【簡報到底是什麼？關於簡報的誤解、拆解與理解】

一、關於簡報的「誤解」：常見的三大迷思

迷思1. 簡報＝PPT

很多人一提到簡報，就直覺的把它跟PPT劃上等號，但其實兩者的實質意義有著天壤之別。

簡報，指的是presentation，是講者透過傳遞資訊，達成目的的手段。包含了：講者、聽眾、媒介（包含投影片）。

而PPT，指的是PowerPoint，它是微軟的簡報軟體，同樣身為簡報軟體還有很多，如：IOS的Keynote、Google簡報、LibreOffice的Impress…只是我們多數人最常用的是PowerPoint而已。

簡單來說，簡報比PPT涵蓋的多太多了。

為什麼要鑽牛角尖講這個？把簡報當成PPT真的有差嗎？有的，清楚基本的名詞定義，是做學問的第一步。

只有當我們釐清這些名詞的意義，能正確使用，才有辦法和別人溝通、學習。

迷思2. 好的簡報設計＝極佳的美感

這個誤會，是讓許多人對學習簡報卻步的原因。

很多人認為設計投影片需要有一定的美感，但因為從小不擅長美術，因此直觀的認定自己無法做出「美」的投影片，而不願意學習簡報。

然而，簡報是講者和聽眾溝通的媒介，在多數簡報場合，只要能夠清楚的呈現資訊，讓聽眾秒懂，達成溝通的目的就夠了。

對於簡報內容的洞悉與理解，才是能否做出好簡報的原因。美感固然重要，但並非做好簡報的核心。

迷思3. 一場好簡報＝圖大字少＋故事接力

台灣簡報的學習風潮剛起時，出現了很多教導我們製作滿版圖文、一張投影片一重點、說故事技巧的書籍和課程，導致大家爭相的學習相關知識。

很多人推崇投影片字越少越好，最好放上一張圖就好，其他就靠講者表現。

不過後來時間給出了答案。這套圖大字少加故事接力的技能，並不符合多數的職場需求。大多數人也都不是賈伯斯。

多數人的簡報並非談理念、談改變，更多是工作報告、評鑑比賽、教學…等需要呈現大量的資訊，無法用說故事架構整場簡報的情境。

我們真正要學的，是如何處理大量資訊，讓聽眾更容易吸收和理解，而不是直接省略大量資訊，直接開始說故事。

上述三點，是我過去教學常見到的三個簡報迷思後。

接下來，我們來「拆解」簡報的組成。

二、簡報的「拆解」：簡報的組成與目的

1. 簡報是由哪些元素組成？

簡報課中，我問大家：「請問一場簡報中，包含了哪些元素呢？」八九不離十，我聽到的第一個答案是：「PPT」。還有：「講師、投影片、影片、音樂、麥克風、計分板…」這些答案陸續出現。 「還有嗎？」我繼續問。 大家抓著頭，看看四周，實在想不到還有遺漏什麼。 「你們忘了一個最重要的元素。」我微笑看著大家。 大夥們看著彼此，搖搖頭，實在不知到漏了啥。 「就是你們自己！」我指著大家。

沒錯，一場簡報的組成有三個重要的元素：

① 講者 ② 聽眾：學員、主管、評審、民眾、專家… ③ 媒介：投影片、影片、白板、紙張、聲音…

在這三者之中，聽眾扮演最重要的角色。可以說，聽眾決定了一場簡報的成敗。（參考閱讀：表達力專欄：如何進行聽眾分析，有效準備一場簡報？）

簡單來說，三者的關係是這樣：「講者」透過某個「媒介」向「聽眾」傳遞資訊，以達成某個簡報目的。

了解到這層關係後，我們往下思考一下簡報的「目的」。

2.簡報的「目的」是什麼？

探討簡報的目的，就是在探討我們到底為什麼要簡報。

我們先來看看以下幾個場景：

① 護理人員對社區民眾衛教「肌少症的觀念與預防方式」 ② 職場前輩向單位新人簡報某項技術的操作重點 ③ 參與創新競賽的參賽者向評審簡報參賽品的特色與功用 ④ 主管對職場新鮮人演講，說明進入職場後與學生時代的不同 ⑤ 藥廠PM向廠商說明A藥優於B藥的原因

你還可以繼續往下列。

接著，我們要做從這麼多的場景中找出共同點，那就是簡報的核心目的。

其實，簡報情境有千千百百種，但大致上都能歸納出三個目的：

① 傳遞知識/技能  ② 改變態度  ③ 促使行動

簡報之前，先釐清最終的目的為何，準備時從目的著手，不要走彎路，才能在有效的時間發揮最大的效益。

三、對簡報的「理解」：所以簡報到底是什麼？

1. 簡報是一種達成目的的手段

簡報是「講者」透過「媒介」，向「聽眾」傳遞資訊，達成「目的」的手段。例如：

① 「護理人員」想透過「影片」，讓「民眾」了解「預防的方法與重要性」 ② 「職場前輩」想透過「實務操作」，指導「新人」「熟悉某技術的操作要領」 ③ 「參賽者」想透過「投影片」，讓「評審」「了解產品的獨特性與實用性」

評斷簡報的成功與失敗，並非由投影片的設計，或是講者表達的魅力，而是看是否能夠達成最初設定的目的。

因此，身為簡報者，簡報前一定要有一個明確的目的，任何付出都要緊扣目的，並盡可能的達成目的。

舉例來說。

若簡報目的是「讓聽眾熟悉PPT的軟體操作」，與其花大量時間設計投影片，簡報者講了半天的設計概念，還不如「設計練習題讓聽眾實作」，更能夠達成簡報目的。

了解聽眾他們關注的重點，確立簡報目的，並努力達成目的，是簡報者應該著重的地方。（延伸閱讀：表達力專欄：如何有效準備一場簡報？知道題目後要先搞清楚的三件事）

簡報是一種達成目的的手段，不是無意義的表演。

2. 簡報是一種綜合能力的展現

要成為一個真正的簡報高手，並非單項技能滿點即可，而是需要掌握多種能力，因為站上台簡報，是一種綜合能力的展現。（參考閱讀：簡報專欄：初學者如何從零開始學簡報？簡報觀念與學習資源分享）

下面是我認為要成為簡報高手所需要的五種能力：

① 共感力：成為聽眾肚子裡的蛔蟲，比他自己更懂他要什麼 ② 創意力：從發想、分類、組合展現出獨特見解 ③ 邏輯力：有邏輯、有條理的組織內容和觀點 ④ 設計力：把腦袋精彩的創意和想法呈現在聽眾眼前，讓他跟你看見一樣的東西 ⑤ 表現力：將創意、邏輯、設計發揮至極致的武器，展現魅力

這五種軟能力，不僅能幫你成為簡報高手，也能讓你在工作與生活的其他面向，表現得更出色。

期待我們都能持續精進自己這五種能力。

總結

打通簡報思維，正是學好簡報的關鍵所在。