【系統上線前準備】企業訂單管理系統，上線前12項檢核 Check List
「系統上線」對所有軟體經理來說都是工作中重要的里程碑。系統上線前準備更是決定 PM 專業度的核心工作。究竟系統在上線前，功能面要做好那些準備與檢核？為了確保系統能夠順利上線並持續穩定運行，企業應從測試環境整理、資料移轉、系統串接、權限配置、排程自動化等面向進行全面檢查。本篇文章將詳細解析系統上線前的關鍵步驟，幫助企業避開潛在風險，確保業務不中斷。
本篇主要討論功能面的檢核，以便確保系統功能與可操作性與測試驗收的版本相符。篇幅關係，不會涵蓋到產品上線前的 go-to-market 與 onboard 計畫，也不包含上線前如何取得利害關係人的支持，以及階段上線、beta 測試，或是灰度發布等流程。
一、系統環境準備與正式機確認
上線前，系統環境的整理與正式機的穩定性是最重要的基本功。企業需要確保正式機乾淨、數據完整，並已安裝最新版本的系統。
1. 清除測試數據，確保正式環境純淨
在開發與測試階段，會產生大量的測試數據，若未清理，可能影響正式數據的準確性。因此，正式上線前應：
- 移除所有測試訂單、驗收單，確保數據不混雜。
- 刪除測試系統日誌（Log），避免影響效能與數據庫空間。
- 確保正式環境只包含實際業務數據，避免影響後續分析與報表生成。
2. 確認正式環境的系統版本
正式上線前，需確認系統版本已升級至最新，並包含所有修正與最佳化：
- 檢查系統版本是否與測試驗收版本相符，避免版本不匹配導致異常。
- 確保所有Bug已修正，功能運行正常，確保用戶體驗無瑕疵。
- 確認正式機與測試機的部署一致，避免因環境差異影響運作。
二、資料移轉與系統串接確認
數據是企業的核心資產，確保歷史數據完整移轉並成功串接其他系統，是確保業務連續性的關鍵。
3. 確保資料移轉無誤
企業需將歷史訂單、商品、庫存、供應商資訊等完整移轉，並確認：
- 歷史訂單（已完成、未完成）是否正確遷移。
- 驗收單、庫存數據、商品與供應商資料無遺漏。
- 訂單與驗收狀態是否完整對應新系統，避免影響物流或供應鏈管理。
4. 確保系統與周邊系統順利串接
企業通常會與 ERP、WMS（倉儲管理系統）、SCM（供應鏈管理系統）等其他系統串接，在正式上線前需確認：
- 測試環境已轉換為正式環境，確保環境設定一致。
- 正式機是否能成功接收與傳輸數據，避免串接失敗。
- ERP 等上游系統的數據交換是否正確，確保業務無縫運作。
5. API 串接測試
若企業透過 API 進行系統整合，上線前應將測試 API Key 轉換為正式 API Key，並驗證：
- API 調用是否正常運作，避免上線後系統間無法溝通。
- API 返回數據的準確性，確保資料完整無誤。
- API 權限與安全性設定是否正確，避免權限錯誤影響系統安全。
三、系統排程與自動化確認
企業的 OMS（訂單管理系統）往往依賴排程任務與自動化機制來確保訂單順利處理。因此，系統上線前需要進行完整的自動化檢查。
6. 確認所有排程任務已啟動
企業應建立完整的排程清單，並檢查以下關鍵項目：
- 訂單自動拋轉時間（如每日 12:30、15:15）。
- 訂單狀態更新頻率（是否符合業務需求）。
- 自動報表生成時間（確保報表可正常輸出）。
- API 定期同步時間（如每 15 分鐘與供應鏈同步數據）。
7. 確保下游系統資料同步
除了內部數據處理，還需確認下游系統能正確接收資料：
- 檢查 API 自動同步是否運作正常，確保下游系統能及時更新數據。
- 若需人工處理，建立人工檢查機制，確保數據一致性。
- 設定異常數據告警機制，一旦發現數據不符，能及時處理。
四、使用者權限與驗收檢查
使用者帳號與權限設定，是確保系統上線後可正常運作的重要一環。
8. 確認使用者帳號與權限
上線前，應確認所有使用者帳號已開通，並確保：
- 每個使用者都能成功登入，避免影響業務運作。
- 權限設定是否正確，確保不同角色僅能存取對應功能。
- 建議使用者提前登入測試，避免上線後才發現無法操作。
9. 盤點測試驗收期間的未完成項目
上線前應盤點所有仍在修改或優化的功能：
- 有哪些功能仍在修改？影響範圍是什麼？
- 這些功能是否影響上線？是否需要延期？
- 若有影響，是否有應急方案？確保不會影響業務運行。
五、上線失敗備案與壓力測試
PM 的進階價值是永遠準備好 Plan B。即便是很有把握的系統，仍然有可能因各種內外因素，或是預期之外的使用者操作導致操作失敗，因此上線前須要先做好如果上線失敗的還原備案，以便當新的系統無法滿足真實的業務流程時，可以按照計畫切換回舊的系統或工作流程。
10. 制定系統上線失敗應對計畫
- 準備回滾機制，若新系統無法穩定運作，可迅速切回舊系統。
- 建立應急聯絡窗口，確保技術團隊可隨時應對突發狀況。
11. 進行壓力測試
- 模擬高流量情境，測試系統最大承載量。
- 確保高負載下，系統仍能穩定運作。
六、發布上線公告與通知
12. 提前告知所有影響對象
企業應提前通知所有受影響的使用者、內部團隊與合作夥伴，確保大家對新系統的變更有所準備。
關於我 — 林揚軒
嗨！我是 Jason！
6 年 SEO 行銷經驗、3 年軟體開發管理經驗、2 年 MarTech SaaS 產品行銷經驗
行銷 x 軟體雙棲，從 SEO、CRM，一路探索到 MarTech、後端 IT 軟體系統開發管理。
樂意交流關於 SEO x CVR x CRM 的行銷脈絡，以及電商訂單管理/商品管理/供應鏈管理/營運數據分析系統的建置經驗。
目前為 SEO & CRM 數據分析接案者，若有任何提案歡迎與我聊聊！
