簡報設計｜要介紹複雜的組職圖、流程圖、系統圖，一頁式的簡報適合嗎？

有些人經常會慨嘆，成年人的世界很複雜。上班族要在大企業裡面求存，當中的人事、架構、系統、流程，就只會愈見複雜。無論你是在人資部門、專案管理、風管合規、資訊科技等部門工作，也總有機會在會議或是簡報中，介紹公司裡面複雜的組織圖、流程圖或是系統圖。處理複雜架構的時候，要兼顧展現與闡述，觀眾見樹也要見林，怎麼樣做才可以做好平衡呢？採取一頁式的簡報是適合的做法嗎？

就像把家裡都打掃整理好一樣，把一些複雜的流程和概念，整理好並視覺化地表達出來，會令人有一種莫名的滿足感；要是在整理的時候，能夠把整個架構都裝進一頁紙或是投映片的時候，當中所要求的排版、邏輯和美學技巧，更不是每一個人能夠做到，我們大概都遇見過沒有對齊，支線都混亂地交疊在一起的流程圖吧。

然而，如果我們把辛苦做好的一頁式（one-pager）的結構圖運用在簡報過程當中的時候，會遇到以下幾個問題：

文字無可避免被壓縮：投映片或是螢幕的大小是有限的，愈是複雜的流程或是系統設計，就有愈多的節點和層次，結果我們在別無選擇之下，只好不斷地壓縮文字和節點的大小，直到整個架構都能夠裝進去一頁裡面。就算放下留白、層次感的設計考慮不談，過小的文字在簡報中呈現，觀眾看得辛苦的時候也會失去興趣，他們能夠感受到複雜度，也會感激你的整理，但是當你嘗試闡述個別流程的時候，可能已經沒有太多人在聽了；

觀眾只看想看的部分：把整個流程或架構都裝在同一張投映片，顯示在螢幕上的時候固然帶來了張力，但是你希望觀眾閱讀和理解內容的動線，往往跟現實有一段距離。例如宣布新的人事架構，你可能想從甲部門說起，然而在投映片顯示的一剎那，觀眾正在看甚麼？先找有沒有自己的名字，然後再看有沒有熟悉的名字，再在內心比較誰升遷了誰調職了， 討論新的名字是否來自總部空降⋯⋯沒錯，觀眾根本沒有注意到你在說甚麼，只是在集體進行一個看誰最快找到變化的遊戲。

觀眾不知道要看甚麼：相反的情況，容易會出現在流程或系統圖上。在人事架構中，部門或是同事的名稱都是容易理解，但是在流程和系統圖當中牽涉了很多簡稱、撮寫，而且未必像人事架構一般有很明顯上下層次的結構，多向發展的箭頭穿插在眾多節點之中，觀眾一下子看在眼裡，增加了距離感之餘，也不知道該從何看起。 現代企業分工都很仔細，觀眾可能只是熟悉當中的一兩個部分，雖然能夠幫助他們看到全貌，但在你開始闡釋之前他們已經迷失或失去興趣了。

針對以上幾點，上班族在設計複雜架構的投映片的時候，可以考慮以下的幾種做法：

把底層資訊先抽離：假設你要簡報的架構有五層，那先準備一張由最高第一層到第四層資訊的投映片。觀眾可以見到接近全部的架構，明白當中的層次，然而剎那間的資訊衝擊可以得以減少，也爭取到更多的投映片面積來乘載大一點的文字。文字大一點不僅可以令觀眾可以看得更舒服，而且亦可以減少簡稱、撮寫的使用，觀眾看過了一次，在簡報的後期我們再動用簡稱的話，他們也不會感到摸不著頭腦。當觀眾領會到大方向的結構後，我們在後續的投映片才把最底層，第五層的資訊慢慢闡述，這樣做不但爭取了更多視覺上的空間，相比起一次過顯示全貌，更能夠在觀眾心裡產生拉力與懸念，令他們有興趣跟隨你的節奏和路線，走過簡報的旅程，

除了架構圖以外，比如說商業邏輯的流程圖，當中會牽涉到不同部門，部門之中亦有不同的工序，那麼與其把整個流程一下子顯示出來，我們可以先讓觀眾對部門的分工有概念，並把工序組合成群組，然後再深入去闡述各個工序的詳情。

仔細度不需要平衡：公司裡面的文件，固然是愈仔細愈好，但是當我們要把內容搬進去簡報的時候，經常會有一個誤解，就是架構的仔細度是需要一致的。例如在系統設計圖的處理上，可以選擇的文件檔案可能有系統概覽，或是系統詳情兩種。為了讓觀眾更易明白，我們自然地會選擇把系統詳情帶進去投映片內。簡報的內容可能是要討論網上理財如何顯示電子月結單的改進，那麼相同系統內其餘的部分，例如是風險管理、身份驗證、財務報表等，觀眾不需要知道詳細的架構或是他們之間的資訊動線，就未必需要如此的仔細度。我們可以把與簡報無關但是彼此相關的系統分類放進群組之中，降低了仔細度的同時，設計上也可以導引觀眾的目光到與簡報主題有關的系統上，解決了文初提及觀眾不知道要看甚麼的問題。

你可能會在想，這樣做未免太理想化了吧，現實生活中，很多公司的架構圖、流程圖、系統圖的原始檔案都已經遺失了，或是繪圖軟件的許可證都已經過期了，就算明白上面提到的方法，也是執行不了的啊。這個時候還有最後一種做法：

文件的切割與圖層：面對架構圖在公司只剩下PDF甚至圖片檔的時候，又不想從頭劃起，可以嘗試把文檔或是圖片放大，並利用釐屏或是切割來把它們分開。在上面流程圖的例子中，若是只剩下圖檔可以使用，先放大圖檔並用「田」字型切割開，就可以得到四個部門各一張圖片；放進去投映片的時候，用簡報軟體的內置功能，調整一下光暗和對比，令圖片上的文字有足夠的反差。至於在上面系統圖的例子中，把原來的圖片檔或是文件檔匯入投映片之後，便可以透過插入大片的形狀，覆蓋與簡報目的不相關的系統，再在形狀上加上它們所屬的用途便可。利用形狀組合及圖層調整，我們可以做到很仔細的覆蓋，不要忘記，在顯示投映片的時候，觀眾看得到的是平面的最後結果，背後的圖層是否複雜或是取巧，他們是不會為意的。

談到這裡，你又可能會問，那麼用心製作的一頁式投映片是否不重要了？非也非也。

一頁式的投映片，只是不適合作為簡報中唯一的內容。我們來回想一下，在博物館或是文創園區逛展覽的時候，很多展覽也會在禮品部售賣展覽的小冊子或是書籍，但大家還是會覺得，慢慢走過展覽的動線，一步步的察看和理解當中的內容，會更享受和容易明白，到最後如果很喜歡這個展覽，就會把書籍都買下來。

一頁式的投映片也如是。在簡報的過程中，它比不上慢慢把布幕揭開的吸引，文字過小或是不相關的內容也會影響到觀眾的專注力，但是當我們將複雜的結構，透過層遞式的簡報充分說明以後，一頁式的投映片，作為簡報時的總結頁，或是作為讓觀眾下載或是帶走的講義，可以使他們在已經了解過一次簡報內容過後能夠再作回想和複習，就能夠在適當的時機發揮到自身的魅力。