W001-代辦項目越多越好?

更新於 發佈於 閱讀時間約 3 分鐘

針對代辦事項這件事情,不知道大家有沒有一個印象是。多多益善?並且達標完成後,往往都會有有成就感,當完成代辦項目後,被勾選完成後,油然而生的成就感往往都會帶給我們很好的感覺。但數不知,當陳列了眾多的代辦項目,並統一歸納並安排在同一天來完成的這件事情來說,其實將可能造成做了許多非必要的事項,反而因小失大,耗費了許多時間。實在是可惜呢。

陳列代辦

陳列代辦

回到一開始所提到的,針對後續要進行的活動、規劃、事件,若有進行清單化的方式進行陳列,來安排紀錄,其實對工作運作時,所帶來的幫助其實是非常棒的。但大多數使用代辦清單的方法,就是將要記住、要完成的事情寫上去,並且設定一個時間去完成,來確保並提醒自己不會忘記。

時時提醒自己

時時提醒自己

然則隨著工作、家庭、生活、目標...等相關瑣碎事務的發生,這些要被完成的代辦,彷彿變得越來越多。而對於自己身為企業管理顧問來說,要協助企業做績效改善、系統導入...等相關的事情,從上至下要做的活動與規劃,也就更加繁瑣。而隨著每次的操練與使用代辦清單做紀錄與勾選完成,一次次的運行與回顧。

太多事情反而給自己更多的壓力

太多事情反而給自己更多的壓力

我發現,當每到接近周末時,或著狀態不好的時候,代辦多數的完成率大約會掉到50%左右。代表我陳列10項,實際上僅完成5項。而大家有沒有覺得很奇怪,為什麼我的代辦一天會有10項?當我回顧了一下自己的統計結果,我得到了以下的觀察
1.禮拜四、禮拜五時,我的完成代辦達成率平均為50%
2.一天平均羅列的代辦數量為10項
3.針對代辦的陳列分為上午、下午以及晚上
4.根據代辦項目進行分類;如工作、家庭、健康...等

優化重新思考

優化重新思考

根據自己上述的四個感觸,我發現自己給自己要做的事情,似乎每天都會發生,並且做不完。使得自己的壓力越來越大,到後面,反而失去了主要聚焦的方向與目的,這點非常可惜。那回過頭來觀察,我的代辦清單,似乎在紀錄做事的清單,並無聚焦在創造價值的清單。而如果我們將代辦建立的角度進行調整從紀錄事情 → 紀錄創造價值上,便有著另外一個全新的角度與看法。

結論
如果要建立一個有效的代辦清單,首先要建立的mindset,並不是代辦清單要將各項瑣碎要做的項目進行記錄。而是聚焦於具有創造價值的活動,但這裡並非指瑣碎的事就不用執行。而是可以換個角度來思考,是否可以交付給其他人做?能不能過濾?能不能簡化? 若是沒有做完代辦項目,也不要感到有壓力,就劃掉它吧,當作是一個新的開始。同時也減少一天要做的項目,畢竟,並不是每一件事都需要列成代辦項目。至於要減少至多少? 我的建議,從三個進行開始,是一個很好的方式。

留言
avatar-img
留言分享你的想法!
avatar-img
巨橙思維的沙龍
13會員
24內容數
巨橙思維的沙龍的其他內容
2022/05/07
「之前請你處理的案子,現在目前的進度如何?上次交辦完之後,就沒有下文」王經理詢問著陳專員。「經理,之前提的案子,我想說沒有時間限制,就還沒有開始運作。」陳專員支支吾吾向王經理回報著。。。
Thumbnail
2022/05/07
「之前請你處理的案子,現在目前的進度如何?上次交辦完之後,就沒有下文」王經理詢問著陳專員。「經理,之前提的案子,我想說沒有時間限制,就還沒有開始運作。」陳專員支支吾吾向王經理回報著。。。
Thumbnail
2022/04/30
做中學、學中做,我們都是從不會學到會,沒有人一生下來就注定什麼都會,尤其是接觸過往不曾接觸的相關學問與專業,所需要投入的心力與時間都是需要的。而這樣的原理中,最重要的原則就是讓學習者在實際操作的體驗中學習...
Thumbnail
2022/04/30
做中學、學中做,我們都是從不會學到會,沒有人一生下來就注定什麼都會,尤其是接觸過往不曾接觸的相關學問與專業,所需要投入的心力與時間都是需要的。而這樣的原理中,最重要的原則就是讓學習者在實際操作的體驗中學習...
Thumbnail
2022/04/02
1.分享書中知識與智慧 2.分享個人體悟與職場工作談 3.展開對於一些事物觀察的構面(new)
2022/04/02
1.分享書中知識與智慧 2.分享個人體悟與職場工作談 3.展開對於一些事物觀察的構面(new)
看更多
你可能也想看
Thumbnail
「欸!這是在哪裡買的?求連結 🥺」 誰叫你太有品味,一發就讓大家跟著剁手手? 讓你回購再回購的生活好物,是時候該介紹出場了吧! 「開箱你的美好生活」現正召喚各路好物的開箱使者 🤩
Thumbnail
「欸!這是在哪裡買的?求連結 🥺」 誰叫你太有品味,一發就讓大家跟著剁手手? 讓你回購再回購的生活好物,是時候該介紹出場了吧! 「開箱你的美好生活」現正召喚各路好物的開箱使者 🤩
Thumbnail
上班族最怕什麼?我個人最害怕懸而未決的進度,讓專案遲遲推展不開,最終下場就是自己跟團隊夥伴眉頭深鎖,一籌莫展。而造成這種狀況的濫觴,通常起於各種身不由己的冗長會議,歷經3個多小時的東拉西扯,會議結論是「留待下次會議做更深入說明」或「往更上層會議呈報」。
Thumbnail
上班族最怕什麼?我個人最害怕懸而未決的進度,讓專案遲遲推展不開,最終下場就是自己跟團隊夥伴眉頭深鎖,一籌莫展。而造成這種狀況的濫觴,通常起於各種身不由己的冗長會議,歷經3個多小時的東拉西扯,會議結論是「留待下次會議做更深入說明」或「往更上層會議呈報」。
Thumbnail
去年的職涯歷程由「一人行銷」晉階帶領新人,同時也帶領大專院生參與電商大賽並獲獎。這段過程有很多收穫和啟發。原本自己一個人可以從頭到尾,把一件事情完整執行,轉變為必須建立系統方法,才能把已知的事務傳遞給新手,並且協助他們也把事情做好。 這段過程,發現建立順暢的工作流程和文件,相當重要。
Thumbnail
去年的職涯歷程由「一人行銷」晉階帶領新人,同時也帶領大專院生參與電商大賽並獲獎。這段過程有很多收穫和啟發。原本自己一個人可以從頭到尾,把一件事情完整執行,轉變為必須建立系統方法,才能把已知的事務傳遞給新手,並且協助他們也把事情做好。 這段過程,發現建立順暢的工作流程和文件,相當重要。
Thumbnail
代辦清單不是你的許願池。我們都曾有過將待辦事項寫在一張紙上的經驗;但是,你有感受到它的好處嗎?還是看著清單上的待辦事項,只有讓你更焦慮了呢?待辦清單(to-do-list)是多數人使用過最簡單的任務管理系統之一,甚至簡單到讓有些人覺得它沒有用,但事實上多數人可能不懂得如何真正善用它。
Thumbnail
代辦清單不是你的許願池。我們都曾有過將待辦事項寫在一張紙上的經驗;但是,你有感受到它的好處嗎?還是看著清單上的待辦事項,只有讓你更焦慮了呢?待辦清單(to-do-list)是多數人使用過最簡單的任務管理系統之一,甚至簡單到讓有些人覺得它沒有用,但事實上多數人可能不懂得如何真正善用它。
Thumbnail
1、你是否... 在工作時遇上大大小小專案,你總是依賴自己的感覺或記憶做事嗎? 當新人問你「要企劃一個新營隊要如何做?」時,你在腦中摸索過往的經驗,然後篩選出關鍵步驟並排出順序,最後回覆對方~ 這過程看似還OK,但其實是個超沒效率且容易出錯的方法. 讓我們切換個場景,當我們來到家樂福、全聯等大賣場購
Thumbnail
1、你是否... 在工作時遇上大大小小專案,你總是依賴自己的感覺或記憶做事嗎? 當新人問你「要企劃一個新營隊要如何做?」時,你在腦中摸索過往的經驗,然後篩選出關鍵步驟並排出順序,最後回覆對方~ 這過程看似還OK,但其實是個超沒效率且容易出錯的方法. 讓我們切換個場景,當我們來到家樂福、全聯等大賣場購
Thumbnail
在群眾集資平台擔任平台專員(客戶成功專員)時,不斷在優化「專案管理執行效率」、「大量服務客戶的公版流程」,過程中也在思考自身實際的貢獻與職場價值,因此想透過這篇整理我觀察到的專案數據優化、客戶輔導細節。
Thumbnail
在群眾集資平台擔任平台專員(客戶成功專員)時,不斷在優化「專案管理執行效率」、「大量服務客戶的公版流程」,過程中也在思考自身實際的貢獻與職場價值,因此想透過這篇整理我觀察到的專案數據優化、客戶輔導細節。
Thumbnail
回到一開始所提到的,針對後續要進行的活動、規劃、事件,若有進行清單化的方式進行陳列,來安排紀錄,其實對工作運作時,所帶來的幫助其實是非常棒的。但大多數使用代辦清單的方法,就是將要記住、要完成的事情寫上去,並且設定一個時間去完成,來確保並提醒自己不會忘記。
Thumbnail
回到一開始所提到的,針對後續要進行的活動、規劃、事件,若有進行清單化的方式進行陳列,來安排紀錄,其實對工作運作時,所帶來的幫助其實是非常棒的。但大多數使用代辦清單的方法,就是將要記住、要完成的事情寫上去,並且設定一個時間去完成,來確保並提醒自己不會忘記。
Thumbnail
因疫在家工作後,原本以為減少了人事應酬可以有很多的時間做事情,結果反而更忙了,還不知道自己在瞎忙什麼,原來問題全卡在溝通成本上。
Thumbnail
因疫在家工作後,原本以為減少了人事應酬可以有很多的時間做事情,結果反而更忙了,還不知道自己在瞎忙什麼,原來問題全卡在溝通成本上。
追蹤感興趣的內容從 Google News 追蹤更多 vocus 的最新精選內容追蹤 Google News