用 AI 寫 Email：職場必備的 5 種信件模板＋語氣設計技巧
寫 Email 是現代職場的日常，但你有沒有曾經這樣想過？
- 明明有話要說，卻卡在「第一句要怎麼開場？」
- 花了 30 分鐘拼湊一封信，還是覺得語氣怪怪的
- 收件人沒回你，不確定是內容有問題還是語氣不對
如果你也有這些煩惱，不用自責。寫信是一種「可以模組化」的溝通任務，而這正是 AI 擅長的事。這篇文章，會教你怎麼用 AI 快速打底、寫出有你風格的 Email，節省時間、提升回覆率。
一、寫 Email 很花時間？你不是一個人
🔍 多數人的 Email 困境：- 不知道怎麼開場，容易兜圈子
- 不確定語氣會不會太強勢／太軟弱
- 格式混亂，影響專業度
- 害怕錯字或文法錯誤
📌 好消息是——這些都可以靠 AI 解決！
你不需要從零開始打字，只要給 AI 清楚的任務說明，它就能幫你產出一封邏輯清晰、語氣合適的 Email 草稿。
而且你可以進一步客製內容、調整風格，確保信件仍保有「你的聲音」。
二、你可以請 AI 寫的 5 種 Email 類型
這裡列出 5 種最常見的信件需求，搭配建議的使用情境與開場指令範例：
💡 小提醒：你可以加入更多資訊，例如「字數上限」、「是否要呼籲行動」，讓 AI 回覆更精準。
三、如何讓 AI 寫出「有你風格」的信件？
很多人第一次用 AI 寫信，犯的錯誤是：
❌ 只說「幫我寫一封信」，就交給它去猜
這樣得到的信件，不僅模糊、語氣可能還偏離原意。
✅ 正確做法：三句指令原則
每次請 AI 寫 Email，我都建議用這三個元素：
- 說明對象與目的
例：「我要寫給部門主管，請他核准新的專案預算」 - 指定語氣風格
例：「語氣希望正式但具體，避免太多寒暄」 - 提供情境背景
例：「我們已在上週會議中口頭討論過，這次是正式書面提出申請」
這樣的 Prompt，才能讓 AI 精準產出符合你需求的草稿。
四、Email 寫作小工具推薦
如果你經常需要撰寫信件，這些工具會是你的好夥伴：
🗂️ Notion Email 模板（免費下載）
我特別設計了一份 Notion 模板，內含 5 種職場常用 Email 範本，每封都可以自由切換語氣：
你可以快速複製 → 修改 → 發送，超級省時。
🛠️ Grammarly + ChatGPT 串用技巧
Grammarly 可以幫你修正文法與拼字錯誤，而 ChatGPT 幫你打草稿，兩者搭配使用，寫信效率直接翻倍。
推薦用法：
- 在 ChatGPT 產出初稿後，貼到 Grammarly 修正語病
- 或直接請 ChatGPT 審查語氣：「幫我檢查這封信是否太強硬？」
🔍 類似工具比較：Flowrite、Copy.ai、Ellie.ai
這些也是市面上常見的 AI Email 工具，各有特色：
但我會建議先從 ChatGPT 搭配 Notion 或 Gmail 使用開始，免費又彈性高。
五、結語：信件寫作不再卡關
Email 是溝通、協作、建立信任的重要工具。
但它不該成為你每天最大的煩惱。交給 AI 打底，保留人味與判斷力，就能寫出又快又好的信件。
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