W003-打造積極自發的組織氛圍

「之前請你處理的案子，現在目前的進度如何？上次交辦完之後，就沒有下文」王經理詢問著陳專員。「經理，之前提的案子，我想說沒有時間限制，就還沒有開始運作。」陳專員支支吾吾向王經理回報著。

而王經理則看著陳專員，深深的嘆著口氣說「雖然沒有明確定義時間上的限制，但不代表對於事情的處理就可以要等我詢問，才做相關的回報。這點還希望陳專員你能謹記於心。」陳專員抖了抖擻說「好的，經理。」，而又在未來的某一次專案交辦後，又發生相同的事件，甚至處理的案子，士氣氛圍愈發向下，實在可惜。

不知道以上的情境您是否有發生過，已經交辦下去的任務卻沒有得到持續的進度回饋，甚至執行的同仁並沒有將其結果進行告知。以至於交辦者空等許久的情形？包含你在運作工作任務時，互動氛圍不佳的情況？ 如果有的話，請繼續看下去﹍

一件事情要順利完成，除了有熱情外、亦須考量分配合適的人選、明確的行動計劃與目標外，其中有對的做事方法，便能針對工作運行時，有著如虎添翼般地的做向上提升，其中以交辦能力的強化，除了能夠節省時間外，亦能夠讓被交辦者能有機會從中獲得相關的執行經驗。這也呼應到筆者先前所撰寫的做中學。而在從事顧問工作已有數年，以導入上線的案子做分享，在分享本文上，會更有感。

先前的一導入案子，主要是ERP(企業資源規劃)與BPM(企業流程管理)的異質系統整合，簡單的來說，是透過企業流程管理的導入，重新審視企業組織，在各個作業流程當中，進行各項優化，從中找出改善機會點、梳理流程面、整合跨部門溝通上的阻礙，並且逐一優化與改進。並藉由整合後的結果，串聯至企業資源規劃系統中，讓其寫入對應的交易結果。如費用申請單據，透過企業流程管理走完各項程序，並將其結果寫入至ERP內，自動建立起會計傳票，方便財會同仁能夠在列帳時更加的便捷。

若要將以上的兩種不同系統進行整合，要展開的目標、釐清的範疇、定義的時程以及可分配的各項資源，都需要進行再三的規劃與考量，因此筆者對於在案子上的分配，便會開始思考可以怎麼做，能夠讓我的團隊成員在系統開發時，能夠清楚了解需求

，並且設計上能夠降低許多的溝通障礙與阻礙。為了這在交辦與互動上的能力有所提升，筆者透過了以下的方式進行處理：

1. 明確定義範疇
說明專案的執行方向，客戶的需求與需要解決的問題有哪些，並與團隊成員進行範疇上的定義。確保專案運作的方向是一致的，而透過其範疇展開的活動細節，則會隨著每一次的協商，進行動態上的微調與聚焦，確保方向一致。

2. 建立團隊共識與規則
定義清楚分工、說明清楚運行的共識與規則，筆者多數會針對相對模糊的事項，先進行定義上的假設，讓成員清楚在此時此刻，我們遇到了什麼樣的狀況？什麼樣的情形？可以怎麼來協作完成…等，讓團隊能夠清楚知道現在專案的狀態。

3. 鼓勵溝通與激活團隊
可能是因為過往在大學時擔任球隊隊長的經驗，對於團隊合作上，秉持著鼓勵代替責備的風氣，在筆者做案子運行時，所協作的團隊包含客戶，皆以鼓勵稱讚代替責備的語氣，而鼓勵的方向也是依照具體的行為與態度表現進行回饋。並且讓其被記錄與可量化。

筆者習慣在成員前鼓勵與稱讚。並且也鼓勵表達自己的想法與建議，將其聚焦在如何更好的達成目標。這能使得偕案者有所受益，並且感受到被重視的感覺。整體運作下來，每一次的合作運行，效果與效率也就逐步提升。

在組織中，相互溝通與協作，是獲不可缺的一環，而若要達成良好的效果，著手加強在溝通協作上，是一個很好的方向。而「交辦」與其說是一項技術，倒不如說是一門做人的藝術。找到彼此溝通的甜蜜點，並且加以順利託付，其交付工作才能事半功倍，合作的氛圍亦能有所提升。