什麼是RACI矩陣？定義、如何使用及範例分享

在專案管理中，明確各參與者的角色和責任是確保專案順利進行的關鍵。 RACI圖表，作為一種直覺的責任分配矩陣，正是為此而生。本文將詳細介紹RACI模型的定義、使用情境、最佳實踐，並分享大量範例和範本。

Ⅰ. RACI模型的定義

RACI模型是用於明確組織變革或專案管理過程中不同角色和相關責任的模型。它透過四個字母（R、A、C、I）來代表四種不同的責任類型：

A（Accountable）：對任務負全責的角色，擁有最終批准或簽署的權力，確保任務得以進行。

C（Consulted）：在任務實施前或中提供指定性意見的人員，擁有完成專案所需的資訊或能力。

I（Informed）：及時被通知結果的人員，不必向其諮詢或徵求意見。

RACI模型

Ⅱ. 何時使用RACI圖

專案啟動時：從一開始就定義誰負責、誰負責、諮詢誰、誰知情，設定明確的期望和溝通管道。

複雜專案：當專案涉及多個團隊成員和利害關係人時，RACI圖表有助於簡化複雜性，實現順暢的協調並減少混淆。

組織變革期間：在重組或人員調動期間，RACI圖可保持角色清晰，提供穩定性，並使新的團隊成員與專案目標保持一致。

敏捷過渡期間：RACI圖有助於闡明敏捷過渡期間的角色和流程，與其他敏捷實踐結合使用，效果更佳。

Ⅲ. RAC I模型的最佳實踐

1. 明確專案目標與範圍

在專案啟動初期，明確專案的整體目標和預期成果，確保所有的專案成員對目標有共同的理解。同時確定專案涉及的具體任務、活動和決策點，排除與專案目標不直接相關的內容，維持RACI圖的簡潔性。

2. 識別所有相關角色

識別專案中的所有參與者，包括團隊成員、部門、利害關係人等，確保不遺漏任何關鍵角色。對每個角色進行簡要描述，明確其職責和權限，這有助於在分配責任時更加準確和清晰。

3. 整理專案任務與活動

根據專案目標，列出實現目標所需的所有任務或活動，確保任務描述具體、明確，以便於後續的責任分配。如果可能，確定任務之間的邏輯關係和執行順序，這有助於理解整個專案流程，並在RACI圖中更準確地表示責任分配。

4. 分配RACI責任

根據每個角色的職責和能力，將R、A、C、I四種責任類型分配給相應的角色。以角色為行，活動為列，繪製一個矩陣圖。在矩陣的交叉點處，依責任分配填入R、A、C、I字母。

RACI矩陣模板

分配原則：

每個任務或活動至少有一個「負責」角色。

每個任務或活動只能有一個「擔責」角色。

「諮詢」和「知情」角色根據實際需要確定，可以多個。

Ⅳ. 如何製作RACI圖？

很多工具都可以繪製RACI圖，這裡推薦ProcessOn ，這是一個線上圖表工具，內含大量專案管理相關圖表，可以參考或使用。

具體步驟：

1. 開啟ProcessOn官網，進入個人檔案頁，點選新建建立流程圖。

建立RACI矩陣→

2. 從左側圖形庫拖曳出所需的符號，可以使用矩形建立RACI圖框架，也可以點選左下方更多圖形，選擇表格，使用表格製作RACI圖。

3. 選擇圖形或單元格，頂部工具列調整顏色、字體等樣式，使用戶流程圖更加美觀易讀。

4. 完成繪製後，匯出為圖片或PDF格式，可以插入到企業文件中與團隊成員共用。也可以直接將流程圖分享協作給同事或客戶，以便團隊成員在線上查看或編輯。

Ⅴ. RACI圖表範例與模板

範例：假設我們有一個簡單的線上購物業務流程，涉及三個角色：銷售人員、經理和出貨員。以下是該業務流程的RACI圖表範例

線上購物業務流程-RACI圖

在這個範例中：

銷售人員負責輸入訂單和通知客戶。

經理負責審核訂單，並對輸入訂單活動負全責。

發貨員負責打包商品和發貨，同時需要及時被通知發貨結果。

RACI矩陣圖

RACI責任分配矩陣

以上範例和範本均來自ProcessOn模板社群。在專案管理中使用RACI模型將專案的責任分配情況以矩陣圖的形式呈現出來，使得團隊成員對各自的決策權和工作職責有清晰的認識，減少誤解和衝突，當需要做出決策時，團隊成員可以迅速找到擔責人，避免決策延誤或混亂。