【公文入門課】擺脫公文恐懼症（序）

　　相信沒有一個人天生就會「寫公文」吧，看起來「文謅謅」怪可怕的，但是很多時候「不得已」你會被逼著寫公文。這可能是會「勸退」你不要做這個工作的第一關。

　　其實公文寫得好真的可以帶你「上天堂」，但是要寫得「工整」真的需要長時間的練習，就是所謂的「你要很努力，才能看起來毫不費力」，寫公文也能夠幫助你訓練「工務能力」。

• 來文
• 函稿
• 簽辦單

　　「來文」指的「別的公司」(含政府機關)送來的公文，「函稿」指的是「你的公司」發出去的公文，所以別人的「函稿」將會是你的「來文」。「簽辦單」指的則是自己公司內部的簽文

「擬」有預計的意思，僅適用「公司內部」下對上使用，建議所有的簽辦都要有這個字，才能表達你有想「辦事情的態度」

「悉」是知道的意思，上對下用「知悉」。

例：計畫主任->計畫經理->部門經理->部門協理

決行人：決定發文的人，可能為計劃主管或部門主管

例:你->XX->部門主管->其他部門->你->XX->部門主管（結案）

• 來文日期
• 收文日期
• 發文日期。

　　「來文日期」指的是「對方的公司」發出公文的日期，「收文日期」指的是「你的公司」收到公文的日期，「發文日期」指的是「你的公司」發文的日期。

　　「函稿」依照層級大小通常可以區分為「函」、「書函」、「備忘錄」，一般總公司發的為「函」，部門發的為「書函」，工務所發的為「備忘錄」，依照公司規定調整。

　　通常長得像：「有關本公司承攬「XX工程」XX案，詳如說明，請查照。」

　　其中「有關」為開頭（公家機關常使用”「為」”），如果有包含「動作」則可使用「檢送」等動詞，例如：「檢送本公司承攬「XX工程」XX資料，詳如說明，請查照。」

　　「查照」，需依照這個資料在契約裡面「權責分工表」內，標示對方要做什麼「動作」替換，不知道自己或對方要做什麼「動作」的時候，就再查「工程契約」內的「權責分工表」就知道了（每個契約規定可能不太一樣）。

　　如果是要對方辦理用「查」，如「鑒查」、「查照」，其中「鑒」為下對上，「查照」則為中性詞，可對上或對下。如果要對方核定用「核」，如「鑒核」。

「依據XX處XX年XX月XX日XX號函辦理。」、「依據工程契約規範XX條辦理。」

如果是依據對方的「來文」回復，則可寫：「復貴處XX年XX月XX日XX號函。」，兩種用法也可以合併，如：「依據XX處XX年XX月XX日XX號函辦理及復貴處XX年XX月XX日XX號函。」，其中「復」是回復的意思。

「來文」的層級可能為「函」、「書函」或「備忘錄」，「來文」上面都會寫(不用猜)，這個部分是常常會寫錯的部分。

「旨」為主旨，「揭」為「揭發」，合在一起白話文就是「主旨說的」

• 主旨：有關貴公司提送「XX工程」XX資料，詳如說明，請查照。
• 說明：
• 1.依據XX處XX年XX月XX日XX號函辦理
• 2.旨揭XX資料，經依據工程契約規範XX條審查，符合契約規定。
• 3.隨函檢還XX資料，請查照。

• 主旨：有關貴公司提送「XX工程」XX資料，詳如說明，請查照。
• 說明：
• 1. 依據XX處XX年XX月XX日XX號函辦理。
• 2. 旨揭XX資料，經審XX，臚列如下:
• (1) 依據施工規範XX，先予敘明。
• (2) 上述XX。
• (3) 綜上，請依施工規範XX據以辦理。
• 3. 隨函檢還XX資料，請查照。

　　其中「臚列」為「表列」的意思，「說明」的「第二個部分」內仍有「開頭、內容、結尾」三個部分，建議照這個結構書寫。