你是否也曾身陷這樣的場景？每天打開電腦，數十封未讀郵件映入眼簾，報價單、詢價單、出貨通知如同潮水般湧來。面對至少十個以上的流程節點，以及平均需要九封以上的信件或訊息往來才能完成一筆訂單，即使是經驗豐富的業務助理，在同時追蹤二十個已報價客戶、三四十個詢盤客戶，並肩負開發新報價的重責大任下，也常常感到分身乏術，瀕臨崩潰。
傳統外貿跟單的痛點：效率瓶頸與人力限制
長久以來，外貿跟單仰賴大量的人工操作。報價單的手動輸入、郵件的逐一回覆、生產進度的電話確認、以及繁瑣的單證製作，每一個步驟都耗費寶貴的時間與精力。這種模式不僅效率低下，容易出錯，更限制了業務團隊的擴張能力。當詢盤量和訂單量持續增長，人力瓶頸便成為企業發展的巨大阻礙。AI浪潮下的曙光：告別手動時代
所幸，科技的進步為外貿行業帶來了革命性的轉變。特別是近年來，人工智慧（AI）的應用日益廣泛，為解決外貿跟單的痛點提供了全新的思路。許多外貿企業開始嘗試利用AI工具，例如自動化的郵件回覆、智能化的報價系統、以及生產進度的實時追蹤，以提升整體運營效率。
然而，如同我們觀察到的案例，僅僅將AI應用於開發信的自動化，只是冰山一角。真正的潛力在於將AI融入外貿跟單的每一個環節，實現全流程的自動化。
B2B 外貿流程規劃-使用Okki系統讓每個階段業務人員可以直接取得給客戶的資料
全流程自動化的藍圖：從詢問到出貨的智能協同
想像一下，借助AI的力量，外貿跟單的流程將會如何進化：
- 智能詢價處理（Intelligent Inquiry Processing）： AI可以自動識別客戶詢價郵件中的關鍵信息，例如產品型號、規格、數量等，並快速整理歸檔，甚至根據歷史數據提供初步的產品資訊和報價範圍。
- 自動化報價生成（Automated Quotation Generation）： 系統可以根據產品數據庫、成本信息和利潤設定，自動生成標準化的報價單，並根據客戶的特殊需求進行客製化調整。
- 智能議價輔助（Intelligent Negotiation Assistance）： AI可以分析客戶的議價歷史和市場價格趨勢，為業務人員提供議價建議和底線參考，輔助達成雙贏的協議。
- 樣品管理自動化（Automated Sample Management）： 對於需要樣品確認的訂單，AI可以追蹤樣品的寄送進度、客戶的反饋，並自動記錄相關信息。
- 訂單智能確認（Intelligent PO Confirmation）： AI可以自動校對客戶的訂單信息與報價單是否一致，減少人工核對的錯誤和時間。
- 付款條件與PI自動生成（Automated PI Generation）： 系統可以根據訂單信息和預設的付款條件，自動生成形式發票（Proforma Invoice），並發送給客戶。
- 智能收款追蹤（Intelligent Payment Tracking）： AI可以監控客戶的付款狀態，並在款項到賬後自動更新訂單狀態，減少人工核對和催款的工作。
- 生產進度與品質智能監控（Intelligent Production & QC Monitoring）： 透過與工廠系統的集成，AI可以實時追蹤生產進度，並記錄品質檢驗的結果，一旦出現異常情況，立即發出警報。
- 智能包裝與出貨安排（Intelligent Packaging & Shipment Arrangement）： 系統可以根據產品特性和客戶要求，自動生成包裝方案，並根據貨運公司的報價和時效，提供最佳的出貨方案建議。
- 單證自動化處理（Automated Documentation Processing）： AI可以自動提取訂單和出貨信息，生成提單（BL）、發票（Invoice）、裝箱單（Packing List）、產地證（CO）等必要的單證，並根據不同國家和地區的要求進行調整。
- 智能出貨通知與單據傳輸（Intelligent Shipment Notification & Document Transmission）： 在貨物發出後，AI可以自動通知客戶，並通過安全的方式傳輸相關的電子單證。
- 智能售後與客戶關係維護（Intelligent After-sales & CRM）： AI可以分析客戶的購買歷史和反饋，提供個性化的售後服務，並提醒業務人員定期與客戶互動，維護良好的合作關係。
AI外貿全流程
n8n與Make 等自動化系統：低代碼自動化的強大助力
目前有許多公司正在佈建內部的自動化接單系統，正為實現外貿跟單的全流程自動化提供了強大的工具。這些平台擁有直觀的可視化界面，即使沒有深厚的編程基礎，業務人員也能夠輕鬆地創建自動化工作流程，連接不同的應用程式和服務，例如郵箱、CRM系統、ERP系統、物流平台等。
對於每天奮戰在外貿第一線的業務助理來說，AI和自動化不僅僅是提升效率的工具，更是將他們從重複性、繁瑣的工作中解放出來，讓他們能夠將更多精力投入到更具創造性和戰略性的任務中，例如深入了解客戶需求、拓展新的市場機會。
外貿跟單的進化已然開始。擁抱自動化，讓AI成為你的得力助手，才能在外貿的賽道上跑得更遠，贏得未來！
