W001-代辦項目越多越好？

針對代辦事項這件事情，不知道大家有沒有一個印象是。多多益善？並且達標完成後，往往都會有有成就感，當完成代辦項目後，被勾選完成後，油然而生的成就感往往都會帶給我們很好的感覺。但數不知，當陳列了眾多的代辦項目，並統一歸納並安排在同一天來完成的這件事情來說，其實將可能造成做了許多非必要的事項，反而因小失大，耗費了許多時間。實在是可惜呢。

回到一開始所提到的，針對後續要進行的活動、規劃、事件，若有進行清單化的方式進行陳列，來安排紀錄，其實對工作運作時，所帶來的幫助其實是非常棒的。但大多數使用代辦清單的方法，就是將要記住、要完成的事情寫上去，並且設定一個時間去完成，來確保並提醒自己不會忘記。

然則隨著工作、家庭、生活、目標...等相關瑣碎事務的發生，這些要被完成的代辦，彷彿變得越來越多。而對於自己身為企業管理顧問來說，要協助企業做績效改善、系統導入...等相關的事情，從上至下要做的活動與規劃，也就更加繁瑣。而隨著每次的操練與使用代辦清單做紀錄與勾選完成，一次次的運行與回顧。

我發現，當每到接近周末時，或著狀態不好的時候，代辦多數的完成率大約會掉到50%左右。代表我陳列10項，實際上僅完成5項。而大家有沒有覺得很奇怪，為什麼我的代辦一天會有10項？當我回顧了一下自己的統計結果，我得到了以下的觀察
1.禮拜四、禮拜五時，我的完成代辦達成率平均為50%
2.一天平均羅列的代辦數量為10項
3.針對代辦的陳列分為上午、下午以及晚上
4.根據代辦項目進行分類；如工作、家庭、健康...等

根據自己上述的四個感觸，我發現自己給自己要做的事情，似乎每天都會發生，並且做不完。使得自己的壓力越來越大，到後面，反而失去了主要聚焦的方向與目的，這點非常可惜。那回過頭來觀察，我的代辦清單，似乎在紀錄做事的清單，並無聚焦在創造價值的清單。而如果我們將代辦建立的角度進行調整從紀錄事情 → 紀錄創造價值上，便有著另外一個全新的角度與看法。

結論
如果要建立一個有效的代辦清單，首先要建立的mindset，並不是代辦清單要將各項瑣碎要做的項目進行記錄。而是聚焦於具有創造價值的活動，但這裡並非指瑣碎的事就不用執行。而是可以換個角度來思考，是否可以交付給其他人做？能不能過濾？能不能簡化？ 若是沒有做完代辦項目，也不要感到有壓力，就劃掉它吧，當作是一個新的開始。同時也減少一天要做的項目，畢竟，並不是每一件事都需要列成代辦項目。至於要減少至多少？ 我的建議，從三個進行開始，是一個很好的方式。