數位優化|流程梳理簡易量化效益評估

更新於 發佈於 閱讀時間約 3 分鐘

前言

不少人面對排山倒海的數位優化或是流程自動化的資訊推播,仍感困惑,不知如何從何開始提升效率。實務上建議先進行流程梳理,可以有效確立步驟、評估效益並進行精簡優化。

本文將針對效益評估,分享總流程耗時方法,其以節省多少時間為核心,類似一些企業使用的 FTE(Full Time Equivalent 全職工時等量)評估法,旨在協助讀者在數位轉型前,先檢視現有流程,做出明智選擇,從而順利邁出第一步!


raw-image

評估流程效益-總流程耗時法

基本法則:概念上為針對各流程中適合數位化的步驟估計當前耗費的時間,視其為進行數位化能省下的時間效益。

  1. 流程拆分:想好幾個工作或生活中的流程,並拆分成細項步驟
  2. 篩選各流程符合標準化數位化的步驟
      • 標準化:步驟有明確準則規範而非自由心證。
      • 數位化:步驟所需要的資訊不需人工干預,譬如資料透過電子檔案或系統紀錄傳輸而非紙本記錄。
  1. 單次流程耗時:估算上述篩選出的步驟,每次流程執行所需耗費的時間。
  2. 總流程耗時:將重複性考慮進去,計算一定時間各流程需執行的次數,再乘上第3點的單次流程耗時,得出各流程一定期間內耗費的時間,可視為各流程數位優化後能節省的時間效益。


常見盲點:有了基本法則外,需特別留意如下兩個可能造成誤算的因素,以更準確地進行流程數位化的初步梳理。

  • 系統或工具熟悉度-使用者不清楚如何有效使用既有系統工具,而誤高估總流程耗時
    有些情況其實企業已經精進流程中的各種系統工具,達到諸多環節的自動化,然而使用者可能不清楚如何有效使用,此時建議開設教學或是鼓勵企業內部員工相互分享。

    例子:常見郵件工具 Outlook 本身即能建立規則自動化許多收發郵件的處理,不需要另外開發 RPA 自動化郵寄有規則的歸檔和回覆。


  • 複雜度的衡量-流程中使用網頁或是應用程式的數量未必代表其複雜度
    有些分析計算流程中所使用的網頁或應用程式的數量,越高則複雜度高適合進行數位優化;此衡量需要多加了解每一個網頁或是應用程式是如何被運用,以免有偏誤。

    例子:以下兩個流程,括弧是使用的網頁或應用程式數量,若進一步計算兩者須花費的時間,可能流程 A 比流程 B 還要高,更適合數位優化。
    流程 A (1):登入一個網頁,填寫上百個欄位
    流程 B (2):將檔案上傳到雲端硬碟

結語

整體流程梳理通常需要腦力激盪,運用各種流程圖協助評估與討論,在許多情境中,初步效益評估完成後,會進行流程的精簡與優化,然後再進入數位優化階段。

實務上不乏整個流程一開始只有少數環節實現數位優化的案例,通常在有所成效後,企業或個人會願意再投入資源,改善流程加大標準化和數位化的範疇,形成良性循環。

如果您對流程梳理有任何想法,歡迎與我們分享!


讓我們一起由簡單開始,成就不簡單!
如果想進一步瞭解哪些功能,歡迎在底下留言告訴我們!
這次的分享到此告一段落,想了解更多 RPA + AI 與數位轉型的最新趨勢與觀點、RPA 軟體功能介紹及實務應用案例,也歡迎追蹤 RPAI 數位優化器的社群和我們交流互動,我們下次見!
🚀 Instagram:RPAI 數位優化器
🚀 臉書粉絲專頁:RPAI 數位優化器
🚀 RPA入門課程:零基礎快速學習RPA-利用 UiPath 建構自動化機器人程式
留言
avatar-img
留言分享你的想法!
avatar-img
RPAI 數位優化器
179會員
138內容數
我們是以「機器人流程自動化(RPA)」結合「人工智慧(AI)」為主題的中文學習社群,旨在分享 RPA + AI 的學習資源、應用實例和最新發展趨勢,讓工作者透過自動化工具的有效應用,創造數位優化與轉型契機,讓我們一起由簡單開始,成就不簡單!
RPAI 數位優化器的其他內容
2025/04/16
teal 是一款 AI 履歷及面試準備工具,能協助使用者優化英文履歷、模擬面試,並有效管理求職流程。文章詳細介紹 teal 的功能,包含使用者介面、履歷建立器、面試模擬等,並分享個人使用體驗與心得,推薦給想提升英文求職能力的使用者。
Thumbnail
2025/04/16
teal 是一款 AI 履歷及面試準備工具,能協助使用者優化英文履歷、模擬面試,並有效管理求職流程。文章詳細介紹 teal 的功能,包含使用者介面、履歷建立器、面試模擬等,並分享個人使用體驗與心得,推薦給想提升英文求職能力的使用者。
Thumbnail
2025/03/22
在二月底 WBC 資格賽火熱開打的同時,RPAI 數位優化器舉辦了一場熱鬧滾滾的線上直播活動 ——「揭秘自動化流程規劃師,帶領部門從人工走向數位化的引路人」。這次活動真的讓我們大開眼界,原來有這麼多熱情參與者對流程優化與自動化主題這麼有共鳴! 自動化流程規劃師:數位轉型的推手 活動一開始,由
Thumbnail
2025/03/22
在二月底 WBC 資格賽火熱開打的同時,RPAI 數位優化器舉辦了一場熱鬧滾滾的線上直播活動 ——「揭秘自動化流程規劃師,帶領部門從人工走向數位化的引路人」。這次活動真的讓我們大開眼界,原來有這麼多熱情參與者對流程優化與自動化主題這麼有共鳴! 自動化流程規劃師:數位轉型的推手 活動一開始,由
Thumbnail
2025/03/16
當今 AI 工具眾多,但對一些非技術背景的人來說,往往難以上手,我決定定期嘗試不同種類的 AI 工具,探索科技的效益。過年期間為了創作賀新年歌曲,我運用音樂創作 AI - Suno (免費版)。 這篇文章記錄身為音樂小白的我,如何在 1 小時內從探索到整理,並最終生成了一首連自己都驚訝的音樂!
Thumbnail
2025/03/16
當今 AI 工具眾多,但對一些非技術背景的人來說,往往難以上手,我決定定期嘗試不同種類的 AI 工具,探索科技的效益。過年期間為了創作賀新年歌曲,我運用音樂創作 AI - Suno (免費版)。 這篇文章記錄身為音樂小白的我,如何在 1 小時內從探索到整理,並最終生成了一首連自己都驚訝的音樂!
Thumbnail
看更多
你可能也想看
Thumbnail
創作者營運專員/經理(Operations Specialist/Manager)將負責對平台成長及收入至關重要的 Partnership 夥伴創作者開發及營運。你將發揮對知識與內容變現、影響力變現的精準判斷力,找到你心中的潛力新星或有聲量的中大型創作者加入 vocus。
Thumbnail
創作者營運專員/經理(Operations Specialist/Manager)將負責對平台成長及收入至關重要的 Partnership 夥伴創作者開發及營運。你將發揮對知識與內容變現、影響力變現的精準判斷力,找到你心中的潛力新星或有聲量的中大型創作者加入 vocus。
Thumbnail
藉由本篇分享在推動工作、專案、計畫時的思維理則,並分成了七個步驟、21個要項。內容包含了蒐集、分析、比較、計畫、實施、查驗和行動等階段,涵蓋了從開始到結束的整個執行流程,希望對於企業管理者以及執行計畫的夥伴都有相當的幫助。
Thumbnail
藉由本篇分享在推動工作、專案、計畫時的思維理則,並分成了七個步驟、21個要項。內容包含了蒐集、分析、比較、計畫、實施、查驗和行動等階段,涵蓋了從開始到結束的整個執行流程,希望對於企業管理者以及執行計畫的夥伴都有相當的幫助。
Thumbnail
我認為現在AI的學習模式就是一種高效回饋,告訴你做錯的同時,還會告訴你怎麼樣做得更好,可怕的是回饋頻率還高的驚人。
Thumbnail
我認為現在AI的學習模式就是一種高效回饋,告訴你做錯的同時,還會告訴你怎麼樣做得更好,可怕的是回饋頻率還高的驚人。
Thumbnail
公告佈達看似簡單,但如何做好才是關鍵。 只有透過適時而有效的公告,才能確保重要訊息的及時傳達,促進員工的共識和配合 最終提升整體的運營效率,為企業持續發展注入動力!
Thumbnail
公告佈達看似簡單,但如何做好才是關鍵。 只有透過適時而有效的公告,才能確保重要訊息的及時傳達,促進員工的共識和配合 最終提升整體的運營效率,為企業持續發展注入動力!
Thumbnail
上個禮拜分享了一本書,說的是如何能有效率的做事,如何改善做事的效率。在做事的時候也常需要與他人或團隊溝通,你在溝通的時候,也能夠有效率的溝通嗎? 溝通也就是提問跟回答的過程,說話做事一定要抓住問題的關鍵,想要做到精準表達,說話時就必須要有重點。不少人問問題根本沒有重點,沒有實質的內容,
Thumbnail
上個禮拜分享了一本書,說的是如何能有效率的做事,如何改善做事的效率。在做事的時候也常需要與他人或團隊溝通,你在溝通的時候,也能夠有效率的溝通嗎? 溝通也就是提問跟回答的過程,說話做事一定要抓住問題的關鍵,想要做到精準表達,說話時就必須要有重點。不少人問問題根本沒有重點,沒有實質的內容,
Thumbnail
✨閱讀後你將學會: 識別並專注關鍵任務:學會辨識出哪20%的工作努力帶來80%的結果。 優化工作流程:理解如何優化或委派80%的低效工作,以提升整體工作效率。 持續的自我評估:定期檢視與調整工作策略,確保持續聚焦於高價值任務。
Thumbnail
✨閱讀後你將學會: 識別並專注關鍵任務:學會辨識出哪20%的工作努力帶來80%的結果。 優化工作流程:理解如何優化或委派80%的低效工作,以提升整體工作效率。 持續的自我評估:定期檢視與調整工作策略,確保持續聚焦於高價值任務。
Thumbnail
當你剛進入職場時,可能會覺得工作效率低,事情多且繁瑣。這篇文章提供了3種簡單的優化方法:模板化、流程化和清單化,可以幫助你顯著提高工作效率。
Thumbnail
當你剛進入職場時,可能會覺得工作效率低,事情多且繁瑣。這篇文章提供了3種簡單的優化方法:模板化、流程化和清單化,可以幫助你顯著提高工作效率。
追蹤感興趣的內容從 Google News 追蹤更多 vocus 的最新精選內容追蹤 Google News