專案充滿不確定性，一個潛在的風險可能會讓整個專案脫軌。同時，如果我們交付的產品不符合預期，專案的成功也將大打折扣。這就是為什麼風險與品質管理是每個專案經理都必須掌握的技能。
1. 專案風險管理
專案風險是指一個可能發生，並對專案目標（如時程、成本、範疇或品質）產生負面或正面影響的不確定性事件。
步驟一：風險識別 (Identify Risks)
這是風險管理的第一步，目標是找出所有潛在的風險。
- 方法：
- 腦力激盪：與專案團隊、利害關係人共同討論。
- 文件審查：回顧過去專案的經驗教訓、專案計畫、合約等。
- 專家訪談：向有經驗的專家請教。
- 成果：風險清單（Risk Register）。這份清單會記錄每個風險的描述，例如：「由於關鍵技術人員離職，專案時程可能延遲一個月。」
步驟二：風險分析 (Analyze Risks)
一旦識別出風險，我們就需要對其進行分析，以確定哪些風險最值得關注。
- 定性分析：評估風險發生的機率（Probability）和發生的衝擊（Impact）。
- 工具：機率/衝擊矩陣（Probability/Impact Matrix）。將風險分類為高、中、低等級。例如：高機率/高衝擊的風險應優先處理。
- 定量分析：對高風險項目進行數值分析，估算其對專案的財務或時程影響。
步驟三：風險應對規劃 (Plan Risk Responses)
針對分析後的風險，制定應對策略。
- 應對負面風險（威脅）的策略：
- 迴避 (Avoid)：改變專案計畫，以完全消除風險。例如：放棄使用不熟悉的新技術。
- 移轉 (Transfer)：將風險的後果與責任轉移給第三方。例如：購買保險或外包給專業廠商。
- 減輕 (Mitigate)：採取行動降低風險發生的機率或衝擊。例如：增加額外測試以減少程式錯誤的風險。
- 接受 (Accept)：當無法或不值得採取行動時，選擇接受風險。可以設定應急儲備金以應對。
- 應對正面風險（機會）的策略：
- 開發 (Exploit)：採取行動以確保機會發生。
- 分享 (Share)：與第三方合作，共同把握機會。
- 強化 (Enhance)：增加機會發生的機率或衝擊。
- 接受 (Accept)：不需要採取任何行動，順其自然。
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2. 專案品質管理
專案品質管理包含所有確保專案滿足相關品質標準的流程。這不僅僅是交付一個沒有 Bug 的產品，更是要確保產品能滿足客戶的實際需求。
步驟一：品質管理計劃 (Plan Quality Management)
- 目的：定義專案團隊將如何實施品質政策。
- 關鍵內容：
- 品質標準：專案需要滿足哪些標準？例如：應用程式的載入速度必須在 3 秒內。
- 品質指標：用什麼來衡量品質？例如：每千行程式碼的缺陷數量。
- 品質保證與控制的流程：如何進行品質檢核？
步驟二：品質保證 (Quality Assurance, QA)
- 目的：確保專案流程與方法是正確的，以預防錯誤的發生。
- 活動：
- 流程審查：定期檢查專案的開發流程是否符合標準。
- 流程改進：根據審查結果，不斷優化工作流程。
- 內部稽核：確保專案團隊遵守組織的品質政策。
- 重點：品質保證是「預防性的」，它關注於「如何做」，以確保「做對的事情」。
步驟三：品質控制 (Quality Control, QC)
- 目的：檢視專案的可交付成果，以確保其符合品質標準。
- 活動：
- 測試：例如：軟體測試、功能測試。
- 檢視與審查：審閱文件、設計稿等。
- 檢查：檢查產品是否符合規格。
- 重點：品質控制是「檢測性的」，它關注於「結果」，以找出「做錯的事情」。
