書摘 | 每個人都做得到的清單工作術：3步驟建構工作流程

• 2分鐘法則
• 任務管理流程
• 每週回顧流程

A. 2分鐘法則

B. 任務管理流程

1. 靜空思緒：

在開始執行任何事之前，應該先把腦袋中惦記著的瑣事全數清空。 清空的方式就是寫下所有腦袋正在想的事情。 唯有清空這些事情，開始執行任務時才能心無旁騖的全心投入。

將瑣事全都列出來以後，接下來就是將他們放在收件夾。 收件夾可以是一本筆記本、你的信箱、或是某個數位管理工具，是一個暫時存放思緒的地方。 重點是蒐集在固定的地方，這樣才不會要尋找這些想法時，總是找不到自己寫在哪。

如果你想用數位化工具作為收件夾，我非常推薦Notion這個免費服務。 反之，如果你偏好紙筆，我則推薦子彈筆記術作為筆記的架構。

2. 從任務到項目：

下一步，從收件夾中建立任務清單。 這個步驟需要注意的是區分任務跟項目。

如果你的任務，需要1個動作以上才能完成，它就不是單純的任務，而是項目了。 舉例來說，買豆漿是一個任務。但買冰箱則是一個項目，因為買冰箱需要丈量家裡的空間、上網比較各品牌的差異、了解家庭成員需求，最後才會執行買冰箱的動作。

將這些假任務轉換成項目後，我們才能正確理解項目所含的任務量有多少。

3. 找出優先任務、執行：

所有待辦任務、項目列出以後，接著會面臨到的就是：從哪一項開始執行？ 書中提供了兩個切入角：立刻可採取行動的任務、或今天最重要的任務。

• 立刻可採取行動的任務： 有時候，踏出第一步最難。所以在一個項目中，找到可行的任務去作，一旦動起來以後，接下來就會比較有繼續完成的意願。
• 今天最重要的任務： 這個來自於時間管理的大石頭理論：如果有一堆大小不一的石頭，要怎麼把最多的石頭放進玻璃罐中呢？答案是先放最大的石頭。 一樣的道理放在任務管理中也適用，就是先把時間留給最重要的任務。

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C. 每週回顧

1. 清空收件箱、思緒：

首先回到自己的收件箱，將所有內容取出，轉換成任務、項目、筆記，或是捨棄。

2. 檢查行事曆：

回顧上週的會議、約會，確認過去一週產生的任務已經寫到清單中。 並檢視下週的行程，若有需要事前準備的任務也在此時做規劃。

3. 做本週總結：

回顧上週完成、未完成的任務有哪些。上週執行任務時，需要改善的問題是哪些？ 應該繼續維持的行為又是哪些？作為下週調整的依據。

4. 檢查目標：

這步驟是回顧工作上、人生上的目標是什麼。 透過檢查目標，提醒自己重要的價值觀、需要完成的重大項目是什麼。 此外，也可以檢視這週完成的事，離目標是否更近，有沒有要加強、調整或缺乏的。

5. 回顧項目：

再來是回顧待執行的項目，有些可能需要修改、刪除，或是調整優先順序。 有些項目可能還沒有「能採取行動的下一步」，此時就可以想好下一步是什麼。

6. 回顧優先事項列表：

最後一步：看任務列表，確認哪些是優先事項，有沒有需要調整的。 還可以用開頭提到的2分鐘法則，立刻處理掉一些任務。 在下週開始前，就做好一整週的準備了。

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小結