「國科會補助國內研究生出席國際學術會議」二次申請血淚史

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哈囉人類!我是三角龍!

這篇文章想要來分享「國科會補助國內研究生出席國際學術會議」的申請心得,因為網路上很多操作說明,還有各種申請懶人包,手把手帶大家操作(文末有網址可以參考),這邊就不對這部分多做說明,主要是以申請經歷與心得為主!希望可以對剛開始申請跟我一樣迷茫的有幫助!

我的案例應該蠻特別的,是同個案件申請兩次,第一次失敗,第二次成功。

為什麼可以申請兩次呢?因為其實沒有規定不能重新申請,當初早早申請主要還是因為想趕快把這件事解決,沒想到促成了我有機會投第二次。

國科會的「研究生出席國際學術會議補助」是什麼?

簡單來講,這是一筆由國科會出錢,補助窮苦的在學研究生出國參加國際學術會議並發表論文的經費。

申請資格?

  • 具有正式學籍的一般碩士或博士生(在職專班等不適用)。
  • 必須要以口頭或海報「發表論文」,純去參加是不行的!

申請期限?

會議首日所屬月份之前一個月的首日為最後期限,但因為是學校送件,還是要以學校截止日為主!每間學校不同,通常會壓在國科會期限的前幾天。例:會議首日在2/28,最後送國科會的日子是1/1,學校的截止日期可能就是12/30。

申請需要的東西?

  • 國科會學術研發服務網帳號: 點這裡註冊!並填寫基本資料。
  • 線上申請表: 需要填寫系統裡面的一連串表格,包含會議基本資料、預算、會議之性質及其學術地位重要性 、簡述從事之研究與研究表現等。
  • 論文摘要: 你要去發表的論文摘要,注意必須是「首次發表」!
  • 論文接受函:被研討會接受報告的證明,還沒拿到申請時可以待收到後再補送。
  • 指導教授推薦函:註明外語能力,須由指導教授端系統送出。
  • 其他有利審查: 例如論文全文,或其他能證明這篇研究很厲害或你很棒的文件。雖然不是必備,但有放有保佑。

以上,若發現自己不符合資格或沒辦法在期限內生出需要的資料,可以退出這篇文章了!

接下來就是我自己兩次申請的經驗分享了!

ROUND 1|失敗ㄌ 不嘻嘻

第一次申請時,我在「其他有利審查資料」中一併繳交了中文論文全文、過往參與研討會的相關證明,以及 EMI 課程修課證明(成績不錯,因此也一併附上)。

由於我參加的是規模很大的國際研討會,且是口頭報告,本來以為通過的機率應該蠻高的,完全沒想到後來申請失敗,得知消息的那天馬上寫信詢問未通過的原因(承辦人員不到十分鐘就回我信了,超有效率......),他們指出兩個問題:

  • 研究成果不夠具體
  • 僅附上中文論文全文

其實這個原因我蠻不能接受的(但也不能怎樣)。畢竟中文論文全文屬於「有利審查資料」,卻彷彿成為審查標準的一部分,如果直接指出研究本身價值不足,我可能還比較能接受。而研究成果的呈現方式,由於該研究尚未正式發表,部分重要圖表我沒有放上,並有在文件中註明「未發表成果,暫不便公開」。我猜可能是因為少了這些關鍵的圖表,使審查者認為成果不具體。當然,也不排除是整體研究取向不符合審查者偏好,因為我研究的實用性與直接的社會貢獻並不明顯。雖然看到申請失敗有點難過,但難過歸難過,既然被一塊石頭絆倒了,就應該要趕快回頭打爆他!!!(??。當天突發奇想立刻詢問承辦人員能否重新申請,在獲得肯定的答覆後,為了錢錢,我決定重整旗鼓,發起第二次申請挑戰!

ROUND 2|成功ㄌ!嘻嘻

有了第一次的經歷,我的第二次申請全面升級了有利審查資料,除了原本文件外,我新增了以下資料:

  • 英文履歷
  • 英文論文全文(初稿階段)
  • 未來預計投稿期刊的簡介說明:即使研究尚未正式發表,我也清楚告知審查委員後續投稿規劃,讓他們理解我並非停留在尚未完成的階段,而是已經選定發表戰場,進入執行階段。
  • 行程預算表:包含機票、住宿及註冊費,這三項加起來已經五萬多了,雖然應該審核不了這麼多,但至少有證明讓委員知道我不是亂開數字。

除了有利審查資料,在線上申請表的簡述從事之研究與研究表現中,我也增強自己研究與台灣的連結性,寫的對台灣很有幫助,增添非常多浮誇句子(?

最後,在第二次申請資料全面升級後,成功核定補助 25,000 元(雖然稱不上充裕,但至少不無小補!)(而且申請成功超開心 嘻嘻)。

詳細日程

看到有些人會詢問大概多久會審核通過(完全理解等待那種煎熬的心情~~~),所以分享一下我兩次申請時的詳細日程給大家參考,因時間、件數與申請單位的不同,每個人的時間也會不一樣,所以以下僅供參考!我很幸運的都在約第四週得知審查結果!

8/27 交件

8/28 基本資料沒填到被退件補交(還以為沒填到東西系統會擋下來不讓我交🤣所以建議大家一定要提早交!不然時間過了發現有問題可能就交不了了!)

9/1 學校送件(基本上是每月最後一天,但因為8/31 是假日,所以順延一天)

9/24 網站上寫審核失敗

9/26 收到歉難補助掛號信(寄到系辦)

9/30 壓線第二次交件

10/1 學校送出

因為學校送出前還會審核,我10/1當天還有收到學校寄email說我這個案件已經申請過審核失敗,我直接打電話解釋我有修改資料想再投一次,學校人員還有點小錯愕說不太有人會這樣,但沒問題哈哈哈。建議大家一定要注意學校的送件情形!因為像我是10/1學校一定要送件,不然就截止了!(所以再次建議不要壓線交啦,避免各種無法掌控的情況)

10/22 網站審核通過

10/27 收到審核通過掛號信(寄到系辦)

其他旅遊補助金或獎學金

  1. 傑出人才發展基金會 優秀學生出國開會申請:因為要交的資料比較多,就沒特別申請了(跟國科會的都申請上的話不能同時用!當時其實也抱持著僥倖心態認為國科會會中才沒申請)
  2. 自己領域的學會:我自己領域的學會因為要是會員滿一年才能申請,但我只有半年,所以就沒申請了(如果有預計要參加國外研討會一定要提早注意這些資訊!不然超虧!)
  3. 學校:每間學校應該都多少有參加研討會的補助金,我們學校是規定要先被國科會拒絕,並確認沒拿到任何其他補助,才能申請。
  4. 國外研討會旅遊補助金:國外也有很多旅遊補助金資源!可能自己要參加研討會的機構就有!(這個我有申請,但沒申請上QQ,後來發現那個大多是給博士生的)
  5. 企業或基金會補助金:有些領域可能有?(但我自己的領域是沒有啦哈哈哈,歡迎有的人留言補充!)
結語小叮嚀:注意時程、提早規劃!

因為我的實驗室比較新,還沒有學長姐申請過,也不像有看到有實驗室還有格式的🥹所以以我自己的經歷寫了這篇希望可以幫助到大家!

我認為最重要的是提早規劃!我是碩二上參加的,碩一上就已經決定要參加這個研討會,並開始注意相關資訊、規劃研究進度並與指導教授討論,碩一下註冊參加。越早做好準備越好!

不過其實還是指導老師的金援後盾最重要了......真的非常感謝我的指導老師打從一開始就跟我說不用擔心經費的問題,即便沒有申請到任何補助金也能放寬心,他可以負擔我所有費用嗚嗚嗚,參加這個會議也給予我很多鼓勵與支持。

祝福大家申請順利,謹記把自己所有優點、所有有優勢的資料都寫上去!!!不要嫌多!!!申請上有任何問題也歡迎留言或來信詢問~

最後,我整理了前人寫的文章及相關討論,在我剛開始申請的時候對我幫助非常大,很感謝這些前人種樹!大家也都可以一起參考~

  1. 如何申請國科會「國內研究生出席國際學術會議補助」
  2. 申請心得-國科會補助研究生出席國際會議
  3. 申請國科會補助國內研究生出席國際學術會議分享包
  4. 5個訣竅:如何成功申請國際研討會補助?
  5. [申請攻略]補助國內研究生出席國際學術會議
  6. [失敗經驗分享] 國科會國際研討會補助申請
  7. [請益]申請國科會研究生出席國際研討會補助之技巧
  8. [請益] 科技部參加國際研討會補助
  9. [請益] 科技部參與國際學術研討會補助金額
  10. Re: [問題] 研究生出席國際會議補助
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偷偷丟在最後的最後給看到這邊的各位一點小禮物!感謝閱讀~下篇文章見啦!


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三角龍的生存日記
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來自 6600 萬年前晚白堊紀的三角龍,不小心穿越到人類世界。目前偽裝成一名研究生,撰寫論文中。
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