What's the next action？—GTD方法教會我的一件事

David Allen是建構GTD（Getting Things Done）的時間管理大師，他的著作《搞定》（https://www.books.com.tw/products/0010731198?sloc=main）歷經先後幾個版本的迭代，而成為經典的時間管理方法。除了《搞定》外，David Allen其實還撰作有《搞定II》、《搞定III》這兩本書，但這三本書的核心思想都是在表達GTD方法，所以，即使只讀過《搞定》，應該也足夠掌握此方法的精髓。

憑印象所及，我接觸到GTD方法，是因大約兩年多前，在既有的正職之外，又接任某學術性團體的助理一職，深感諸多雜事使得自己的時間變得較為零碎，因而覺得自己需要看看別人怎麼樣做好時間管理。

GTD方法是處理事務的總體流程，它由五個步驟構成：Capture、Clarify、Organize、Reflect、Engage（https://gettingthingsdone.com/what-is-gtd/）。關於這五個步驟的具體內容，網路上已有許多介紹，在此沒有必要一一說明。簡言之，當事務出現並吸引我們的注意力時，我們應該先將它收集（capture）起來，釐清（clarify）這個事務可被拆解為哪些步驟或環節，思考我們需要為應對事務做哪些事前的準備（organize），定期回顧（reflect）我們是否將每件事務做了合宜的安排，並在適當的時機出現時去執行（engage）。

在我的經驗中，許多時候，對於事務的處理，很容易落入「最後一刻才掙扎」的情況，如某件事務需要在某個指定日期前完成，而我可能會拖延到日期非常接近時，並一次性地完成它。雖然，事務往往也能夠因此而被處理完，但問題是那個過程可能充滿壓力，高度緊張，且手忙腳亂。例如，在某個截稿日期前要完成一篇短文。當我被安排這個事務時，即便我知道可能應該先做一點準備（如先找一點資料，想一下文章的結構、脈絡等），但實際情況往往不是如此。

Clarify是GTD方法的關鍵，甚至可以說是最重要的步驟，因為惟有我們思考一個事務是否值得做，以及將它拆解為一連串「可執行的行動」時，我們才有可能恰當地完成它。「下一步是什麼？」（What's the action?）這個問題在思考事務的過程中，能夠促使我去思考：關於這件事務，我可以怎麼做？

當我思考「我可以怎麼做」時，也許我可以為處理一件事務列出「可執行的行動」，並衡量每個行動可被執行的「情境」（contexts）。例如，為完成一件事務，需要執行A、B、C等三個行動，而三個行動分別對應到「辦公室」、「打電話」、「外出時」等「情境」。惟有我先拆解出「可執行的行動」，並在其所對應的「情境」出現時，我就能夠判斷當下能夠處理的行動是什麼。惟有經過這樣地「釐清」（clarify），事務才可能被推進，並在幾個恰當的時機出現時，逐漸地被完成。

在《搞定III》中，David Allen說：「時間和信息其實並不是壓力產生的來源。時間是無法管理的，它自顧自地流走。你能管理的只有你自己——你關注的事和你採取的行動。時間讓人意識到緊迫性，把主要問題凸顯出來，它考驗你什麼時候把資源分配到哪裡。如果你把自己管理得很好，很有效，時間就消失了。你忘記了時間。你感覺不到匱乏、衝突或者失衡。」（David Allen，《搞定III：平衡工作與生活的藝術》）我意識到，當我能夠「釐清」為完成每件事務所需要諸多「可執行的行動」時，就等於為那些「可執行的行動」安排了它們得以被完成的時機，從而讓每件事務都能在自己的掌控範圍中。這正是為什麼David Allen強調：「真正要解決的問題是意義不明的超負荷。」拖延帶來的精神壓迫，使得自己必須在極短的時間內掌控完成一件事務的每個環節，而不能游刃有餘地應對它。

因此，GTD讓我學到：在完成一件事務之前，需要花足夠的時間來思考「完成這件事務需要哪些可執行的行動」。即使事務龐雜，也非一時之間可以完成，但GTD方法促使我能夠對事務保持「掌控感」，因為我知道：為要完成這件事務，我知道那些可執行的行動是什麼，我只要在「情境」出現時去做，事務就能漸漸地被完成。