【企業管理03】七大提問-作業改進優化

筆者在輔導企業的過程當中，由於時常進行組織作業與流程上的改善服務，也從中發現在許多企業營運的過程中，有許多的工作流程是從過去堆疊至今的習慣。也可以這麼說...有些工作職掌的作業流程，是可以減去不必要做的。更甚至有些在作業執行時，一併產生的單據，不但沒有管控效果，其目的對於當事者來說，並未有著明確的意義。這些情境，在真實企業當中，屢見不鮮。尤其是年紀越長的公司越容易有這些不知從何而起的作業流程。

也很多人會說作業改善與優化，其實就是刪除不必要的作業、捨棄不必要的表單，始組織在對內與對外的溝通運作上，能變得更加有效率，更甚至從作業改善當中，延伸了人力優化、時間優化、成本優化等優化好處。然則，在真實的情境當中，哪些作業與流程上的改進，是必須被提出淘汰的？是必須被提出改進優化的？並沒有辦法一下子就可以快速知道的。

還記得在某次與客戶互動對談時，他們提到在他們的銷售訂單出貨之前，有許多的流程...！如：報價單進行報價後，原本由業務窗口與客戶進行對接，但只要每進行一次議價作業，就要請業務助理進行議價單作業執行，從中需經歷上級簽核，等簽核之後，再連同新的報價單，一併附在報價單之上，再請業務同仁與客戶進行議價，直到客戶接受被確定好的價格，才能開立銷售訂單。

好不容易銷售訂單開好後，已經是2-3天之後的事了，或許在上述的這個案例中，我們可以見到這家企業，對於客戶服務的嚴謹！對於單據的管控是非常嚴格的。需要經過較多流程、較多的人力以及主管的簽署認可，才能走入下一個流程，以讓後續的任務與目標順利進行，但也因這些多餘的流程，除了造成時間成本增加的問題之外，我可能因為時間延宕的關係，一併錯失了客戶的服務機會

回顧一下，每一項作業的建立與執行，來自於過去某一個時間點或是任務的需求，孕育而生，以協作該任務需求，能夠被滿足的一段歷程。如果，我們真要進行作業與流程上的改善前，不妨從這項作業的目的與結果，導果回因的做出發。

筆者會透過七點來與企業共同討論，來了解實際情況當中，如何來進行協助！還有許多關於作業改善的意願培養、能力培訓、觀念建立...等多方面在改善作業中，需要一併進行的計畫安排要做，但對於在計畫之前，做好評估與思考，會比未多做出思考，來執行更有效，可點及下方圖示揭露哪七大問題。