去除不必要的階段和繁瑣的批准程序,可以加快決策速度,也可以有效提升團隊的執行能力。主管應該要設立一個明確、簡潔的決策框架,讓團隊在清晰的原則下迅速執行任務。

委託團隊進行初步決策建議則是一種『賦權』,鼓勵團隊成員積極參與決策過程,從而增加了決策的多樣性。這種做法不僅提升了團隊成員的責任感和參與度,也提供了多角度的視野,幫助主管做出更全面的決定。像是在面試新進成員時,我也會保留一些成員決策的空間,因為比起我,新進的成員可能會更常與他們在工作上面有交流,像是這種我就會蠻在意成員對於新成員的想法。

定期評估決策效果則是持續優化決策的關鍵。透過回顧決策的成果,主管可以識別哪些決策有效,哪些需要調整,從而逐步提升決策的準確性和效率。記得,決策不會是一次到位的,重點的是不斷的因應遇到的情況做快速的調整。

1.簡化決策步驟。

2.委託團隊成員進行初步決策。

3.定期評估決策成果以提升未來決策品質。


2. 採用敏捷管理方法

採用敏捷管理方法是提升中階設計主管管理效率的關鍵策略之一。透過將敏捷方法融入設計流程,能夠確保項目的靈活性和適應性,快速反應市場需求和客戶反饋。這一方法著重於短周期的規劃和評估,使團隊能夠持續進行小規模的迭代,從而促進產品或服務的持續改進。

在產品開發,跨功能團隊合作模式是敏捷管理的核心原則之一。在這種模式下,設計師、工程師、以及產品經理等不同背景的團隊成員共同合作,打破部門間的障礙。這種跨領域的合作我認為最重要的就是把溝通的管道統一,這加速了解決問題的過程,並提高了解決問題的效率。所以在管理設計團隊時我也把此方式運用在我們溝通上。

此外,實施定期檢視會議是這一策略不可或缺的部分。透過定期的檢視會議,團隊可以評估進度,討論遇到的挑戰,並快速調整計畫方向。這種定期的反思和規劃確保了項目目標的清晰,並允許團隊靈活應對變化,從而有效提升了項目的成功率和管理效率。

1.敏捷方法至設計流程中。

2.強調跨功能團隊合作的重要性。

3.實施定期檢視會議以快速調整計畫方向。


3. 強化團隊溝通

要強化團隊的溝通,首先,建立開放式溝通文化是非常重要的環節。這意味著鼓勵團隊成員在任何事情上表達自己的想法和意見,無論是項目挑戰還是創新點子。透過建立一個無懼於分享失敗和成功經驗的環境,可以促進學習和自我提升,從而增強團隊的整體表現。

使用有效的溝通工具也是強化團隊溝通不可或缺的一環。在今天這個數位化時代,有許多工具和平台可以支援即時溝通和協作,如Slack、Microsoft Teams、Notion等。選擇適合團隊需求的工具,可以幫助管理日常任務,並提高溝通效率。

以我們公司來說,我們會定期舉行團隊建設(Team Building)活動,這是增強團隊凝聚力的方式。你會發現,這些活動不僅是玩樂,更是一種讓團隊成員在非正式環境中建立信任和了解彼此的機會。無論是密室逃脫還是桌遊,在這些活動後的共同的經歷可以深化團隊成員之間的連接,從而在工作中創造更流暢的溝通和協作。

1.推廣開放式溝通文化。

2.使用有效的溝通工具。

3.定期舉行 Team Building以增強團隊凝聚力。


4. 時間管理與任務優先級劃分

對於中階設計主管而言,時間管理與任務優先級劃分是提升高效管理和團隊生產力的關鍵。

首先,掌握時間管理技巧是基礎。可以利用各種工具和技術(如番茄鐘法、愛森豪威爾矩陣等)來增強個人和團隊的工作效率。 學習如何設定並遵循任務優先級同樣重要。這意味著要能夠識別哪些任務是最重要和緊急的,哪些任務可以延後處理或者委派他人完成。透過優先處理關鍵任務,主管和團隊可以更有效地達成目標。

教導團隊成員時間管理與優先級判斷也很重要。通過示範和指導可以幫助團隊成員發展出有效的時間管理策略和優先級設定技巧。當團隊成員能夠自我管理時間和任務優先級時,整個團隊的生產力和滿意度都會顯著提升。

通過這些策略的實施,中階設計主管不僅可以提升個人的時間管理能力,也能夠促進團隊成員之間的協作和效率,進而達到更高的工作成就。

1.掌握時間管理技巧。

2.學習如何設定並遵循任務優先級。

3.教導團隊成員時間管理與優先級設定。


5. 推廣持續學習文化

在管理的時候,我認為團隊成員共同的進步是很重要的。因為在公司待了一段時間後,大部分的成員都會開始省視自己在這間公司學到什麼或是有什麼樣的成長?主管可以透過鼓勵團隊成員學習線上課程,或以部門的角度來提供學習資源或補助課程費用。這種做法不僅能夠提升團隊的專業技能,還能增加讓成員覺得在公司是不斷獲得新東西與成長的。

團隊內部也可以舉辦技能培訓,這些活動可以確保團隊一直在更新技能,並激發創新思維。活動可以包括最新設計趨勢的工作坊、或加強使用專業軟體工具的培訓。透過定期組織這樣的活動,可以確保團隊不斷進步,並保持在行業中的競爭力。

也可以透過建立一個資源共享平台,以促進知識和技能的共享,對於營造一個持續學習的環境至關重要。這個平台可以是一個內部群組,讓團隊成員分享學習資源、課程心得、專業文章等。有助於提升團隊的整體技能水平,還能促進成員之間的交流和協作。

中階設計主管可以透過這些有效地推廣持續學習文化,從而不僅提升團隊的專業技能,還能激發創新思維,促進團隊的長期發展和成功。

1.鼓勵團隊成員學習線上課程。

2.實施定期的技能培訓。

3.建立一個資源共享平台,以促進知識和技能的共享。


鴨的真心話

我覺得設計主管在日常真的要執行或是考慮事情真的很多,有的時候不僅需要管理能力也需要持續地進行開發,每天真的是忙到焦頭爛額。上面的方法真的都是我嘗試過後覺得很有用的方式,小筆記分享給需要的人。

raw-image


avatar-img
8會員
8內容數
科技鴨鴨有五年軟體設計經驗,目前為12人團隊的小 Leader 。 嘗試將生活遇到的管理經驗整理成重點筆記📝
留言0
查看全部
avatar-img
發表第一個留言支持創作者!
你可能也想看
Google News 追蹤
Thumbnail
這個秋,Chill 嗨嗨!穿搭美美去賞楓,裝備款款去露營⋯⋯你的秋天怎麼過?秋日 To Do List 等你分享! 秋季全站徵文,我們準備了五個創作主題,參賽還有機會獲得「火烤兩用鍋」,一起來看看如何參加吧~
Thumbnail
11/20日NVDA即將公布最新一期的財報, 今天Sell Side的分析師, 開始調高目標價, 市場的股價也開始反應, 未來一週NVDA將重新回到美股市場的焦點, 今天我們要分析NVDA Sell Side怎麼看待這次NVDA的財報預測, 以及實際上Buy Side的倉位及操作, 從
Thumbnail
Hi 大家好,我是Ethan😊 相近大家都知道保濕是皮膚保養中最基本,也是最重要的一步。無論是在畫室裡長時間對著畫布,還是在旅途中面對各種氣候變化,保持皮膚的水分平衡對我來說至關重要。保濕化妝水不僅能迅速為皮膚補水,還能提升後續保養品的吸收效率。 曾經,我的保養程序簡單到只包括清潔和隨意上乳液
Thumbnail
今年是踏入職場第18年,歷經多少工作歷練、人情冷暖,自然只有自己最清楚。常常有人認為,在職場上就是要當主管,坐高位,領高薪最棒。但當主管真的這麼好嗎 ?
Thumbnail
年後轉職是每年都會出現的現象。如果你/妳正在考慮轉職,釐清原因和自問自答是重要的一步。不要輕易被環境氣氛和一時的情緒影響,放輕鬆地去探索,相信一定能找到適合自己的職涯道路。
Thumbnail
大家應該都知道,最近我經歷了身分的轉變。我從員工變成了主管,其實衝擊真的非常大,因為要學的東西實在是太多。 當層級提升之後,想法也會一起改變,不能再只有顧好自己就好,需要顧及整個團隊的發展,所以要考慮的事情會增加好幾倍,就要考驗你的學習能力了,學不夠快的話一定會被事情給淹沒。 做雜事才是常態 以前當
Thumbnail
佛禪:錦上添花易、雪中送炭難,當一件團隊任務失敗收場,所有成員一定充滿失望、沮喪,而當主管的你會雪中送炭,還是為了你的官位而落井下石,端看你的修為。
經過這些年來的歷練,我學著告訴自己,對方除了是一位長官以外,也跟我一樣是個普通人。而我也有一個權利,不放掉公務的互動當中,也實際存在對我帶來影響的私人情感。一段公事上的關係,要說沒有私人情感的涉入,是不可能的。
雖然也知道自己是部門裡面最資深的 但遇到突然要pormote的機會 還是有點措手不及 過去看著主管扛著的責任 等到輪到自己就會發現不容易啊... 一切都依然是作中學... 當主管跟當員工的心態還真不太一樣 員工只要就把自己份內事做好 沒事可以罵一下公司政策 主管要花時間管理 要花時間溝通 就算覺得公
Thumbnail
➤主題:【每天來一股】市場何時反轉|下周傑克森會議與台股新制上路|外資淨空單大量回補|合晶 6182、智原 3035  台股整整跌了快一個月,到底還要跌到何時,這周看起來,下禮拜,8/26之後可以留意,不代表股市會大漲,但是個股會比較好做,""這當然只是個人看法"",現在不少股票都已經跌到主力籌碼集
Thumbnail
老子《道德經》:「千里之行始於足下。」 職業生涯的道路變化莫測,有時學著專注在當下眼前的事物,把它做好做滿,也許一方面能安定自己的心,另一方面也可以逐步累積經驗,終有一天必能完成大事。      
Thumbnail
劇中兩個爭奪發號施令主導權的主角,其中贏得比賽的主角去跟對方炫耀戰績,對方反而告訴他:「你贏了一場戰役,卻輸了整個戰爭。」贏得比賽的主角本以為可以得到其他同事的稱讚,但同事告訴他:「表面上你贏了,但只是證明對方比你更適合當領導者。」
Thumbnail
股市就像不停轉動的摩天輪 最常害股民賠錢是情緒、並不是漲跌 股市就像不停轉動的摩天輪,當好價錢轉到時在進場存股,請您先耐心存錢等待,到時買的張數會更多,這投資不刺激卻很穩,又可欣賞風景等股利。 寧願等待也不要貿然進場、寧願錯過也不要高點配息,存好股心態最重要,請做好資金控管,預到崩跌正好有錢撿便宜
Thumbnail
這個秋,Chill 嗨嗨!穿搭美美去賞楓,裝備款款去露營⋯⋯你的秋天怎麼過?秋日 To Do List 等你分享! 秋季全站徵文,我們準備了五個創作主題,參賽還有機會獲得「火烤兩用鍋」,一起來看看如何參加吧~
Thumbnail
11/20日NVDA即將公布最新一期的財報, 今天Sell Side的分析師, 開始調高目標價, 市場的股價也開始反應, 未來一週NVDA將重新回到美股市場的焦點, 今天我們要分析NVDA Sell Side怎麼看待這次NVDA的財報預測, 以及實際上Buy Side的倉位及操作, 從
Thumbnail
Hi 大家好,我是Ethan😊 相近大家都知道保濕是皮膚保養中最基本,也是最重要的一步。無論是在畫室裡長時間對著畫布,還是在旅途中面對各種氣候變化,保持皮膚的水分平衡對我來說至關重要。保濕化妝水不僅能迅速為皮膚補水,還能提升後續保養品的吸收效率。 曾經,我的保養程序簡單到只包括清潔和隨意上乳液
Thumbnail
今年是踏入職場第18年,歷經多少工作歷練、人情冷暖,自然只有自己最清楚。常常有人認為,在職場上就是要當主管,坐高位,領高薪最棒。但當主管真的這麼好嗎 ?
Thumbnail
年後轉職是每年都會出現的現象。如果你/妳正在考慮轉職,釐清原因和自問自答是重要的一步。不要輕易被環境氣氛和一時的情緒影響,放輕鬆地去探索,相信一定能找到適合自己的職涯道路。
Thumbnail
大家應該都知道,最近我經歷了身分的轉變。我從員工變成了主管,其實衝擊真的非常大,因為要學的東西實在是太多。 當層級提升之後,想法也會一起改變,不能再只有顧好自己就好,需要顧及整個團隊的發展,所以要考慮的事情會增加好幾倍,就要考驗你的學習能力了,學不夠快的話一定會被事情給淹沒。 做雜事才是常態 以前當
Thumbnail
佛禪:錦上添花易、雪中送炭難,當一件團隊任務失敗收場,所有成員一定充滿失望、沮喪,而當主管的你會雪中送炭,還是為了你的官位而落井下石,端看你的修為。
經過這些年來的歷練,我學著告訴自己,對方除了是一位長官以外,也跟我一樣是個普通人。而我也有一個權利,不放掉公務的互動當中,也實際存在對我帶來影響的私人情感。一段公事上的關係,要說沒有私人情感的涉入,是不可能的。
雖然也知道自己是部門裡面最資深的 但遇到突然要pormote的機會 還是有點措手不及 過去看著主管扛著的責任 等到輪到自己就會發現不容易啊... 一切都依然是作中學... 當主管跟當員工的心態還真不太一樣 員工只要就把自己份內事做好 沒事可以罵一下公司政策 主管要花時間管理 要花時間溝通 就算覺得公
Thumbnail
➤主題:【每天來一股】市場何時反轉|下周傑克森會議與台股新制上路|外資淨空單大量回補|合晶 6182、智原 3035  台股整整跌了快一個月,到底還要跌到何時,這周看起來,下禮拜,8/26之後可以留意,不代表股市會大漲,但是個股會比較好做,""這當然只是個人看法"",現在不少股票都已經跌到主力籌碼集
Thumbnail
老子《道德經》:「千里之行始於足下。」 職業生涯的道路變化莫測,有時學著專注在當下眼前的事物,把它做好做滿,也許一方面能安定自己的心,另一方面也可以逐步累積經驗,終有一天必能完成大事。      
Thumbnail
劇中兩個爭奪發號施令主導權的主角,其中贏得比賽的主角去跟對方炫耀戰績,對方反而告訴他:「你贏了一場戰役,卻輸了整個戰爭。」贏得比賽的主角本以為可以得到其他同事的稱讚,但同事告訴他:「表面上你贏了,但只是證明對方比你更適合當領導者。」
Thumbnail
股市就像不停轉動的摩天輪 最常害股民賠錢是情緒、並不是漲跌 股市就像不停轉動的摩天輪,當好價錢轉到時在進場存股,請您先耐心存錢等待,到時買的張數會更多,這投資不刺激卻很穩,又可欣賞風景等股利。 寧願等待也不要貿然進場、寧願錯過也不要高點配息,存好股心態最重要,請做好資金控管,預到崩跌正好有錢撿便宜