《讀書筆記》10分鐘完成每件工作

更新於 2024/11/18發佈於 2020/11/19閱讀時間約 5 分鐘

最近畫圖畫到腦袋空空就來看本書（喂）

其實是手要廢了就休息看些有的沒的(ゝ∀･)

這時這本書吸引著我這個絲毫沒有效率可言的人的目光Σ( ° △ °)

10分鐘完成每件工作：讓你優秀的不是努力，而是方法

我大概一看標題就知道是將大任務分解小任務的內容，不過有點好奇這種大公司中工作的人的「思路」就是。想要成功有時候去參考那些「成功的人」的方法是一種不錯的嘗試。就像是我知道我心愛的漫畫家的工作日程，我就模仿起來特別有幹勁XD 不過村上大師那種半夜四點起床的我就直接蓋上書、閉上眼放棄（喂）

話多了，以下是我的正式筆記：

將每天的信件處理分解成：「讀信」、「思考」、「寫信」

「事物性質的讀信」

「任務性質的思考」

「事物性質的回信」

工作分為「任務性質」、「事務性質」

「任務性質」必須用頭腦思考

「事務性質」則是不用思考也能完成。

任務工作分解拆開大半都是單純的事務性工作。工作的程序分解開來，如此一來，就能進一預測各項程序會花掉多少時間，讓自己看清案件整體狀況，明確判斷出如果想在期限前完成，今天該做什麼，明天又該做什麼。換句話說，會很清楚知道「每天該做的事」是什麼，這麼一來，「再找時間開始做」的念頭自然會從腦中消失

十分鐘就能處理完的事務的兩種方法：

區分步驟（順序）

像是煮咖哩分成六步驟

一、煮飯

二、備齊食材

三、切肉切菜

四、炒肉炒菜

五、加水燉煮

六、加入咖哩塊繼續燉煮

區分類型

「馬上可以回覆」、「不能馬上回覆的」

「必須馬上處理的」、「得另外花時間的」

「中文信」、「外文信」

按照不同計畫區分

管理你的待辦清單

使用行事曆手冊和to do list

當有新工作進來，第一步就是決定「最後產出什麼」，也就是會先確定「到什麼時候為止該做出什麼」，包括「期限與成果」在內的最終「目標」，將這個目標寫入行事曆手冊的月曆中。

第二步是「設定中間目標」。我會從最終目標倒推回來，迅速分寫出幾道工序（步驟），確定每個月的目標是什麼。假設是三個月後必須完成的目標，就在決定每星期的目標，然後分別寫入行事曆手冊的月份和星期欄。這時就要排出各項工作的優先順序了。換言之，每逢新的一週開始時，我都看得到「這星期內一定要完成的工作（產出）是什麼」。

接下來，就是分別找出達成產出所需的任務性和事務性工作。這件事主要在週末執行。再次提醒大家，思考及創意等任務性工作對產出成果的影響很大，屬於「本質性工作」，事務性工作則屬於「機械式工作」。像這樣明確區分任務性與事務性工作後，就分別寫入行事曆手冊的每日欄與待辦清單。兩邊內容必然會有所重複，但不用太在意。

沒有完全按造計畫進行並不是什麼壞事

「為什麼預測會失準？」

「是自己的能力問題嗎？」

「如果是外來因素的話，是偶發狀況嗎？還是有可能再度發生？」

「能採取何種對策？」

針對計畫的部分一一仔細檢視，再運作一次PDCA，這就是我管理時間的訣竅。

為了減少工作場景，必須掌握「執行時間」

務必先掌握自己做什麼工作需要花多少時間，這是最基本的能力。進而還要知道工作能力強的人，做同樣工作會花多少時間，透過比較分析，了解為什麼自己比人家多花這麼多的時間，這是提升自己很重要的訣竅。

換句話說，最重要的基本能力是「正確認識現狀」。只有每天回頭回頭檢視當日成效，對自己能力的掌握才會越來越精準。

時間管理

問問自己：

「試著列舉妨礙提升工作速度的原因，也就是『時間小偷』。」

「思考該怎麼做，才不會被時間小偷偷走時間，為自己訂下規則」

「持續執行規則，直到變成理所當然的事（＝習慣化）」

只要按照這個順序實行預防策略，就能減輕壓力。

找出什麼偷走了你的時間

在什麼狀況下，實際用掉的時間和預計的時間出現了落差？

在什麼狀況下，占用掉比預期更多的時間？

在什麼狀況下，容易累積壓力？

在什麼狀況下，容易發生超乎預期的事？

自我管理

「我的目標是什麼？」

「就現狀而言，不足的是什麼？」

「為了彌補不足，該解決的課題是什麼？」

列出目標：

「想成為什麼樣的自己？」

「想如何分配生活的比重？」

這是在開始做自我管理時，必須最先問自己的事。

「如何製作自己的人生地圖」

一、設定長期目標

「自己什麼時候覺得開心」

「希望自己在別人眼中是什麼樣的人？」

「自己的人生應該怎麼活？」

二、設定主要KPI

「金錢」、「家庭」、「工作」、「健康」、「精神狀態」、「知識及興趣」六個項目設定自己的目標、一邊想像二十年後的自己

三、設定當月目標

設定好六大目標，開始分解工作

「為了實現六大目標，必須做的（任務性）工作是什麼（這裡的任務性工作只要有個概略既可）。不過此時一定要把工作內容數字化，例如『鍛鍊腰腿』、要寫『完成四小時內跑完一場馬拉松』。寫好之後，再請大家思考，為了完成這項工作、當月應該完成哪些目標，並寫入行事曆手冊的當月欄。」

設定最後目標、以及當月目標

四、設定具體行動

為了達成當月目標，決定應該完成哪些當週目標，並寫入當週行事曆。

看完這本書、我看了自己設定的一年目標、接著將自己的行事曆整個大破壞重新排列，在我最喜歡的漫畫家的時間架構之下、安排成我最能適應的「產出任務時間表」。

期待自己能不能這週達成自己設定好的目標也是一種樂趣。書中有提到象限圖的概念，我是有看沒有懂，但自己決定好縱軸跟橫軸之後，忽然意外發現自己的能力跟現實之間的現況是什麼。也從中選出三個自己最想堅持下去的項目。

目前堅持最久的是晨間隨筆、已經從去年堅持到現在了。現在都不用提醒、一醒來手就自動開始用電腦先打一些腦海中飄著的東西（怎麼有點可怕）

不過目前每天定時在這邊發廢文反而變成一種我的樂趣，真不好意思。

希望自己整理的小筆記、能夠幫上閱讀的人一點忙就好了(｡•ㅅ•｡)♡

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#紐約 #設計 #時尚