數位優化｜流程梳理簡易量化效益評估
前言
不少人面對排山倒海的數位優化或是流程自動化的資訊推播，仍感困惑，不知如何從何開始提升效率。實務上建議先進行流程梳理，可以有效確立步驟、評估效益並進行精簡優化。
本文將針對效益評估，分享總流程耗時方法，其以節省多少時間為核心，類似一些企業使用的 FTE（Full Time Equivalent 全職工時等量）評估法，旨在協助讀者在數位轉型前，先檢視現有流程，做出明智選擇，從而順利邁出第一步!
評估流程效益-總流程耗時法
基本法則：概念上為針對各流程中適合數位化的步驟估計當前耗費的時間，視其為進行數位化能省下的時間效益。
- 流程拆分：想好幾個工作或生活中的流程，並拆分成細項步驟
- 篩選各流程符合標準化和數位化的步驟
- 標準化：步驟有明確準則規範而非自由心證。
- 數位化：步驟所需要的資訊不需人工干預，譬如資料透過電子檔案或系統紀錄傳輸而非紙本記錄。
- 單次流程耗時：估算上述篩選出的步驟，每次流程執行所需耗費的時間。
- 總流程耗時：將重複性考慮進去，計算一定時間各流程需執行的次數，再乘上第3點的單次流程耗時，得出各流程一定期間內耗費的時間，可視為各流程數位優化後能節省的時間效益。
常見盲點：有了基本法則外，需特別留意如下兩個可能造成誤算的因素，以更準確地進行流程數位化的初步梳理。
- 系統或工具熟悉度-使用者不清楚如何有效使用既有系統工具，而誤高估總流程耗時
有些情況其實企業已經精進流程中的各種系統工具，達到諸多環節的自動化，然而使用者可能不清楚如何有效使用，此時建議開設教學或是鼓勵企業內部員工相互分享。
例子：常見郵件工具 Outlook 本身即能建立規則自動化許多收發郵件的處理，不需要另外開發 RPA 自動化郵寄有規則的歸檔和回覆。
- 複雜度的衡量-流程中使用網頁或是應用程式的數量未必代表其複雜度
有些分析計算流程中所使用的網頁或應用程式的數量，越高則複雜度高適合進行數位優化；此衡量需要多加了解每一個網頁或是應用程式是如何被運用，以免有偏誤。
例子：以下兩個流程，括弧是使用的網頁或應用程式數量，若進一步計算兩者須花費的時間，可能流程 A 比流程 B 還要高，更適合數位優化。
流程 A (1)：登入一個網頁，填寫上百個欄位
流程 B (2)：將檔案上傳到雲端硬碟
結語
整體流程梳理通常需要腦力激盪，運用各種流程圖協助評估與討論，在許多情境中，初步效益評估完成後，會進行流程的精簡與優化，然後再進入數位優化階段。
實務上不乏整個流程一開始只有少數環節實現數位優化的案例，通常在有所成效後，企業或個人會願意再投入資源，改善流程加大標準化和數位化的範疇，形成良性循環。
如果您對流程梳理有任何想法，歡迎與我們分享！
讓我們一起由簡單開始，成就不簡單！
如果想進一步瞭解哪些功能，歡迎在底下留言告訴我們！
這次的分享到此告一段落，想了解更多 RPA + AI 與數位轉型的最新趨勢與觀點、RPA 軟體功能介紹及實務應用案例，也歡迎追蹤 RPAI 數位優化器的社群和我們交流互動，我們下次見！
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