你有沒有這樣的時候？
待辦清單越寫越長，訊息一直跳、信件一直進來，你明明忙到沒時間喝水，晚上躺在床上卻突然冒出一句：
「我今天到底在忙什麼？」
如果你常有這種感覺，先跟你說一句：
這不是你的問題，這是「系統」的問題，
你不是不夠努力，你只是一直在用很吃力的方式工作而已。
今天這篇，我想用顧問的視角，結合《搞定！Getting Things Done》這本經典，
帶你看懂一件事：
時間管理，說穿了其實是「心智管理」。
真正要搞定的，不是行程表，而是你那顆永遠停不下來的腦。
一、問題不是你不會排時間，而是「大腦一直在當硬碟」
你有沒有這種狀況：
開會到一半，腦袋突然跳出：「啊，我還沒回那封重要簡訊！」
正在寫企劃，卻一邊掛念：「等一下要記得幫小孩繳學費。」
滑手機滑到一半，想到：「下週簡報的資料還沒整理。」
表面上看起來，是「事情太多」。
但底層真正困擾你的，是：
你的大腦一直在幫你「記東西」，而不是專心「想東西」。
我們常常拿大腦當硬碟在用，
塞滿了：工作專案、家庭雜事、帳單、夢想清單、未讀訊息、還沒追完的劇……
結果變成事情還沒開始做，人已經先被「還沒做完」的感覺壓垮。
《搞定》裡面有一句核心精神：
大腦是拿來「思考」的，不是拿來「記憶」的。
當你把所有事情都放在腦裡，
你就會永遠覺得：「好像哪裡還有什麼沒弄完。」
這就是為什麼你很難心平氣和，
因為你的心智系統一直在背景跑程式。
二、GTD 的核心不是快一點，而是「心靜如水」
很多人以為，《搞定》是在教你怎麼變成時間管理鐵人，事實上剛好相反。
作者 David Allen 想給你的，是一種狀態：
「Mind like water」心靜如水。
什麼叫心靜如水？
不是沒有事情，而是：
事情來的時候，你知道怎麼放到對的位置；
不會每件事都黏在你身上、卡在你腦裡；
你可以很放心地專注在當下正在做的那一件事。
聽起來有點抽象，沒關係，我們把鏡頭拉近一點，搞定本書用五個步驟，幫你做到這件事：
捕捉 → 理清 → 整理 → 回顧 → 執行
你可以把它想成一套「心智排水系統」：
雜物進來 → 先集中到水槽 → 分門別類 → 定期檢查 → 再決定今天要做哪一件。
接下來，我用比較生活化的方式，一步一步帶你看。
三、第一步：捕捉把事情從腦裡「請」出來
你可能也有這種感覺：
越忙越不敢停下來，越亂越不想面對。
但很反直覺的是，
真正讓你焦慮的，不是「事情很多」，
而是那些「說不上來、想不清楚，但一直掛在心上的東西」。
所以第一步叫「捕捉」：
把所有掛在你心上的東西，通通抓出來，丟進一個「收件匣」。
這個收件匣可以是：
一個筆記本（實體或數位）
一個 Evernote/Notion/ECC 純收集專用頁面
一個桌上的實體盒子
重點只有一個：
想到什麼，就先丟進去，不要在腦裡評價。
工作上：「要回客戶報價」「要跟團隊開例行會」「要改預算表」
生活上：「要跟爸媽吃飯」「要帶小孩打疫苗」「要換機油」
甚至：「我很想學日文」「我想明年去一趟日本自由行」
通通寫下來。
你會看到一個很有趣的現象：
當你真的把所有東西寫出來時，
你反而比較不慌了。
因為你會發現
原來我以為「一團亂」的人生，其實是「十幾二十件說得出來的事」。
那些「說不清的焦慮」，在這一刻，會被具象化，而這，就是心智開始安定下來的第一步。
四、第二步：理清——這件事「下一步」到底是什麼？
捕捉完，只是把垃圾集中到一個地方。
接下來真正有價值的，是「理清」。
你可以想像這一幕：
你坐在桌前，打開你的收件匣，
一次只拿起一張紙，問自己三個問題：
1. 這件事「需要行動」嗎？
2. 如果需要，它的下一步行動是什麼？
3. 它是「一下就能做完」，還是「需要多個步驟」？
如果 不能行動，有三種可能：
垃圾：直接丟掉
參考資料：以後可能會用到，歸檔
將來/也許：不是現在，但未來有可能想做（例如學西班牙文、寫書）
如果 可以行動，你再問自己：
「這件事 2 分鐘之內能做完嗎？」
能 → 立刻做完（2 分鐘原則，清空大腦最有效的武器）
不能 → 看要「委派別人」還是「之後自己做」
很多人累，是累在「決定不做決定」。
每滑過一次未讀訊息，每看到一次未回的信件，你的大腦就被迫重新啟動一次：「我要不要處理？要怎麼回？」
這就是所謂的「決策疲勞」。
所以搞定這本書的重點不是要你立刻做完所有事，而是：
每一件從收件匣拿出來的事，都要「決定它的下一步是什麼」。
不要再讓它回到收件匣裡，變成下一輪的焦慮來源。
五、第三步：整理——幫每件事找到「它的位置」
當你一件一件「理清」之後，
你手上會出現幾種東西：
需要你在某一天做的事（放行事曆）
需要你找時間做的事（下一步行動清單）
你已經丟給別人的事（等待清單）
需要多步驟的專案（專案清單）
不確定未來要不要做的（將來/也許清單）
純資訊（參考資料）
你可以用很簡單的方式開始：
行事曆：只能放「某天某時一定要做」的事
下一步行動清單：今天/近期可以選擇來做的
專案清單：需要多步驟的目標（例如：規劃新課程、品牌改版）
等待清單：已經丟給誰了、什麼時候要 follow
將來/也許清單：旅行、進修、想開的新專案
參考資料：純資訊，無需動作
你真正要養成的，是一個信念：
「我沒有忘記任何事，它們只是被放在對的位置，等我有空回來處理。」
當你開始信任自己的系統，
你的大腦就會願意「放手」，
不再逢人就說：「你等一下要記得OOO。」
六、第四步：回顧——你不回頭看，系統就會慢慢壞掉
這一步很多人會忽略，但其實是整套系統能不能活下來的關鍵。
所謂回顧，就是：
每天快速掃一次行事曆 & 今天的行動清單
每週一次「大檢查」：
專案清單有沒有更新？
將來/也許清單要不要調整？
有沒有卡在那裡、一直沒定義的東西？
你可以把它想成「心智復盤」：
就像下完一盤棋，重新走一遍，
看看哪裡下得好，哪裡可以更好。
回顧有一個很重要的心理效果：
它在教你的大腦：「放心，我有在管。」
當你的系統是「寫了就放著不管」，
大腦當然不信任，所以它會繼續在背景碎念：
「你真的有記住嗎？你真的會做嗎？」
但當你每週固定回顧一次，
系統就會變成一個你信得過的夥伴。
久而久之，你比較容易進入那種：
「事情很忙，但內心不慌」的狀態。
七、第五步：執行——選對當下「這一步」
很多人時間管理的焦慮，都卡在這句話：
「我現在到底該先做哪一個？」
搞定這本書給了三個很好用的判斷角度：
1. 情境：你現在在哪裡？手邊有什麼工具？
2. 可用時間 & 精力：你還有多少時間？狀態如何？
3. 優先順序：在這些選項當中，什麼是現在最重要的？
例如：
在通勤的捷運上，就不要逼自己寫完整企劃，可以改成回訊息、做簡單 review。
晚上已經腦袋快當機，就不要再硬啃深度工作，可以處理一些輕量行動。
這裡有一個很關鍵的轉念：
你真正能「管理」的不是時間，而是你此刻選擇做的行動。
時間會過去，但你做什麼，是你可以決定的。
當你有一份乾淨的「下一步行動清單」，
再加上這三個條件（情境、時間、精力），
你就比較能安心告訴自己：
「在這個當下，我已經做出了最好的選擇。」
而這種安心感，比「一天塞滿 24 小時的行程」重要太多。
八、真正要搞定的，是「還沒被定義的行動」
我們把鏡頭再拉遠一點。
很多創業者、主管、職場夥伴跟我說過一句很像的話：
「我覺得我快被生活淹沒了。」
但當我們一起把所有事情倒出來、拆解、定義下一步，通常會發現一件很反直覺的事：
讓你快喘不過氣的，
往往不是事情本身，
而是那些「說不上來但一直掛在心上的、
尚未被定義的行動」。
換句話說：
不是專案太多，而是沒有寫清楚下一步是什麼；
不是時間不夠，而是一直在跟腦中的「模糊焦慮」打架；
不是你不會規劃，而是你從來沒真正「把所有東西攤開來看」。
這套系統，厲害的地方就在這裡：
它不是要你變成時間管理機器，而是透過一套「外部系統」，把你的心智從泥沼裡拉出來。
九、如果你想開始，今天只要做「一件小事」
你不需要今天就把五步驟全部建好，
你只要比昨天清楚一點就好。
我給你一個很簡單的起手式：
今天找 10 分鐘，拿一張紙或開一個空白筆記：
寫下「此刻掛在你心上的 10 件事」。
不用分類、不用排優先順序，
就是把它們「請出來」。
寫完之後，你可以先做兩件事就好：
1. 在裡面圈出一件「兩分鐘內可以做完」的，立刻去做。
2. 再挑一件，問自己：「這件事的下一步行動是什麼？」把那個行動寫下來。
你會發現，
當你願意開始「看見」這些事情，
你的內心會慢慢從「被追著跑」，
變成「我在選擇怎麼走」。
這裡是《MO哥言商》，
我是一位企業策略顧問、電商陪跑教練，也是陪你在職場與人生裡找回節奏的朋友。
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給正在被忙碌綁架的人，
讓他們可以把自己從職場忙碌救回來。
