第一次收到開會通知單別緊張
收到他機關發來的開會通知單或會勘通知單，
打一個便簽/便箋陳核，請長官派員。便簽內容寫一下主要召集的事由、涉及我們需要配合或協助的事項為何：
- 如為開會通知單召集會議是為了討論什麼？附件有沒有議程？跟本單位業務相關的議題為何？是否有前案？
- 如為會勘通知單是因為什麼原因要辦理會勘？涉及本單位要協助的部分是什麼？前案為何？本單位是否需事前準備或提供什麼資料？
將上方問題找出，於便簽/便箋敘明便於長官判斷。
有時候碰到來文機關沒有交代很清楚，或就其所附相關資料看不出與本單位相關的事項為何，可以打電話給通知單上面的聯絡人詢問，確認後一樣將資訊打在便簽上。
等鈞長決行並指派是日與會人員，記得將通知單跟相關附件資料提供一份給他！
