關於寫作-為什麼用字都很禮貌，但寫出來的內容卻讓人感覺很冒犯？

由於本身的工作很常會接觸到他人寄給公司的信件，這些信當中不乏有些合作邀請或者是各種請求。

這讓我注意到一個有趣的現象：某些信件的措辭表面上看起來非常禮貌，但整體內容卻給人一種冒犯的感覺。

舉例來說(以下案例都經過改寫)，「我們想要跟貴公司合作，麻煩通知相關窗口，謝謝！」、「你們的書在XX購書平台上顯示沒有庫存，請通知平台處理！感謝！」

也許可能是我自己比較敏感，但是當我收到這些信的時候，站在合作方與被請求方的角度，心裡其實是不太開心的。

可是，這也讓我認真去思考，這兩封信中都有提到「請」、「麻煩」、「謝謝」這些看似有禮貌的字眼，也知道對方應該是真的有需求，但是為何看完全部的內容卻讓自己不太想幫忙呢？

首先，是沒有確認需求的歸屬。

我覺得不論「想要合作」還是「想要平台更新庫存」，這都是寫信人的需求，但在撰寫時卻誤把自己的需求當成雙方的共同需求，忽略掉對方其實並沒有義務要滿足你的需求。

也就是說，除非你今天有著對方難以拒絕的誘因，比方說跟你合作可以獲得非常豐碩的報酬，或是你打算一口氣買個三五百本書，不然對方可以選擇不要配合你。

再來，這兩封信中也缺乏被需求方的主詞，給人一種命令的感覺。

之前看到一部電影，男子A和女子B是一對夫妻，一群人在聊天的時候，男子A突然用手指敲了敲杯子，女子B二話不說立刻幫他倒水，在場的人全都安靜了，覺得男子A這樣做，根本就是把女子B當傭人。

這其實就是一種省略主詞的極端做法，透過一個具體的行為，告知對方「必須」做某件事。

在對方沒有義務幫你，而你的表達又帶有一種命令感，那自然就會讓對方有一種被冒犯的感覺。

因此，我自己的撰寫習慣是在表達需求時加上主詞。

公式就是：表達情境＋表達需求歸屬＋對方主詞＋希望對方能提供幫助的地方。

例如「我們非常希望能與貴公司合作。如果可以的話，想請您通知相關的窗口與我們聯繫，非常感謝！」

或者「我很喜歡你們的書，想在購書網站上買一本收藏，但是我發現XX購書平台上顯示沒有庫存，不知是否方便，請您幫忙聯絡平台？感謝！」

這兩種表達方式不僅加上了對方的主詞，還清楚地表達了這是我的需求。

而我的習慣，是在對方還不確定是否願意提供幫助的情況下，會再加上「如果可以的話」、「不知是否方便」來表示尊重對方的時間和安排，讓整句話更加禮貌和友好。

或許看到這，你可能會想：「這也太繞了吧！不過是個簡單的需求，需要撰寫這麼多篇幅嗎？」

我的想法是，文字沒有情緒，即便我們出發點是好的，有時候文字的表達也可能讓人產生誤解。明明是一件美事，卻因為文字的表達，讓開始就不是很愉快，這不是一件很可惜的事嗎？