開完會後，你只會請 AI 整理重點嗎？那只是最基礎的 1％ 技巧。

你的會議記錄只是流水帳?用「三層次提示詞」把 AI 變成你的戰略分析師！

會議錄音真正的潛力，是成為你的戰略資料庫。讓 AI 幫你「預測風險」、「讀懂人心」、「優化團隊協作」，而不只是記錄後追蹤。

這篇文章會完整拆解會議前、會議中、會議後三個階段，告訴你如何在每個環節，善用 AI 來輔助會議進行與提煉內容，建立好用又聰明的團隊知識庫。

這篇文章適合誰?

• 經常需要主持會議、整理會議記錄的管理者
• 想用 AI 提升會議記錄效率，但不知從何開始的人
• 覺得 AI 整理的會議記錄太表面，想要更深入分析的人
• 需要建立團隊知識庫，讓會議記錄可以重複使用的人

你會學到什麼?

• 完整的會議記錄流程：從會前準備、會中主持到會後整理
• 如何選擇錄音轉文字工具：MacWhisper、Memo AI、Gemini、NotebookLM 的差異與應用
• 三層次會議記錄提示詞：讓 AI 從「會議摘要」升級為「戰略洞察」(可直接複製使用)
• 講者分離技巧：如何讓 AI 清楚辨識每個人的發言
• 知識庫建立方法：如何用 NotebookLM 讓會議記錄變成可搜尋的知識資產
  

善用工具，讓會議記錄可以變成團隊資產

為什麼要花這麼多時間整理會議記錄?

很多人整理會議記錄，只會列出重點和待辦事項就結束了。但我認為，真正有價值的不只是「結論」，更重要的是「過程」。

我更在意的是：

• 共識是如何凝聚的
• 決策背後的思考邏輯
• 各方的立場與心態

這些隱性知識才是最有價值的內容，而且往往是 AI 整理不出來的細節。

讓 AI 做它擅長的，你做 AI 做不到的

以前我聽過一個故事：一位國外超有名的婚攝大師，他常常讓徒弟當「主攝」去拍流程裡必須有的畫面。而他自己只當「副攝」，這樣才有空去拍容易被忽略，卻是最動人的瞬間。

同理，現在我做會議記錄時，既然有錄音可以給 AI 整理，那我就把心力放在「AI 抓不到的小細節」：

• 大家的表情跟反應
• 關鍵轉折點(比如原本沒共識，是誰說了哪句話才破局?)
• 意願與情緒(有人熱情投入，有人只是勉強配合，這就是後續該關注的隱憂)

面對新的夥伴或新的專案時，這些訊號往往比結論更關鍵。

完整流程概覽：會議記錄三階段

我的會議記錄流程分為三個階段：

1. 開會前準備：用 AI 做會前風險評估，選擇合適的錄音環境
2. 開會中主持：有意識地唱名、標記重點段落
3. 開會後整理：講者分離 → 三層次整理法 → 建立知識庫

接下來我會詳細說明每個階段的執行重點。

給大家參考一下我的會議流程圖

第一階段：開會前準備

用 AI 做會前準備

重要的會議開始前，我會先把相關資料整理好，交給 AI 做會前分析。

我會準備這些資料：

• 這次會議要討論的內容、簡報或企劃書
• 與會人員的背景資料(職位、專業領域、過去的合作經驗)
• 之前相關會議的記錄(如果是延續性議題)
• 目前專案的進度和遇到的問題

然後請 AI 幫我做三件事：

1. 目標對齊：檢查短中長期目標是否一致，各方期待是否有落差
2. 風險評估：指出可能的衝突點、資源不足或時程問題，並提出解決方案
3. 真實需求分析：從資料中判斷各方真正在意的是什麼，而不只是表面說的

這個步驟能幫我在會議前就先釐清：會議的真正目標是什麼、可能會遇到什麼問題、有哪些風險需要注意、哪些話題可能比較敏感需要小心處理。

有了這些準備，開會時就能更有方向，也更容易引導討論往建設性的方向走。

延伸閱讀：如果你想了解更詳細的會前準備方法，包括「遠中近目標對齊法」和「合作對齊提示詞」，可以參考我寫的這篇文章：一人公司必學的合作技巧：用 AI 做好會前準備，避免合作踩雷

選擇合適的錄音環境

對於重要或高價值的會議，錄音環境的選擇會直接影響後續整理的效率。

線上會議：使用 Google Meet 或 Zoom 的錄影功能。Zoom 付費後還可以開啟「分軌錄音」，讓每個人的發言獨立成一個音軌，方便後續辨識講者。

也可以推薦 OBS 螢幕錄影，所有的線上會議、線上課程等，包括跟對方用 Line 連線也能錄音、錄影。

如果對方習慣用 Line 溝通，重要的電話我也是會使用電腦連線，開 OBS 錄音。

實體會議：我會建議租借小型會議室，像小樹屋這類空間。3-4 個人分攤費用，其實跟去咖啡廳差不多，但安靜的環境對錄音品質影響很大。

為什麼安靜環境這麼重要？因為背景雜音會大幅降低語音辨識的準確度，後續校正的時間成本會增加很多。

常開會推薦買支錄音筆，用手機錄音很常會因為要查資料，或者拍簡報畫面而中斷錄音。錄音筆推薦買基本功能，錄音錄得清楚的就好了，因為我推薦轉存到電腦後，再用AI去處理，精準度會更高。

如果是有簡報畫面，也可以直接整場手機錄影，雖然後續整理會比較麻煩，但是至少多個畫面方便對照查詢。

若使用頻率不高，那手機內建錄音就很好用了，現在很多手機也內建錄音直接轉出文字的功能。

第二階段：開會中主持

記得錄音並告知

錄音是整個流程的基礎。開會前記得先告知與會者並取得錄音許可，必要時粗略紀錄要點，比一群人傻傻錄音卻都沒記重點要好。

有意識地「唱名」

在會議進行中，主持人可以刻意唱名，幫助 AI 更容易辨識發言者：

• 「接下來請星星發言」
• 「謝謝江江的分享，另外某某有什麼要補充嗎?」

這樣做可以讓會議記錄的脈絡更清晰。

標記重點段落

當個稱職的會議主持者，必要時跑題就提醒大家回到會議議程。同時，主持人可以直接對著錄音說：

• 「我總結一下剛剛的重點」
• 「現在要進入新主題」
• 「以下為代辦事項」

這些標記會讓後續整理更有效率。

記錄 AI 看不見的細節

如果你在會議中負責做記錄，既然已經有錄音和簡報資料，那就不用浪費時間抄寫那些已知的內容。這些AI 都能自動整理出來。

你應該把精力放在記錄「AI 整理不出來的細節」：

記錄隱性資訊：

• 誰對某個提案特別積極或保留
• 哪句話讓原本僵持的討論有了轉機
• 誰的態度前後有變化
• 哪些話題大家刻意迴避或帶過
• 註記各方立場
• 畫簡單的心智圖，把你理解的架構和脈絡記下來

這樣做的好處是，會後整理時，你可以把這些觀察和你畫的心智圖一起提供給 AI，請它依照你認為的脈絡和重點，加上這些隱性知識，重新整理會議記錄。這樣產出的會議記錄會比單純讓 AI 自己判斷來得完整且精準。

第三階段：開會後整理(重點)

這是整個流程中最關鍵的部分。很多人會議開完就結束了，但其實會後整理才是決定會議價值的關鍵。

步驟一：取得「講者分離」的逐字稿(關鍵基礎)

沒有區分發言人，後續的深度分析都是空談。

混在一起的逐字稿只是一鍋「資訊大雜燴」，唯有區分發言人，你的分析才能從「會議摘要」升級為「戰略洞察」。

這讓你能明確分析：每個人的立場、需求、目標、責任，以及團隊共識是如何一步步形成的。

AI 錄音轉文字工具選擇：快速對比表

推薦工具(以下皆有免費版本)

MacWhisper - Mac 系統推薦

• 有時間戳記功能，適合影片字幕
• 本地端運算，敏感或機密資料可放心使用
• 可以辨識講者，適合多人會議
• 沒有時間長度，影片大小的限制
• 缺點：會出現同音異字的錯誤辨識
• 價格：截至2025-11月是 59 歐元，一次性購買可永久使用

MacWhisper 可以區分講者，也可以產出準確的時間碼，做SRT字幕

Memo AI - Windows、Mac 皆可用

• 跨平台支援，同樣支援講者分離功能

另一款本地端的語音轉文字的 Memo AI ，一樣功能強大，免費可用喔！

Gemini 2.5 Pro

• 能做說話者分辨(聲紋/說話人分離)
• 偏向「逐段稿」，會自動整理語意、段落清楚
• 建議 2 位發言者為限，人太多會混亂
• 閱讀性與可讀摘要好，減少後續人工整理量
• 影片太長，比如超過一小時會無法上傳，建議要自己剪切成半小時左右的段落
• 如果你在會議中有「唱名」，例如：「接下來請江江發言」，AI 會更容易正確區分講者

Gemini 講者分離提示詞 ( 2 位發言者適用)：

請幫我將這段錄音轉成逐字稿，並區分兩位發言者。

講者背景資訊(請依實際情況填寫):
- 講者 A:[姓名/角色,例如:江江教練、某公司的執行長、男性]    
- 講者 B:[姓名/角色,例如:星星、某協會的秘書長​、女性]

整理要求: 
1. 依照聲紋特徵和背景資訊區分兩位講者
2. 保持對話的時間順序 
3. 自動整理語意,讓每段發言都是完整、通順的段落 
4. 如果某段發言無法確定是誰說的,請標註「講者不明」 

[上傳你的錄音檔]

NotebookLM

• 辨識準確度高，文字錯誤較少
• 產出較原始的逐字稿，通常沒有分段與說話者標記
• 快速生成會議草稿，適合不需要時間戳的場景
• 單個檔案大小不得超過 200MB，如果是影片，建議獨立轉出音檔再上傳

NotebookLM 有單個檔案大小不得超過 200MB 的限制

根據不同情境選擇工具組合

情境一：一般會議

1. 把語音丟到 NotebookLM，生成逐字稿(快速草稿)
2. 同一段語音再丟給 Gemini，生成逐段稿並分辨講者
3. 交叉比對兩份稿(NotebookLM 給原始文字;Gemini 給可讀語意，互補驗證)

情境二：非常重要的會議或文件

1. 用 MacWhisper(本地)生成含時間碼精準逐字稿
2. 再用 Gemini 生成逐段稿與講者分離結果
3. 交叉比對，必要段落做人工校驗(時間軸作為可追溯的證據;Gemini 提供語意結構，降低誤判風險)

情境三：影片字幕(需保留時間碼)

1. 用 MacWhisper 產出含時間戳的逐字稿
2. 把稿(含時間碼)丟給 Gemini，並提供場景簡介與關鍵詞，請AI自動校正
3. 要求保留時間碼、僅校正同音異字與辨識錯誤

步驟二：用「三層次會議記錄整理法」(附提示詞)

取得逐字稿後，接下來就是整理分析的階段。這套方法能讓你從「會議記錄員」升級成「策略分析師」。

為什麼需要「三層次」?

大部分人整理會議記錄時只會做摘要，但這樣很難看出會議的真正價值。三層次整理法能幫你全面掌握會議內容：從基礎資訊到深度洞察，確保重要的隱性知識不會流失。

三層次提問法的核心邏輯

這套邏輯分成三個層次，對應不同的知識深度：

第一層：基礎知識(Know What) 會議討論出的重點結論與待辦事項、誰要做什麼、截止時間、負責人。

第二層：流程與步驟(Know How) 梳理整場會議的脈絡、描述討論是如何展開、彼此的立場跟需求、提出了哪些觀點、雙方如何一步步取得共識。這層強調「過程」與「關鍵轉折」。

第三層：洞察與策略(Know Why) 用專業顧問的方式，從中立的第三者立場給出分析，包括：當下現場有沒有可補充、可引導之處、是否有一些盲點、風險沒注意到、若下次再開會該怎麼討論。

如果想瞭解更多「三層次提問法」的應用，可以參考我寫的這篇文章：用「三層次提問法」面試 AI。

會議記錄三層次提示詞(可直接複製使用)

以下是我實際使用的提示詞，你可以直接複製使用：

請你依照此次會議主題、關鍵字自動校正文字，
並以三層次整理法，幫我整理會議記錄逐字稿

本次會議主題、關鍵字：XXX、XXX

第一層 基礎知識：
把本次會議討論出的重點結論與待辦事項列出來，方便後續執行與追蹤。

第二層 流程與步驟：
梳理整場會議的脈絡，描述討論是如何展開、彼此的立場跟需求，
提出了哪些觀點、雙方如何一步步取得共識。
這層強調「過程」與「關鍵轉折」。

第三層 洞察與策略：
用專業顧問的方式，從中立的第三者立場給出分析，包括：
- 當下現場有沒有可補充、可引導之處
- 是否有一些盲點、風險沒注意到
- 若下次再開會，請建議可以怎麼討論，
	以確保大家能夠對齊目標與執行方式，
	並且可以釐清權責的分配與注意風險。

以下為會議記錄逐字稿：XXXXXXXXXXX

步驟三：交叉驗證與持續優化

用三層次提示詞整理完會議記錄後，還有兩個重要的步驟。

交叉驗證(針對重要會議)：如果是至關重要的會議，我建議分別請兩款 AI 提煉會議重點。例如，先把 ChatGPT 的結果丟給 Gemini 說：「這是另一個 AI 的版本，請幫我參考一下有沒有重點遺漏，並重新統整。」

如果某個細節真的是關鍵重點，很難會被兩個不同模型的核心邏輯同時忽略。

另外有時候還可以指定一些專業框架來做分析，比如幫我用 SOWT分析優劣，或者使用 OGSM設定目標等等。

分析後，我會花點時間反思：會議是否達成預期目標？有哪些地方可以改進？下次會議要注意什麼？這個反思很重要，可以幫助你持續優化會議流程。

第四階段：執行追蹤與知識庫建立

會議記錄整理完不是終點，重要的是後續的執行追蹤和知識活用。

執行後的工作報告

依照會議結論和待辦事項，我會整理成不同格式的工作報告，依照不同對象的需求產出課綱、企劃書、行銷文案等。這些報告會成為下次會議前準備的重要參考資料，形成一個良性循環。

用 NotebookLM 建立可搜尋的知識庫

整理好的會議記錄，我會存放在 Google 文件方便協作與分享，並匯入 NotebookLM 建立團隊資訊平台。

NotebookLM 有個很方便的功能：當你匯入 Google 文件後,如果文件內容有更新，NotebookLM 可以手動同步最新版本。團隊成員在 NotebookLM 查詢時就能看到最新的內容。

這樣做大幅降低了協作門檻：專案經理只要負責在 NotebookLM ，設計好知識庫的架構和分類，其他夥伴只需要會在 Google 文件更新內容就行了。不需要每個人都學會操作 NotebookLM，也不用擔心版本不一致的問題。

NotebookLM 的優勢在於，你可以把相關主題的多份會議記錄一起匯入，讓它成為專案專屬的 AI 助理。這樣不只是自己可以統整資訊、隨時提問、交叉比對不同會議的內容，其他夥伴也能快速查詢歷史紀錄和決策脈絡。

如果是系列會議或長期專案，記得特別註記日期、參與者、主題標籤，方便日後搜尋。

建立可重複使用的會議知識資產

透過這套完整流程，不只是做好一份會議記錄，更是在建立可以重複使用的知識資產。

記住三個關鍵原則：

1. 讓 AI 處理它擅長的結構化整理
2. 你專注在 AI 看不見的細節：立場、情緒、轉折、未說出口的重要訊號
3. 建立循環：每次會議的產出，都成為下次會議的輸入

這才是真正有價值的會議記錄系統。

會議錄音真正的潛力，是成為你的戰略資料庫，幫你「預測風險」、「讀懂人心」、「優化團隊協作」。開始用這套方法，讓每一場會議都成為你的知識資產。

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