簡報設計｜我是來自技術或工程背景的，真的可以做好簡報嗎？

職場上不一定每每是由銷售或是前線人員來做簡報，技術有關的員工，在不同的場合，例如團隊內的腦力激盪、在學術會議與同儕交流工作成果、向管理層或是投資者解說產品原型或是預測模型、向同事介紹和示範系統的新功能、向老闆或是大眾解釋區塊鍊技術的原理等，都有機會向內部或外部的觀眾去做簡報。而在一些大型專案投標上，銷售人員負責開山劈石以外，後續遺會有技術有關的專題討論和評估，這些員工的簡報和溝通技巧，隨時也會影響競爭的結果。

美國空軍現役的空優戰機F-22，是來自八十年代的「先進戰術戰機（Advanced Tactical Fighter）」競爭專案，當時是要在YF-22及YF-23兩種構型當中選出優勝者。因為保密的緣故，公眾未能知道所有YF-22構型獲勝、YF-23落敗的原因，當中的爭議和傳聞至今仍然不絕，也恕不在這裡詳述。然而在2015年，在紀念試飛二十五週年的演說中，當年YF-23其中一名試飛員Paul Metz（後來也加入了勝出團隊協助試飛F-22， 成為唯一一個飛過兩種構型的機師）提到，在他眼中YF-23團隊工程師的質素其實是無可比擬的，他們預備好詳細的圖表來說明他們的能力。可是在這一場競爭中存在著另一方面，負責選取優勝方案的官員未必是工程師，甚至並非技術背景，「長留的印像（lasting impression）」更可以爭取到分數。相反YF-22團隊預備了各種試飛時的照片，例如是高難度飛行動作、在空中發射導彈等，能留下的印像遠比只用圖表更好。這固然不是唯一落敗的原因，但也引證了單憑專業知識和努力準備，技術或工程有關的人員仍然需要有好的簡報技巧。順帶一提的是，Paul Metz的演說片段在網上可以重溫，沒有花俏技巧，簡報基本功相當扎實，闡述專業話題時很有條理，技術背景的上班族可以作為參考。

談到技術簡報，很多人都提出要在簡報內容和設計上修正。不過在開始簡報以先，開口說話的時候，有幾點需要留意，以免影響了觀眾的印像及接下來簡報的定調。技術有關的上班族，有時候面對電腦螢幕的時間比面對真人更多，要在眾人面前甚至站在台上發言的機會不多。有些人會因此戴上了誇張的假面具上場，嘗試模仿銷售人員，甚至是品牌發佈會的台詞和口吻，這種竭力的模仿來得並不自然，尤其是發生在內部簡報的時候，大家對你可能都有多多少少的認識，只會令人疑惑你怎麼要裝作另一個人來做簡報。另一些人則會帶上自大或自卑兩種極端的情緒，例如在言語中覺得自己或是自己正在介紹的技術很厲害，或是遇上有觀眾不明白時，就立刻顯得不耐煩，或是在簡報時出現目光閃躲、語速加快、聲調漸細等自卑或缺乏信心的表徵。

無論你或是你要說明的技術是否厲害，不是透過你的自我推銷，而是觀眾透過簡報的過程，消化明白了，從心而來的印像。同樣道理，技術簡報的目標就是要觀眾明白要介紹的內容，他們不明白的時候，會否是因爲闡述的角度、用詞、還是例子？愈專業的內容愈需要耐心去找眾人能夠明白的方法去解釋，也要有同理心去體會觀眾並沒有你的背景和經驗。在語氣上的另一端，缺乏信心除了因爲少做簡報或是演說以外，在一些文化中，技術背景的部門或是員工，都有既定的印像被認為屬於公司的次等級別。要提醒自己，在這個範疇上，沒有人比你認識更多，沒有人會衝上來拿掉你的咪高峰，其他部門都是專業，但大家都只是找到各自擅長的位置，那怕試一下互換崗位，你未必能勝任他們的工作，然而，他們也不會比你做得好。試一下不要落入既定的印像吧。

或許你會在想，模仿不好，自卑不好，自大也不好，我們就是比較少與人溝通嘛，怎麼做才是適合的語氣？試回想一下你上一次生病的時候，去看家庭醫生的情況。他們多數會耐心聽你訴說不舒服的地方，專業地替你做檢查，分析及說明他們的診斷及治療方法。他們言談中沒有自傲，也會耐心地說個明白，你聽完也會尊重他們的專業。這種不溫不火的對答，正正就是技術型簡報中需要的語氣和結果。 而且你再細想一下，醫生在與同儕溝通的時候有很多專業的述語，但在跟病人解釋病況的時候，又能夠立刻轉用日常用語去解釋，簡報不就是這個道理嗎？

溝通是需要使用雙方都明白的語言，我們到外地旅行或是出差，如果不懂當地語言，單靠指手劃腳也未必能令對方明白。醫生與同儕可以用專業的名詞對話，因為他們有相近的背景、訓練和經驗，跟與病人溝通相比，要是不選用病人或是家屬能夠明白的「語言」，溝通便自然出現困難，誤解或是延誤也會為病人帶來了風險。 技術有關的員工，在向沒有相關背景的人做簡報的時候，不僅要選對語氣，也要選對語言。

借一種流行的說法，「知識的詛咒（the curse of knowledge）」，就是指在溝通、工作或是簡報的時候，誤以為對方是跟自己擁有接近的知識。這種誤會造就了選取錯誤的語言，也會像上文所說一樣容易因為觀眾的不明白而感到不耐煩（心裡在想：為什麼這麼簡單你也不明白？）；而因為誤會太常見的關係，我們慢慢都會覺得，愈專業的人，愈難解釋自己的工作是什麼，「我的工作嘛，就是那種⋯⋯呃，你不會明白的了」。不單只能夠終結話題，這種誤會也能夠令簡報沈悶無味而沒有得著。

很多人也說，解決知識的詛咒方法很簡單，就是先了解你的觀眾，可是對於技術或是工程相關背景的上班族來說，其實是知易行難。他們日常工作的團隊或是對口多數是差不多或是有基本認知的同事，與醫生經常接觸病人相比，將複雜的概念或是專門技術，解釋給普羅大眾的訓練，甚至是機會其實都不多。所以那怕他們明白觀眾對這門的技術本身有多少理解，如何把簡報內容變成「易入口」反而是樽頸地帶所在。

這個時候，回憶會是得力的幫手。無論你的專業是甚麼，你對這個題材的了解，都不可能是一朝一夕的。由基本的教育或是自學，到透過經驗、研究、自修、挫折、修正，才慢慢成就了今天的你。假設你的觀眾是公司其他部門的同事，他們對你的專業沒有理解，你就要走進回憶的小徑，想起當初仍然是小白的時候，你是怎樣開始學習這種技術的？甚麼地方對你來說是最容易的？哪一個部分或是概念你一直搞不清楚？學長或是學姊有沒有給了你甚麼獨特的建議？你的簡報就可以順著這個路向，例如當初你一直弄不明白的那一個概念或是理論，在簡報中就自然不能用一兩句說話就帶過了。既然當年的你也不能一下子明白，簡報的觀眾很大的機會也是如此。透過回憶的方式，你可以找來「五年前的你」、「剛進入這專科的你」、「第一次進工地的你」等等回憶的時間點，去幫助你為觀眾不同的背景來把簡報調節更易入口和明白。

那麼要是同一場合內，觀眾對你的專業有不同程度的認知怎麼辦？你可以先向觀眾說明，因為大家的背景不一，所以接下來的幾分鐘或是兩頁投映片，你會先介紹一些基本的述語或是情景。沒有特別背景或是認知的觀眾，自然會受惠於你的補底介紹，也會對你的印象加分；擁有專業知識的觀眾，亦因爲你預先說明，而不會在看見投映片突然在介紹基本知識而感到疑惑甚至誤會（心裡在想：以為是甚麼專家原來也是談這些而已）。

在背景有所差異的簡報中，與觀眾的關係也可能會變得脆弱。別以為只是亞洲的文化，在聽一些外國的資深工程師做簡報的時候，他們也很多時候一下子便秀出了滿頁都是專有名詞的投映片，然後慢慢在解釋的時候，發現觀眾好像沒有反應或是不明所以，覺得有點兒失望，又想要打完場，於是便淡淡的說道：「這些可能對你們來說太技術層面了（it may be too technical for you）或是「其實你都未必需要明白（maybe you don’t need to understand this anyway）」，雖然宣洩了自己的挫折感，但是觀眾的感受可能變得負面，覺得既然他們不需要明白，那為什麼要提起，是為了說明你很厲害嘛。簡報的講者和觀眾，雙方最後除卻壞心情以外，都沒有其他的得著。

做到了如何把簡報說得明白，也要做到如何說到觀眾想聽的角度。你的簡報可能是要用來爭取研發資金或是團隊職缺，把技術背景都說明清楚了，但也不要把一眾「最先進」、「最新」、「現像式」的詞語都琅琅上口，試問哪有人在推銷自己技術和產品的時候，不是說是最先進的呢？在批核的決策過程中，更重要的要了解，技術成熟了沒有、有沒有申請專利、何時可以投產、與國內主要競爭對手相比是領先還是落後、與外國相比是否仍然是最先進、可以節省幾多成本、有甚麼風險因素⋯⋯等等範疇。技術和理論，還是要有接地的時候。

只是普通上班族，想做好知識的傳承，也希望能帶動更多人能分享自己的專業，令社會更加美好。 如果文章的分析或是技巧能對你的工作有啓發或是得著，也希望能得到大家的認同、拍手或留言。謝謝唷～！