W003-打造積極自發的組織氛圍

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「之前請你處理的案子,現在目前的進度如何?上次交辦完之後,就沒有下文」王經理詢問著陳專員。「經理,之前提的案子,我想說沒有時間限制,就還沒有開始運作。」陳專員支支吾吾向王經理回報著。

而王經理則看著陳專員,深深的嘆著口氣說「雖然沒有明確定義時間上的限制,但不代表對於事情的處理就可以要等我詢問,才做相關的回報。這點還希望陳專員你能謹記於心。」陳專員抖了抖擻說「好的,經理。」,而又在未來的某一次專案交辦後,又發生相同的事件,甚至處理的案子,士氣氛圍愈發向下,實在可惜。

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不知道以上的情境您是否有發生過,已經交辦下去的任務卻沒有得到持續的進度回饋,甚至執行的同仁並沒有將其結果進行告知。以至於交辦者空等許久的情形?包含你在運作工作任務時,互動氛圍不佳的情況? 如果有的話,請繼續看下去﹍

一件事情要順利完成,除了有熱情外、亦須考量分配合適的人選、明確的行動計劃與目標外,其中有對的做事方法,便能針對工作運行時,有著如虎添翼般地的做向上提升,其中以交辦能力的強化,除了能夠節省時間外,亦能夠讓被交辦者能有機會從中獲得相關的執行經驗。這也呼應到筆者先前所撰寫的做中學。而在從事顧問工作已有數年,以導入上線的案子做分享,在分享本文上,會更有感。


先前的一導入案子,主要是ERP(企業資源規劃)與BPM(企業流程管理)的異質系統整合,簡單的來說,是透過企業流程管理的導入,重新審視企業組織,在各個作業流程當中,進行各項優化,從中找出改善機會點、梳理流程面、整合跨部門溝通上的阻礙,並且逐一優化與改進。並藉由整合後的結果,串聯至企業資源規劃系統中,讓其寫入對應的交易結果。如費用申請單據,透過企業流程管理走完各項程序,並將其結果寫入至ERP內,自動建立起會計傳票,方便財會同仁能夠在列帳時更加的便捷。

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若要將以上的兩種不同系統進行整合,要展開的目標、釐清的範疇、定義的時程以及可分配的各項資源,都需要進行再三的規劃與考量,因此筆者對於在案子上的分配,便會開始思考可以怎麼做,能夠讓我的團隊成員在系統開發時,能夠清楚了解需求

,並且設計上能夠降低許多的溝通障礙與阻礙。為了這在交辦與互動上的能力有所提升,筆者透過了以下的方式進行處理:

1. 明確定義範疇
說明專案的執行方向,客戶的需求與需要解決的問題有哪些,並與團隊成員進行範疇上的定義。確保專案運作的方向是一致的,而透過其範疇展開的活動細節,則會隨著每一次的協商,進行動態上的微調與聚焦,確保方向一致。

2. 建立團隊共識與規則
定義清楚分工、說明清楚運行的共識與規則,筆者多數會針對相對模糊的事項,先進行定義上的假設,讓成員清楚在此時此刻,我們遇到了什麼樣的狀況?什麼樣的情形?可以怎麼來協作完成…等,讓團隊能夠清楚知道現在專案的狀態。

3. 鼓勵溝通與激活團隊
可能是因為過往在大學時擔任球隊隊長的經驗,對於團隊合作上,秉持著鼓勵代替責備的風氣,在筆者做案子運行時,所協作的團隊包含客戶,皆以鼓勵稱讚代替責備的語氣,而鼓勵的方向也是依照具體的行為態度表現進行回饋。並且讓其被記錄與可量化。

筆者習慣在成員前鼓勵與稱讚。並且也鼓勵表達自己的想法與建議,將其聚焦在如何更好的達成目標。這能使得偕案者有所受益,並且感受到被重視的感覺。整體運作下來,每一次的合作運行,效果與效率也就逐步提升。

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在組織中,相互溝通與協作,是獲不可缺的一環,而若要達成良好的效果,著手加強在溝通協作上,是一個很好的方向。而「交辦」與其說是一項技術,倒不如說是一門做人的藝術。找到彼此溝通的甜蜜點,並且加以順利託付,其交付工作才能事半功倍,合作的氛圍亦能有所提升。

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