我在傳產的生活(二) 文件管理達人
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在請大家提供資料時，發現在許多人對於檔案的管理沒有概念。有一位研發同事，電腦桌面滿滿的暫存檔案與沒有規則的檔名。讓我看了很「阿雜」。數位化的時代，如有效管理滿坑滿谷的數位文件呢? 我是這麼做的，整理資夾並分門別類，看到這內心的OS是不是"這不是廢話嗎?誰不知道，問題是怎麼分類呢?
資料夾的分類原則
分類原則只要把握簡單、分層、容易查尋、統一規格"四個原則就可以了!
1. 資料夾分類層級不要超過四層
我大部份是分三層，資料夾太多層，資料分的太細，會容易在四層以後會找不到自己放在那個資料夾。
2. 資料夾的第一層類別不要過多，也不宜太細
類別太多，容易混亂，若有跨專案的類別可以集中在一個類別，第一層類別太多就會造成查詢不易，就會失去管理的意義。
3. 資料夾的分類命名方式小妙方
(1)主題式分類:我習慣以主題式份類再加上數字比較方便，例如各各專案，會有各自的資料夾。
(2)排序原則:再例用電腦的排序邏輯，在主題前加上三碼數字流水碼、並定期重新編碼。例如固定每天要用的資料夾、近期執行的專案、或是重要性高的、，我都會資料夾的名稱前面加上001、002、003例如重要性最高的資料夾編為01，讓它優先出現，檔案可有更佳的排列方式。例:資料夾分煩名稱「常用空白表單」我會命名為「001常用空白表單」在開起電腦時就會出現在排序的第一行。
4.不要被迷思困住了，沒有一定的方法只有適合個人使用的方法
不論你用什麼方法分類，最重要的是適不適合你用。遇到不知道怎麼分類的檔案，當下不要糾結，可以建立一個「暫存」、「待處理」、「其他」等暫時資料夾，但記得後續再歸類。通常這類的資料夾的內容不能累積太多，累積太多代表你未完成的事項也很多。
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這篇文章介紹了機關檔案分類表的編製方法，以及在文書處理過程中需要注意的事項。同時也提到了檔案管理人員的工作內容和相關法令。文章總結了檔案管理的重要性和相關程序。
總結文件整理的三大分類：
###「待處理事項」：賬單、股東會通知書、等等。
###「重要文件」：重要契約、身份或專業技能證明文件、等等。
###「短期留存」：進兩年的體檢報告、舊筆記、等等。
在傳統的筆記方法中存在著分類僵化和過度依賴關鍵字的問題。卡片筆記以一張卡片一個知識，確保知識的獨立性，並且建立知識間的多重連接，形成網狀結構。 這本書介紹了用卡片筆記做知識管理的技巧，幫助大家將零散的知識系統化，從而在需要時能夠迅速提取並應用。
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資料整理是職場上的重要技能，也是一大挑戰！
透過專案管理的手法建立一套有效的資料管理系統，進而提升工作效率並獲得成功。
前言
現代人的數位資料真的是非~常多，為了增加容量，常得付費升級手機、雲端、硬碟...等規格，但這真是必要的花費嗎?如果今天有個課程能讓你省下這筆費用且終身受用，你願不願意嘗試呢?
購買課程原因
撰寫文章整理資料時，發現查找照片、檔案不易，即便用搜索功能也因為命名方式沒有系統，跑出結果還是得在耗時篩
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