簡報新書|我從網上寫作走進了實體出版

閱讀時間約 4 分鐘
上個星期,我的第一本著作終於獻醜上市了。經過了幾個月近乎雙倍工作量的生活,每晚寫稿到半夜,終於有機會跟更多人分享自己的經驗和心得。雖然身邊的朋友覺得新書好看有用,始終是素人身份,要讀者拿起我的書來看也不是件容易的事情。在不少先進的推薦下,慢慢開始有了銷量,甚至曾經打進了博客來的全館即時榜的三十多位,接下來跟大家分享一下這本書究竟寫了些甚麼。
簡報書其實我也有買很多,簡報課程也有上過,那麼為甚麼又要參一腳呢?其實在一開始我是先在網上發表文章,有幸得到了讀者友善的回應,也有網站編輯邀請授權轉載,才有這一個想法,不如嘗試透過書籍接觸到更多的上班族和新鮮人吧。如是者,出書並不是一種目的,反而是後來發展出的手段。
你有沒有試過看了書、上了課程,學會了新的理論和技巧,滿懷希望地等待下一次做簡報的機會,才發現進步沒有想像般的明顯,或是使出了新的招數,很快地又停滯不前了嗎?
我試過。
即使裝備了富啟發性的理論、富實用性的技巧,問題就出在簡報的最後一哩路。
在日常工作中,你的簡報如果是較多在數據分析、技術簡介、例行會議、專案推進、甚至是推行某些富爭議性的政策等方面;那麼滿屏圖片、超大文字、驚喜道具、妙語金句等熱門方法,對你來說就未必經常有用。
來到辦公室的現實,你每每沒有充裕的時間預備簡報、還要應付老闆、同事和客戶對簡報的其他要求和配合,完成了簡報還要應對問答環節和其他跟進。想知道如何把簡報規劃、設計和表達的各種理論,切實地帶入忙碌又牽涉大量商業邏輯的上班族日常,這本書就能為你補足這一方面。
這就是我的新書,《全圖解!避開99%簡報地雷:職場商業簡報實戰懶人包》:
新書的角度,是從學長的身分出發,根據自己在跨國外商打滾的經驗,分享職場上做簡報,在規劃、設計、表達和應對幾方面會遇上的眉角。與平常在網上發表的長文不一樣,考慮到辦公室生活急促,上班族也未必喜歡看長文,所以大幅修訂了圖文的比例,一方面更容易汲收,另一方面圖片也可以同時作為簡報設計模板的用途。
我作為簡報書讀者的身份也十多年了,然而在去年連在書局中的商管區域也不敢逗留,生怕萬一看了其他先進的書,潛移默化下不經意寫下了接近的內容,就會愧對於讀者。故此書的取材都是市場上較少被注意的,你也可以當作是一個看了很多年簡報書的人,綜合自己所見,書寫下未有被補足的那幾塊吧:
  • 很多人會寫簡報在規劃和設計上的理論,很少人會寫怎樣把這些理論帶進你的辦公室裡;
  • 很多人會寫簡報前要了解觀眾背景和需要,很少人會寫了解後怎樣實際調整角度與內容;
  • 很多人會寫如何把簡報設計得盡善盡美,很少人會寫老闆要你半天交出簡報時該怎麼辦;
  • 很多人會寫資訊圖如何做美化和突出重點,很少人會寫各種資訊圖使用時機的各有優劣;
  • 很多人會寫哪裡有免費的商用圖庫,很少人會寫甚麼圖片才適合你下一份商業簡報之用;
  • 很多人會寫投影片可以套用甚麼特效,很少人會寫簡報完結後如何應對觀眾的提問挑戰。
書內有三十六獨立章節,各自代表了上班族會碰上的各種問題,你不需要順序來看,放在辦公桌的書架上,隨時拿來做參考或是靈感來源也可以。作為資深的上班族,職涯大約走到了一半,所寫的也正是這些年來我的跌碰經驗。我不是天生的溝通能手,內向文靜、工科出身,所以更能明白你在簡報路途會遇見的疑難痛處。分享給你的撇步,也許沒有光鮮亮麗的名堂,但正正是我真正在日常職場運用的辦公室生存技巧。
感恩獲各先進聯合推薦:
  • 蘇書平 為你而讀、先行智庫執行長
  • 林長揚 《懶人圖解簡報術》作者
  • 趙胤丞 《拆解問題的技術》作者
  • 鄭冠中 (Jason)  邁傑企管顧問有限公司 創辦人
  • 鄭俊德 閱讀人 創辦人
  • 蔡俊浩 知識型YouTuber JonJon MBA

要是你想學習簡報或是視覺化設計,但喜歡看圖多於看文字,可以追蹤我的專頁,一口式內容,適合通勤時學習之用。
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人人也說要大圖大字,簡報是否只有一個模式? 在企業框架內、上司要求下如何發揮設計創意? 我不想聽「你要這樣做」,我要知「為什麼」! 遙距簡報的世代,設計上又有什麼雷區要避免?
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簡報的過程中,其中一個能夠持續吸引觀眾注意力的原素,就是未知與驚喜,這就是為什麼產品發表會往往能辦得引人入勝。然而當我們回到了辦公室,不少公司也會規定,在內部會議之前要先把投影片傳閱。那麼會否就等於自揭底牌一般,讓簡報失去了驚喜的原素,甚至令觀眾只是低頭集中在看講義?
職場上無可避免的就是與人合作,作簡報當然也不例外。不同崗位、才幹、性格的人組合成團隊,事前的分工和在現場的合作都十分重要,否則除了令簡報變得肢離破碎,傳遞訊息的效果也會大受影響。然而有人的地方就自然有是非,合作途中又如何避免衝突和爭議,投映片最後在彙整的時候又如何盡量做到一致呢?
廣東話中有一句術語「有大搵大」,意即是遇上困難或是分歧的時候,找來德高望重的人來作決定。雖然有點推卸責任的味道,在企業世界中,像是社會中的縮影,自然也會有不少情境需要去提請管理層去作出決定。有些提請的場合需要進行簡報,上班族準備以先,就要先明白這些提請管理層作決定的簡報,與平時預備的會有甚麼不同。
有些人經常會慨嘆,成年人的世界很複雜。要在大企業裡面求存,當中的人事、系統、流程,就只愈見複雜。無論你是在人資部門、專案管理、風管合規、資訊科技部門工作,也總有機會在會議或簡報中,介紹公司複雜的組織圖、流程圖或系統圖。處理複雜架構的時候,要兼顧展現與闡述,觀眾見樹也要見林,怎麼樣做才可以做好平衡呢?
上班族相信都經歷過的場景:計劃好下班後的節目,心裡暗暗在期待的時候,突然電郵收件箱多了上司的來信,再收到了上司的電話⋯⋯ 「沒⋯⋯沒問題啊。」掛線以後,才是麻煩的開始。 臨時獲派的工作,自己的情緒和時間分配都不在最佳狀態,更何況是上司指派你做簡報,或是替他/她草擬投映片呢?
不知道從那時開始,簡報的書籍,硬要配上作者穿著西裝,雙手交疊的神氣照片作為封面。那麼,並非來自商科背景的上班族,是否可以做到好的簡報呢?如何你肯去學習和汲收別人的技巧,答案是可以的。為什麼我這樣的肯定?因為我來自資訊及金融工程背景,初入職場的時候,是當某美資銀行的程序員;正是活生生的例子⋯⋯
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