用 AI 寫 Email:職場必備的 5 種信件模板+語氣設計技巧

更新於 發佈於 閱讀時間約 4 分鐘

用 AI 寫 Email:職場必備的 5 種信件模板+語氣設計技巧

寫 Email 是現代職場的日常,但你有沒有曾經這樣想過?

  • 明明有話要說,卻卡在「第一句要怎麼開場?」
  • 花了 30 分鐘拼湊一封信,還是覺得語氣怪怪的
  • 收件人沒回你,不確定是內容有問題還是語氣不對

如果你也有這些煩惱,不用自責。寫信是一種「可以模組化」的溝通任務,而這正是 AI 擅長的事。這篇文章,會教你怎麼用 AI 快速打底、寫出有你風格的 Email,節省時間、提升回覆率。


一、寫 Email 很花時間?你不是一個人

🔍 多數人的 Email 困境:

  • 不知道怎麼開場,容易兜圈子
  • 不確定語氣會不會太強勢/太軟弱
  • 格式混亂,影響專業度
  • 害怕錯字或文法錯誤

📌 好消息是——這些都可以靠 AI 解決!

你不需要從零開始打字,只要給 AI 清楚的任務說明,它就能幫你產出一封邏輯清晰、語氣合適的 Email 草稿。

而且你可以進一步客製內容、調整風格,確保信件仍保有「你的聲音」。


二、你可以請 AI 寫的 5 種 Email 類型

這裡列出 5 種最常見的信件需求,搭配建議的使用情境與開場指令範例:


💡 小提醒:你可以加入更多資訊,例如「字數上限」、「是否要呼籲行動」,讓 AI 回覆更精準。


三、如何讓 AI 寫出「有你風格」的信件?

很多人第一次用 AI 寫信,犯的錯誤是:

❌ 只說「幫我寫一封信」,就交給它去猜

這樣得到的信件,不僅模糊、語氣可能還偏離原意。

✅ 正確做法:三句指令原則

每次請 AI 寫 Email,我都建議用這三個元素:

  1. 說明對象與目的
     例:「我要寫給部門主管,請他核准新的專案預算」
  2. 指定語氣風格
     例:「語氣希望正式但具體,避免太多寒暄」
  3. 提供情境背景
     例:「我們已在上週會議中口頭討論過,這次是正式書面提出申請」

這樣的 Prompt,才能讓 AI 精準產出符合你需求的草稿。


四、Email 寫作小工具推薦

如果你經常需要撰寫信件,這些工具會是你的好夥伴:

🗂️ Notion Email 模板(免費下載)

我特別設計了一份 Notion 模板,內含 5 種職場常用 Email 範本,每封都可以自由切換語氣:

你可以快速複製 → 修改 → 發送,超級省時。

🛠️ Grammarly + ChatGPT 串用技巧

Grammarly 可以幫你修正文法與拼字錯誤,而 ChatGPT 幫你打草稿,兩者搭配使用,寫信效率直接翻倍。

推薦用法:

  • 在 ChatGPT 產出初稿後,貼到 Grammarly 修正語病
  • 或直接請 ChatGPT 審查語氣:「幫我檢查這封信是否太強硬?」

🔍 類似工具比較:Flowrite、Copy.ai、Ellie.ai

這些也是市面上常見的 AI Email 工具,各有特色:


但我會建議先從 ChatGPT 搭配 Notion 或 Gmail 使用開始,免費又彈性高。


五、結語:信件寫作不再卡關

Email 是溝通、協作、建立信任的重要工具。

但它不該成為你每天最大的煩惱。交給 AI 打底,保留人味與判斷力,就能寫出又快又好的信件。

📎 免費下載資源


點這裡取得: 《AI Email 指令表+5 種範本 Notion 懶人包》 👉



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哈囉!我是牧牧, 我是一位成長曲線管理師,也是一名數位創作者。我的熱情在於將複雜的知識變得簡單易懂。 在這裡,我會用最親切的方式,分享專業的兒童成長管理秘訣,並拆解各種 AI 工具與數位技巧,讓您能快速上手,實際應用。無論是為孩子打造健康基石,還是提升數位效率,我都希望能成為您實用且可靠的夥伴。
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