這篇文章適合誰？
- 經常需要交代工作、培訓新人的管理者
- 覺得AI產出總是不符合期待，想知道問題出在哪裡
- 想建立可重複使用的工作流程和標準
- 跟AI聊天可以，但導入實際工作流程就傻眼
- 願意花時間把工作經驗和判斷標準，整理出來的人。
我在幫不同組織導入AI應用的過程中，發現了一個很普遍的現象：
很多有管理經驗的人，很會交代員工做事，可以講得鉅細靡遺。但跟AI說話的時候，卻只用簡單幾句話帶過。問題不在AI聽不懂，而是我們根本沒把話說清楚。
為什麼會這樣？
即便他們可能天天在用AI，甚至對數位工具很熟悉，但問題就出在認知上把AI停留在「工具」，而不是一個可以交代任務的夥伴。
這裡說的「夥伴」，不是說要把AI當成有感情有智慧的活人，而是指工作模式上的分配對象。他們認知裡面，就是沒有「我可以把一個任務交代給AI」這個概念。
這造成了一個很明顯的對比：他們交代人做事時，可以講得鉅細靡遺。但交代AI做事時，指令卻極其簡單。
我舉兩個實際案例來說明。
實際案例一：簡報的使用
討論重要企劃時，記得要錄音呀！最好選在安靜的房間、會議室，才不會被干擾。
協會會長或中小企業老闆，最重要的工作之一就是整合資源、對外談合作。
他們跟業務交代時，會這樣說：
「你看到某某人的時候，或是去到某個領域、看到什麼樣的環境，其實你就應該從這幾份簡報裡面拿哪一份。你甚至可以看情況，在怎樣的情況下，可以從這份簡報的第五頁開始講起。如果客戶有疑問，不信任我們的時候，你有沒有看到另外一份簡報？那份簡報的某一頁就在講這件事情，講得非常清楚。」
他們會把這些簡報在什麼時候、面對什麼樣的對象、遭遇怎樣的情境、想達成什麼目標時可以怎麼用，講得頭頭是道，一口氣講一兩個小時。
但跟AI講的時候：「幫我生簡報。」 就這樣簡單一句而已，AI產出來的東西當然就會非常不精確。
案例二：企劃書撰寫
我最近蠻常跟一些導覽組織合作，有一次，我看到一個很有趣的場景。一位主管正在跟導覽員討論一場導覽活動的企劃，聊了半個多小時。
他們討論受眾是誰，老人、小孩還是年輕人？這條路線要講深度的文化故事，還是輕鬆好玩就好？大家是想聽導覽，還是想找美拍景點？哪些點要選進來，路線怎麼走才順？整個討論過程充滿了他的經驗判斷，非常細膩。
討論完，他轉過來跟我說：「你看，每次規劃導覽路線，我都要這樣慢慢講、慢慢寫，AI都不知道這些細節，沒辦法幫我啊。」
這就是我看到的惡性循環：他們覺得AI聽不懂、很難用，所以就不想跟AI溝通，繼續只跟人溝通。
但其實問題的核心，就是他們從來沒有把「腦子裡的東西」，清楚的告訴AI。
我就跟那個主管說：「對啊，因為你剛剛講的那些，你都沒跟AI說過呀。你下次交代夥伴的時候，把它錄下來，轉成逐字稿慢慢整理，AI就會越來越懂你了。」
（本文後半段會附上範例，說明怎樣才叫清楚喔！）
這張是我跟星星去淡水刊景時拍的，夕陽時分的金色水岸
解決方法：錄音
我的建議是：反正都要教人了，都要講細節了，那我們就順便錄音。大家可以想像，我們在教人的時候，同時順便教 AI，讓它旁聽。
不過我要先提醒，錄音很簡單，但後續整理跟校正其實蠻耗時的，所以在開始之前，要先想清楚：這個任務會不會重複出現？
值不值得做？重複性任務的投資報酬評估
如果這東西真的就只用這一次，那不值得花時間整理。但如果符合以下條件，就很值得投入：
- 這個任務會頻繁重複出現（每週甚至每天都會遇到）
- 有固定的內容可以累積（像前面提到的簡報使用場景、導覽路線規劃）
- 會有多人需要用到這些標準
- 工作中會反覆遇到類似的情境或對象
這裡有個時間成本的概念：整理一次資料可能要花你3小時，但如果之後每人、每次使用都能省下半小時，那大概6次就回本了。我會建議看3個月內能不能回本，因為AI工具和方法更新得太快，你現在整理的方式，可能幾個月後就有更好的做法了。
就像導覽組織的例子，他們在地就固定有20個導覽點，每個月可能要規劃好幾條不同的路線，或者針對不同族群、活動去想企劃、行銷文宣。這種情況下，把基本資料整理好一次，之後每次規劃都能用，3個月內可回本，那就很值得。
但如果累這一次之後用不太到，那就算了。
如果值得做，那要怎麼錄音？
環境選擇：找一個安靜的會議室。如果你正要討論比較重要的企劃，強烈建議找安靜一點的空間。最不建議的就是在星巴克這種吵雜的地方錄音，旁邊路人的對談會讓AI轉錄時很容易搞混。
最簡單的錄音工具選擇：
- Phone 12 或以上機型，記得升級至 iOS 18.4 或更新版本，內建的「語音備忘錄」就可以直接轉逐字稿
- 安卓手機：部分機型也有內建轉錄功能（如Google Recorder）
如果手機沒辦法直接轉錄，可以用錄音檔上傳到AI工具再轉，如果你有助理，也可以請助理操作錄音和初步整理。
針對語音轉逐字稿的AI工具選擇跟操作，我會另外再寫教學文章喔，有興趣的記得追蹤我。
給AI的指令
錄音完、轉成逐字稿之後，可以這樣跟AI說：
這是我在交代工作時的完整對話逐字稿。請幫我依照以下原則整理：
判斷標準：什麼情況下該怎麼做？執行步驟：每個步驟要注意什麼？決策邏輯：我是基於什麼考量做判斷的？應對方式：遇到不同狀況時該怎麼處理？
請整理成讓新人或AI都能照著做的任務手冊，包含判斷標準、執行步驟等完整SOP
不求做到100分，至少讓它有一個依據，可以快速做到60分。AI生成出來之後，你再修改一下，其實這樣就已經省事很多了。
資料要如何整理？兩個實際案例
但如果你想要做得更好，讓AI的產出可以到80分、90分，那就需要準備更詳細的任務手冊。但到底要多詳細？這取決於我們希望AI做到哪些事情，以及什麼程度。
我用兩個實際案例來說明。
案例一：導覽路線規劃
某位導覽企劃者在規劃導覽路線的時候，大部分細節（地點順序、停留時間、故事重點）都只存在腦中。AI無法直接協助規劃，因為缺乏可參考的明確資料。
解決關鍵：把腦中的標準寫出來，整理成任務手冊，才能讓AI幫你。
可以這樣整理每個地點的資料：
1. 將討論內容具象化
與同伴討論時，將口頭規劃逐步記錄成文字：
- A景點與B景點之間需預留5分鐘移動時間
- 每個地點要標示主要故事主題（愛情、建築、歷史等）
2. 為每個地點建立屬性欄位
地點名稱，加上基本介紹與特色。可設定的屬性分項，建議以0到5分制，並明確定義每一分的標準：
- 文化深度：3分
- 親子同趣：4分
- 拍照打卡：2分
- 無障礙友善：5分（有電梯，輪椅可通行，全程多為平地）
無障礙友善程度定義範例：
- 5分：有電梯，輪椅可通行，全程多為平地
- 4分：大部分平坦，僅少數階梯且有扶手
- 3分：一般道路，有少量階梯或坡道，拐杖者需協助
- 2分：階梯多、行走距離長，不推薦行動不便者
- 1分：全程以樓梯、坡陡為主
- 0分：路況差又耗體力，如山路、土徑、碎石。僅推薦戶外運動愛好者
案例二：攝影師的外拍地點規劃
不同的工作性質需要不同的詳細程度。如果今天我的身分是攝影師跟攝影老師，我要規劃外拍地點，或是攝影工作坊的實戰外拍路線的話，那我的任務手冊的細節就會著重在攝影相關。那攝影這個欄位，就會在更細分。
只要這些地點的資料我記錄得越詳細（當然是以用的到的為主），之後不管是要規劃外拍路線，或是安排工作坊的上課地點，AI都知道該怎麼取捨。針對不同的主題、不同的工作、不同的活動，它就知道該選哪些地點、該怎麼排順序。
我會這樣整理每個地點的資料：
1. 拍攝時段
- 是早上好拍？中午好拍？下午好拍？還是黃昏特別美？
- 特別標註：正中午大部分戶外場景都不好看，所以如果有地方正中午還可以拍，我會特別列出來
2. 適合風格
- 活潑可愛、適合親子
- 浪漫唯美、適合情侶或婚紗
- 街拍風格，適合喜歡自然、隨性的人
3. 適合人數
- 個人寫真
- 小團體（3-5人）
- 大團體（十個人以上）
4. 特殊故事或含義
- 這個地點有什麼歷史背景或故事
- 曾經在這裡拍過什麼有趣的畫面
5. 拍攝難度
- 簡單：手機拍就可以，很簡單
- 進階：需要特殊拍攝技巧，例如小橋流水、瀑布需要慢快門＋腳架
6. 移動時間與距離
- 從停車處走到拍攝地點要走多久
- 各個拍攝點之間的距離和移動時間
例：這個點可以拍夕陽，從門口走過去要10分鐘，這10分鐘我可以邊走邊講夕陽拍照技巧（講5分鐘），再分享我在這邊曾經拍過的有趣畫。
把這些資料都整理好之後，當我要規劃攝影教學工作坊，AI便可以根據學員的程度和教學需求，挑選合適的地點。
淡水金色水岸，在夏季8-9月天氣好時，在傍晚五點半左右，可以拍到很美的水岸夕照，真的整個水岸都會被染成金黃色。
結語
我知道整理這些東西很瑣碎、很燒腦，也需要時間慢慢累積。
但換個角度想：你每天都在交代工作、培訓新人，這些話你本來就要說。現在只是多一個動作，把它錄下來、整理出來。累一次，之後就輕鬆了。
不用一次做到完美，從最常重複的任務開始，先整理一個就好。看到效果之後，你自然會想整理第二個、第三個。
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主題：從文件命名開始：讓 AI 也能讀懂你的文件
很多人說AI幫不上忙、生成的內容不夠好，問題往往是「資料整理」這件事。比如有些人準備的資料內容非常完整，但卻忘了註明這份資料是「要用在哪裡」、或是「給誰用的」。
講座的三個重點：
- 從命名與描述清楚開始：理解「後設資料」的重要性 命名不只是取名字，而是讓自己、夥伴、AI都能理解文件脈絡的方式。
- 在Google文件中建立檢索 讓內容更有組織、更容易被重組與應用。
- 資料整理到位後的應用 當資料清楚、有層次，AI才能真正協助規劃與延伸。
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