如何成為時間管理大師？分享我的高效工作法則！

矮袋鼠

發佈於社會新鮮人

2025/10/26 更新2025/10/07 發佈閱讀 6 分鐘

前言

不管是就學期間還是出了社會，事情總是一直變多甚至壓得人喘不過氣。
但是每個人的時間就只有這些，正因如此時間管理是每個人必須面對的課題。

上了大學後我一直去學習如何時間管理，
漸漸地我能清楚知道要做什麼、何時做、為何而做，
避免被瑣事牽著走，也能專注在真正重要的事上，所以今天想來分享自己的一些小心得！

一、開始規劃（制定行事曆）

接收到新任務時馬上把它填進行事曆
即使是小事，但小事一多會很容易疏漏，讓一件小事變得很麻煩
所以一開始雖然要花時間寫在行事曆上卻是省時間的一種好方法！
拆解目標
如果是大事可能會因為相當費神、需要規劃而想要拖延或是完成不了
建議可以將一件大事分成不同階段訂定目標，例如是10/31要報告，可以定
10/10想好主題（第一週）、
10/17找好資料討論(第二週）、
10/24完成簡報（報告前一週）
將要做的事拆解會讓每件小事更簡單，
比較不會想要拖延，也能知道這件事情時間上是否會太趕
預留時間
可以在表定時間之前給自己定預留的時間，
例如10/5要交資料，可以在10/3寫繳交資料（備註10/5)，將事情提早幾天完成
規劃當天完成事情的順序
事情很多，會有輕重緩急之分，也要考量到精力有限的情況下怎麼做最有效率，
安排時可以參考以下兩個法則：
- 艾森豪矩陣（緊急 / 重要法則）

將事情分為四象限
優先處理「重要且緊急」的任務，然後安排「重要但不緊急」的部分

- 能量與專注度曲線
  把需要高專注力的任務（如決策、創作或分析）放在自己最清醒的時段，
  而將例行或行政性的工作放在精神較低的時間
持續調整計畫跟目標
- 設定可見的進度標記、紀錄時間
- 了解自己需要多少時間完成，幫助下一次安排時間
- 審視今天規劃的事情完成的如何，執行PDCA循環不斷優化

Plan（計畫）
→Do（執行）
→Check（查核）
→Action（行動）

高效學習

知識輸入
- 推薦用「主題式筆記」，不管你在什麼時候學到的知識，
  把相同主題的知識歸類在一起，讓同類型的知識打破時空上的限制而統整在一起!
  這樣一來，在讀筆記的時候就能夠對這項知識了解得更透徹、更有印象
- 筆記常見的錯誤方式
- 1. 重複紀錄且缺乏連結(同類型知識之間少了連結的話，之後將對這項知識毫無印象)
  2. 要用的時候找不到(所以建議用電子筆記，有搜尋功能)
  3. 找到後看不懂
- 我的方法：使用 Notion
  他可以設定雙向連結同類型的知識，省去花時間找筆記的麻煩
  大學時我會用Notion統整老師每堂上的東西
  如果下學期講到相似概念時我就能把它用同步區塊結合兩堂課的知識
  把這部分的知識、細節都歸納好！
間隔複習
利用「間隔重複（Spaced Repetition）」技巧，把複習分散在不同時間點進行，
讓知識在記憶曲線下降前被喚起，逐步轉為長期記憶。
輸出知識
- 被動閱讀或重抄筆記不會幫助學習，應該用「輸出導向」的方式
- 例如在看完一段內容後立刻用自己的話總結、畫思維導圖、或嘗試教給別人
- 費曼學習法：讀完一章或是一課時將書本蓋起來，試著把剛剛讀進去的講出來
  如果能夠順著理解的內容有條理地講出來就代表你真的讀進去了！
  相反的如果講不出來就要去調整或是再讀一次

高效工作

時間安排
可以參考適合自己的工作法：
- 15分鐘工作法：完成15分鐘獲得第一個成就感，把事情分成小項目(15min )去完成
- 番茄工作法：工作25分鐘間隔5分鐘，做完25分鐘把完成的事項打勾
- 90+30交替學習法：45-90分鐘休息，10-15分鐘
地點安排
- 圖書館、自習室、咖啡廳：不會被干擾的環境
- 家裡：將生活區域、工作區域分開
  安排一個讀書區，而睡覺、休息就在床上
  幫助自己進到讀書區就是認真做事
  躺到床上也能很自然地好好休息
改變任務種類
1. 文字、圖像交錯（例如完成會議文件、製作簡報）
2. 圖像、抽象交錯（例如分析企劃方案、發想企劃主題）
3. 愛好、興趣穿插
如何擺脫拖延症？
可以先試著思考自己為何想拖延再來思考解決方式
1. 枯燥乏味
  →讓事情變得比較有趣（例如：邊做邊聽podcast ）
  →調整「對任務的感受」而非硬逼自己
  （例如對這件事的看法把「必須做」變成「我選擇要做」）
2. 太難了會讓人不想做
  →「降低啟動難度」，把任務拆成小步驟
  （例如「只打開文件」、或「先設定五分鐘計時器」，讓自己輕鬆跨出第一步。
  行動本身能減少焦慮，而開始做後續也能自然而然的完成。
  → 請教專家，看是否有更簡單的方式或是知道過程會遇到什麼問題不至於手足無措
3. 耗時費神
  →先做最簡單的第一件事（拆解任務）
4. 沒有條理不知道該怎麼做
  →建立參考資料會更有方向
5. 設定目標太模稜兩可（例如我要變健康）
  →列出想要的目標、做的事（每天喝水1500ml/減重到50公斤）

高效休息

身體上的休息
主動休息：拉伸或是深呼吸
被動休息：晚上休息跟午休
精神上的休息
精神疲勞可能源自於腦子停不下來：糾結為什麼做了那件事、蹦出的新想法
可以準備備忘錄先把還沒完成的事情寫下來，想法源自於菜格尼克效應
：把事情寫在紙上彷彿讓未完成的事情有一個交代讓腦袋暫時放下他
安排能讓大腦和身體真正恢復的活動，而不僅是單純停止工作
比如短暫休息時，我會離開工作環境，做伸展、深呼吸或短距離散步，
讓眼睛、肩頸和心情得到放鬆
注意不要滑手機！！因為無腦滑手機，大量資訊進入腦中，
你以為得到休息但大腦根本還在強力運作，滑完只會更累