【公文入門課】擺脫公文恐懼症（序）
這篇文章各行各業都可以閱讀
相信沒有一個人天生就會「寫公文」吧，看起來「文謅謅」怪可怕的，但是很多時候「不得已」你會被逼著寫公文。這可能是會「勸退」你不要做這個工作的第一關。
其實公文寫得好真的可以帶你「上天堂」，但是要寫得「工整」真的需要長時間的練習，就是所謂的「你要很努力，才能看起來毫不費力」，寫公文也能夠幫助你訓練「工務能力」。
這篇文章會拆解公文的「組成」，著重在「公文寫作，你該如何開始」，及說明一些需要注意的「細節」，邀請你閱讀以下內容。
正文:
在寫「公文」之前，你需要先了解你們公司的「公文系統」，才不會被系統「卡住」，而不管是「電子化」的公文系統，或是「紙本」的概念都大同小異，大致可以區分為三種類型：
- 來文
- 函稿
- 簽辦單
「來文」指的「別的公司」(含政府機關)送來的公文，「函稿」指的是「你的公司」發出去的公文，所以別人的「函稿」將會是你的「來文」。「簽辦單」指的則是自己公司內部的簽文
在簽「來文」跟發「函稿」及寫「簽辦單」的時候都要使用「公文用語」，千萬不要用寫文章的「白話文」來寫。
「來文」的簽辦方式則要看「老闆」的習慣而定，有些老闆習慣「不簽核」直接跳到第一關，如果第一關是你的話，就要知道老闆在暗示，這個事情就是交給你辦了；另外有些老闆習慣在簽核意見直接「指定」辦理的人，如果你是被指定的人，則這件事情就是由你來辦理。
「來文」的簽辦實際做法是:如果你是這件事的「辦理人」，就要回復辦理的方向，如：「擬審查續辦。」
「擬」有預計的意思，僅適用「公司內部」下對上使用，建議所有的簽辦都要有這個字，才能表達你有想「辦事情的態度」
而如果你不是辦理這件事的人，那就表達你已經知道了，簽稿方向如「敬悉。」
「悉」是知道的意思，上對下用「知悉」。
或重複上一個「非辦理人」的簽法，如「擬督促辦理。」，如果要協助「辦理人」辦事，則簽：「擬協助續辦。」。
「來文」簽辦關卡的設定方式為，設定完會簽的人之後，開始往上一階的長官走。
例：計畫主任->計畫經理->部門經理->部門協理
最終到可以決行的人為止。
決行人：決定發文的人，可能為計劃主管或部門主管
如果同一個層級的主管不只會給一個人，可以看一下之前的人怎麼簽的（涉及公司內部事務分配）。
如果要會到其他部門，則照上面的原則，依序會到「部門主管」後，再會到「其他部門」，簽回來後再重新簽一次，最後到「部門主管」後核定。
例:你->XX->部門主管->其他部門->你->XX->部門主管（結案）
公文的時間可以分為以下幾個：
- 來文日期
- 收文日期
- 發文日期。
「來文日期」指的是「對方的公司」發出公文的日期，「收文日期」指的是「你的公司」收到公文的日期，「發文日期」指的是「你的公司」發文的日期。
至於辦理的期限，要看契約有沒有規定回復時程(如7天、14天內回復等)，另外「來文」內容也可能直接「指定」回復日期或回復時程，理論上回復時程是「發文日期」減掉「收文日期」，要注意發文的日期是「發文的當下」才會落日期，不是過你那一關的時間，所以如果你是發文的人，需要估算後面那幾關所需要的時間，或每一關各別「催辦」加快簽文速度，以免逾期衍生不必要的麻煩。
發「函稿」是最令人頭痛的，因為發文的技術與觀念需求最大，「函稿」是由你為出發點，依序往上簽辦，簽辦的順序與來文單相同，設定完會簽人員之後，開始往上一階的長官往走，最終到可以決行（決定發文）的人為止。
發「函稿」附的附件可以分為「對內」及「對外」，「對內」的「簽辦附件」是給「公司內部」簽稿的人看的，「簽辦附件」的內容要以讓主管盡量了解來龍去脈為原則，「對外」則是當「發文附件」。
「函稿速別」的設定也有分「對內」及「對外」，「對內」是「公司內部」需簽辦的速度（一般為普通），上面提到的「發文催辦」可以用這個方法加速簽稿流程，「對外」則是提醒對方需簽核的速度。
「函稿」依照層級大小通常可以區分為「函」、「書函」、「備忘錄」，一般總公司發的為「函」，部門發的為「書函」，工務所發的為「備忘錄」，依照公司規定調整。
發「函稿」的對象分為「正本」及「副本」，「正本」就是要對方依照「說明」及「附件內容」「辦事」，而「副本」就只是要「告知」對方，除非「函稿」內的「說明」或「附件」有寫：「副本抄送XX單位，請XX單位辦理XX事宜。」或類似的文字，那收到「副本」的人還是要「辦事」。
當你收到「來文」，要看看那個來文的「正本」及「副本」是不是沒有給你應該要告知的人，如果沒有，就要再發一次「函稿」給他(如施工廠商)轉達「來文」的內容。只要「來文」有要你「辦事」，建議都要回文滿足「程序」（不管你回的內容是否有意義），雖然「來文」不一定會被實際的控管，但長官「心裡的管控表」也需要解掉。
函稿的結構可分為「主旨」及「說明」，「主旨」類似「標題」但還是有「起承轉合」的結構。
通常長得像：「有關本公司承攬「XX工程」XX案，詳如說明，請查照。」
其中「有關」為開頭（公家機關常使用”「為」”），如果有包含「動作」則可使用「檢送」等動詞，例如：「檢送本公司承攬「XX工程」XX資料，詳如說明，請查照。」
「查照」，需依照這個資料在契約裡面「權責分工表」內，標示對方要做什麼「動作」替換，不知道自己或對方要做什麼「動作」的時候，就再查「工程契約」內的「權責分工表」就知道了（每個契約規定可能不太一樣）。
假設你是「施工廠商」要提送施工圖給監造單位核定，主旨會長得像這樣:「檢送本公司承攬「XX工程」XX資料，詳如說明，請鑒核。」
如果是要對方辦理用「查」，如「鑒查」、「查照」，其中「鑒」為下對上，「查照」則為中性詞，可對上或對下。如果要對方核定用「核」，如「鑒核」。
「函稿」的「說明」則依序分為「三個部分」:
第一部分：這篇「函稿」是依據什麼「來文」或「規定」發的。
「依據XX處XX年XX月XX日XX號函辦理。」、「依據工程契約規範XX條辦理。」
如果是依據對方的「來文」回復，則可寫：「復貴處XX年XX月XX日XX號函。」，兩種用法也可以合併，如：「依據XX處XX年XX月XX日XX號函辦理及復貴處XX年XX月XX日XX號函。」，其中「復」是回復的意思。
「來文」的層級可能為「函」、「書函」或「備忘錄」，「來文」上面都會寫(不用猜)，這個部分是常常會寫錯的部分。
第一部分：真正的「說明」，如：「旨揭XX資料，經依據工程契約規範XX條審查，符合契約規定。」
「旨」為主旨，「揭」為「揭發」，合在一起白話文就是「主旨說的」
「第二個部分」如果不需要也不一定要有。
第三部分：結尾及附件如：「隨函檢附XX資料，敬請 鑒核」，也可以把這部分的內容直接併入主旨內簡化，如前面提到的：「檢送本公司承攬「XX工程」XX資料，詳如說明，請查照。」，就已經把「第三部分」合併了。
整篇「函稿」大概長成這樣：
- 主旨：有關貴公司提送「XX工程」XX資料，詳如說明，請查照。
- 說明：
- 1.依據XX處XX年XX月XX日XX號函辦理
- 2.旨揭XX資料，經依據工程契約規範XX條審查，符合契約規定。
- 3.隨函檢還XX資料，請查照。
如果內容很多，沒辦法像上面這種簡單的敘述就可以說明清楚，那要補充的內容就全部放在「說明」的「第二個部分」內，如：
- 主旨：有關貴公司提送「XX工程」XX資料，詳如說明，請查照。
- 說明：
- 1. 依據XX處XX年XX月XX日XX號函辦理。
- 2. 旨揭XX資料，經審XX，臚列如下:
- (1) 依據施工規範XX，先予敘明。
- (2) 上述XX。
- (3) 綜上，請依施工規範XX據以辦理。
- 3. 隨函檢還XX資料，請查照。
其中「臚列」為「表列」的意思，「說明」的「第二個部分」內仍有「開頭、內容、結尾」三個部分，建議照這個結構書寫。
結語:
「公文寫作」的能力與「工務能力」息息相關，工務能力指的是你是否能知道來文該往哪個方向簽辦，函稿應該發給誰，內容該寫些什麼才能達到你想要的效果，而這些又是一門大學問了，後續會再寫契約變更、疑義澄清辦理技巧與概念的文章，來強化你的工務能力，另外以上沒說到的「公文用字」，可以去網路上搜尋應該都有。
延伸閱讀:〈監造人生的大魔王—契約變更(辦理技巧解析)〉
如果你只是要寫一篇材料送審、施工圖送審之類的公文，按照上面的方法，再參考前輩簽的來文、函稿範例，應該沒什麼大問題。但如果你想成為辦公室內公文寫作的佼佼者，不妨拿起筆或鍵盤，依照這篇文章內的基本架構，開始練習寫公文吧。
如果以上內容對你有幫助，請按下愛心、追蹤作者、如果你有任何問題，或是有相關經驗，都歡迎你在下方的留言區發表意見
為什麼會看到廣告
81會員
239內容數
留言0
查看全部
