一句話總結︰Notion 取代Excel、Word、Google 表單，把客戶資料、員工跟進紀錄等以更容易閱讀的形式呈現出來，減少重複化的工作。
大家好，我是Fan，我目前與朋友一起經營約10人的小企業。我希望在方格子與大家分享我在運營時面對的真實問題，以及我如何利用各種工具去解決。另外，我也藉此實驗寫作能否在網路上賺錢。如果你對以上話題有興趣的話，可以追蹤我。
一、為什麼我不用Notion作為個人筆記軟件？
我知道網路上有很多人分享Notion的使用心得，包括如何利用Notion當成第二大腦、建立閱讀紀錄庫，又或者當作成筆記軟件。外國甚至台灣已經有很多人販售相關的Notion template 作為生意。
能讀到這裡的觀眾，相信本來已經對Notion有稍微的了解︰DataBase及多種Views展示模式，以及可視化的資料呈現。所以對於以上個人的紀錄，是絕對沒有問題，我亦曾經以Notion作為我個人筆記紀錄的主要工具。可是時間久了，便發現以下問題︰
- 要維持漂亮而統一風格的畫面，需要額外的資料輸入或美化時間。（然而我追求高效率的紀錄方式）
- 由於龐大的數據資料，Notion 在手機畫面呈現效果不好。同時雖然在電腦裡畫面呈現完美，但如果以電腦作業的話，有其他更多的替代方案。
- Notion利用雲端儲存，打開速度不及IOS 自帶的筆記軟件。針對只是個人使用而言，我相信本地儲存的軟件會更方便。
我主要紀錄的只是idea、當下的心情紀錄或者一些資料性的文字。後來我改用IOS自帶的備忘錄，加上智慧標籤與文件夾功能，已經可以滿足我本人的所有隨手紀錄功能。
IOS備忘錄的標籤功能已經可以滿足我日常絕大部份需要了
二、Notion如何應用在小企業的日常營運？先了解DataBase和Views功能
那麼，Notion真的沒有價值嗎？不！Notion 的價值遠比備忘錄更高。
✅ 團體溝通︰減少在通訊軟件逐個同事發送訊息，結合database及標籤功能，集中在Notion 一處發出，並利用不同Views讓同事看到他們需要的資訊部份。
✅ 專案管理︰作為管理者，在同一處紀錄不同專案的進度及詳情，並同樣透過Views功能，讓不同部門看到他們負責的項目。
✅ 客戶跟進︰設立客戶Database，在不同的商品或訊息中以關連形式提及客戶，最終可以在客戶的頁面一次看到過往的涉及他的訊息。
✅ 資訊頁面︰利用上線功能，讓他們可以線上查閱情況。如果針對個人化的資訊，可以為每個客戶開設不同的頁面，讓他們擁有對應的連結查閱。
由於大家所經營的商品、單價、交易方式及客戶種類不一樣，難以一概以論單一的設定方式及使用方式，但無論如何，在經營角度，Notion運用絕大部份都涉及Database及Views。所以接下來我要先從入門的角度，去解釋一次兩個概念，以及你要如何運用他們。
什麼是Database？
Database是一個大型的資料庫，這裡儲存每一列數據的所有詳情資料。
假設你這個資料庫是以「客戶」作為單位，那麼這個資料庫便應該儲存客戶的所有資料，包括他個人資料、付款紀錄、購買商品紀錄、溝通紀錄、跟進同事資料......
假設你這個資料庫是以「商品」作為單位，這個資料庫便是儲存每項商品的所有資料，例如產品編號、顏色、價錢、相關購買紀錄、相關出貨紀錄等......你也可以用出貨單號、日期作為資料庫的單位，這邊要以你業務性質來作具體的分析，我就不詳盡舉出了。
此時你發現—— 再簡單來說，Database 不就是Excel嘛？ 對，Database可以取代excel，當然還有更進一步的功能，所以接下來要介紹Views功能。
什麼是Views？
Views是不同呈現數據的方式，包括清單（就是excel那種）、清單、列單、時間線、圖庫等等。
注意，無論任何一種展示形式，它本身就是調動資料庫的數據所展示出來。一個資料庫可以有無限的展示形式，但不論如何都是同一個資料庫的數據而已。所以你只要改動任何Views下的數據，其實都改動整個資料庫的數據。
上圖依然是剛剛的客戶資料庫，但這次我以Gallery圖庫形式展示。相比起一開始的Table形式，更為直觀。只要我在這頁改動資料，例如我更改客戶A的電話，在剛剛一開始的Table便會同樣改動了，因為兩者本來就是同一個資料庫的東西。
三、案例——結合Database及Views功能，減少部門間資料傳遞，可視化資料
接下來我會舉出大家可能遇上的經營問題，然後說明如何利用Notion解決︰
背景︰公司有三個產品，每個同事負責不同產品，而客戶可能購買多於一項產品，故此有超過一名同事跟進同一位客戶
困難︰同事們雖然都是跟進同一位客戶，但由於本身負責的產品不一樣，故此客戶的資料都分別各自紀錄，沒有集中統一的記錄地方。又或者使用excel 一起紀錄，但每個部門所需要的資料不一樣，excel的展示模式並不方便。
解決方法︰
✅ 整個公司先設同一個客戶資料庫
✅ 每個部門開設不同的View
✅ 根據部門的工作性質，來設定Views會顯示的資料
具體操作
- 新增Views （如部門A 的views）
- 進入設定> Properties
- 選擇這個部門所需要閱讀的屬性。例如某些部門不需要看email，可以先隱藏。
- 利用篩選功能，選擇部門要看的客戶。例如「負責同事」篩選由「陳小明」負責的，其他不是陳小明負責的就會隱藏。
- 調整View的其他顯示形式，以符合部門的使用
如果有多個部門，便要分開設定多個Views。
以上是只展示負責同事是「陳小明」的Views例子。所以日後陳小明就可以只看到自己的客戶、修改客戶的資料。而在整個資料庫裡，如果老闆要一次看所有客戶，他可以調整沒有使用篩選的Views。
篩選功能的應該很多，除了篩選負責同事外，目前我公司有使用的實際例子包括︰
✅ 逢星期幾（開設單選屬性，選項為星期一、星期二.....）
✅ 已付費／未付費的客戶 （同樣是單選屬性）
✅ 產品
✅ 狀態
四、總結
由於Notion的功能太多，無法一篇講完。作為第一篇，我盡量把Notion的主要概念再說一次。總結而言，是Database、views的調整，來達到不同部門儲存資料的效果。
之後我會再詳細分享如何建立同事的工作頁面、訊息庫及日程等。不知道大家有特別想了解的功能嗎？如果有的話可以留言告訴我喔！
