優秀 PM 必備的協作技巧：資訊同步 - 告別訊息失真，保持高效溝通

5分鐘讓你溝通效率上升50％

通通 loop 進來～

Hi 大家好，我是鯛魚，今天又來分享產品經理（PM）小乾糧，跟產品同學們一起啃啃而談。今天要講的是提升溝通 — 尤其是多方溝通 — 效率的小技巧，無需多言的，PM 是訊息的中樞及轉運站，如同上一篇〈訊息賦能〉所提，面對如此多向且龐雜的訊息量，「作為傳話筒」是優秀 PM 最該力圖避免的一件事，否則不僅虛耗 PM 資源（也貶低了個人價值）、拖累組織效率，更慘的是對個人成長一點幫助都沒有。

不知道大家有沒有玩過一個多人分組遊戲，一組人排成一縱列，原始訊息從第一個人開始用語言、畫圖、肢體語言的形式往後傳，視傳到最後一人時哪組訊息的扭曲程度比較小就贏了，由此可知，訊息在傳播的途中會不斷的失真跟掉損，並且失真程度隨著轉傳次數的上升而擴大。所以要減少訊息的失真，需要讓訊息被傳播的次數變少，知道了這個道理，具體該如何做到呢？其實很簡單，保持資訊的同步，任何一個溝通的議題，只要涉及到多個owner，就應該把所有 owners 拉在一起（群組、聊天窗）做溝通。換句話說，你要做的是找出關於這個議題正確的、足夠的 owners，然後把他們拉在一個對話窗，在裡面直接做討論，如此有幾個好處

⚫ 我們發出的訊息如果與群組任何人（不管是發出訊息時有想到的、還是沒想到的）有相關，每個人都可以及時參與、及時發言。 — — 所有人都在替我們把關可能漏掉的細節，一個資訊或指令涉及到的方方面面我一個人可能會漏掉，但切身相關的人自己不會不知道。

⚫ 多方的溝通不必依賴我們傳話，他們自己可以直接做溝通，同時我們也能同步吸收資訊，適時發出有價值、有統整性、賦能後的訊息。 — — 把傳話的任務從身上拿掉，專注於吸收、理解與統整。

⚫ 群組內所有人都保持著資訊的同步，也幾乎意味著對議題理解的一致。 — — 及時、及早的進行資訊同步總是好的，風險可以及早發覺、爭議可以及早討論、認知誤差可以及早對齊，代表事情的進行隨時都在被校正往對的方向，大幅減少了犯錯的成本。

⚫ 各 owners 可以直接溝通，少了傳話的環節，訊息失真的機率大幅降低。

在團隊協作裡面，單點溝通是應該避免的（這也是為什麼每次 Email 都要 loop 一堆人XD），所以之後在面臨多方溝通時，不妨先想清楚要溝通的議題會涉及到哪些人，把大家都拉在一塊，建設好資訊同步的條件，再開始討論吧！

最後補充，在一些比較重要的議題上，不妨考慮將 owners 的主管也拉入對話窗，這樣表示討論的過程跟結論主管都是知情的（及時介入、指導、畫押），也可以避免諸如「我需要問一下主管」、「我跟主管確認後給你答覆」以及「我主管不同意．．．．．．」後續一連串的單點溝通、資訊不對稱情況。至於有人可能會問，我要怎麼在一開始找出「正確的、足夠的 owners」，這就牽涉到我們做 WBS（工作拆解結構）的能力以及對議題的熟悉度，是另外的題目了，後續有機會再展開說。

2022/10/21，台北新生，鯛魚