前言
不少人面對排山倒海的數位優化或是流程自動化的資訊推播,仍感困惑,不知如何從何開始提升效率。實務上建議先進行流程梳理,可以有效確立步驟、評估效益並進行精簡優化。
本文將針對效益評估,分享總流程耗時方法,其以節省多少時間為核心,類似一些企業使用的 FTE(Full Time Equivalent 全職工時等量)評估法,旨在協助讀者在數位轉型前,先檢視現有流程,做出明智選擇,從而順利邁出第一步!

評估流程效益-總流程耗時法
基本法則:概念上為針對各流程中適合數位化的步驟估計當前耗費的時間,視其為進行數位化能省下的時間效益。
- 流程拆分:想好幾個工作或生活中的流程,並拆分成細項步驟
- 篩選各流程符合標準化和數位化的步驟
- 標準化:步驟有明確準則規範而非自由心證。
- 數位化:步驟所需要的資訊不需人工干預,譬如資料透過電子檔案或系統紀錄傳輸而非紙本記錄。
- 單次流程耗時:估算上述篩選出的步驟,每次流程執行所需耗費的時間。
- 總流程耗時:將重複性考慮進去,計算一定時間各流程需執行的次數,再乘上第3點的單次流程耗時,得出各流程一定期間內耗費的時間,可視為各流程數位優化後能節省的時間效益。
常見盲點:有了基本法則外,需特別留意如下兩個可能造成誤算的因素,以更準確地進行流程數位化的初步梳理。
- 系統或工具熟悉度-使用者不清楚如何有效使用既有系統工具,而誤高估總流程耗時
有些情況其實企業已經精進流程中的各種系統工具,達到諸多環節的自動化,然而使用者可能不清楚如何有效使用,此時建議開設教學或是鼓勵企業內部員工相互分享。
例子:常見郵件工具 Outlook 本身即能建立規則自動化許多收發郵件的處理,不需要另外開發 RPA 自動化郵寄有規則的歸檔和回覆。
- 複雜度的衡量-流程中使用網頁或是應用程式的數量未必代表其複雜度
有些分析計算流程中所使用的網頁或應用程式的數量,越高則複雜度高適合進行數位優化;此衡量需要多加了解每一個網頁或是應用程式是如何被運用,以免有偏誤。
例子:以下兩個流程,括弧是使用的網頁或應用程式數量,若進一步計算兩者須花費的時間,可能流程 A 比流程 B 還要高,更適合數位優化。
流程 A (1):登入一個網頁,填寫上百個欄位
流程 B (2):將檔案上傳到雲端硬碟
結語
整體流程梳理通常需要腦力激盪,運用各種流程圖協助評估與討論,在許多情境中,初步效益評估完成後,會進行流程的精簡與優化,然後再進入數位優化階段。
實務上不乏整個流程一開始只有少數環節實現數位優化的案例,通常在有所成效後,企業或個人會願意再投入資源,改善流程加大標準化和數位化的範疇,形成良性循環。
如果您對流程梳理有任何想法,歡迎與我們分享!
讓我們一起由簡單開始,成就不簡單!
如果想進一步瞭解哪些功能,歡迎在底下留言告訴我們!
這次的分享到此告一段落,想了解更多 RPA + AI 與數位轉型的最新趨勢與觀點、RPA 軟體功能介紹及實務應用案例,也歡迎追蹤 RPAI 數位優化器的社群和我們交流互動,我們下次見!
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