【簡報到底是什麼？關於簡報的誤解、拆解與理解】
更新於 發佈於 閱讀時間約 9 分鐘
撰寫日期：2021.05.08 作者：FAHAHA｜翁順法
「簡報到底是什麼？」每堂簡報課開場，我都會先拋出這個問題請學員思考，台下通常會先陷入一段沈默。因為這個問題有點抽象，不太好回答。
這時，我就會再補一句：「那你們覺得上完這堂課，能學到什麼？獲得哪些改變？」此時學員就會開始熱烈地表達想法：「我覺得就是在學習怎麼把PPT做好。」「我覺得是在學習如何把話說清楚。」「我覺得是把想說的內容設計出來給別人看。」「我覺得…」
那你呢？如果請你用一句話，或一段話來描述簡報，你的答案是什麼呢？你有想過這個問題嗎？
再往下繼續閱讀之前，我希望你先想想這個問題。因為透過這個練習，能幫助你往後在學習簡報的過程，聚焦在真正重要的事上。
想好了嗎？那我們繼續。接下來，這篇文章會分成三個部分，跟你分享：
1. 關於簡報的「誤解」：常見的三大迷思
2. 簡報的「拆解」：簡報的「組成」與「目的」
3. 對簡報的「理解」：所以簡報到底是什麼？
2. 簡報的「拆解」：簡報的「組成」與「目的」
3. 對簡報的「理解」：所以簡報到底是什麼？
準備好更了解簡報了嗎？讓我們開始吧！
一、關於簡報的「誤解」：常見的三大迷思
在過去的教學經驗中，我觀察過許多初學者的「簡報迷思」。這些迷思會影響學習者對簡報產生錯誤的期待，使他們浪費心力在無關緊要的事情上。
下面我舉三個常見的迷思與你分享：
迷思1. 簡報＝PPT
很多人一提到簡報，就直覺的把它跟PPT劃上等號，但其實兩者的實質意義有著天壤之別。
簡報，指的是presentation，是講者透過傳遞資訊，達成目的的手段。包含了：講者、聽眾、媒介（包含投影片）。
而PPT，指的是PowerPoint，它是微軟的簡報軟體，同樣身為簡報軟體還有很多，如：IOS的Keynote、Google簡報、LibreOffice的Impress…只是我們多數人最常用的是PowerPoint而已。
簡單來說，簡報比PPT涵蓋的多太多了。
為什麼要鑽牛角尖講這個？把簡報當成PPT真的有差嗎？有的，清楚基本的名詞定義，是做學問的第一步。
只有當我們釐清這些名詞的意義，能正確使用，才有辦法和別人溝通、學習。
迷思2. 好的簡報設計＝極佳的美感
這個誤會，是讓許多人對學習簡報卻步的原因。
很多人認為設計投影片需要有一定的美感，但因為從小不擅長美術，因此直觀的認定自己無法做出「美」的投影片，而不願意學習簡報。
然而，簡報是講者和聽眾溝通的媒介，在多數簡報場合，只要能夠清楚的呈現資訊，讓聽眾秒懂，達成溝通的目的就夠了。
對於簡報內容的洞悉與理解，才是能否做出好簡報的原因。美感固然重要，但並非做好簡報的核心。
迷思3. 一場好簡報＝圖大字少＋故事接力
台灣簡報的學習風潮剛起時，出現了很多教導我們製作滿版圖文、一張投影片一重點、說故事技巧的書籍和課程，導致大家爭相的學習相關知識。
很多人推崇投影片字越少越好，最好放上一張圖就好，其他就靠講者表現。
不過後來時間給出了答案。這套圖大字少加故事接力的技能，並不符合多數的職場需求。大多數人也都不是賈伯斯。
多數人的簡報並非談理念、談改變，更多是工作報告、評鑑比賽、教學…等需要呈現大量的資訊，無法用說故事架構整場簡報的情境。
我們真正要學的，是如何處理大量資訊，讓聽眾更容易吸收和理解，而不是直接省略大量資訊，直接開始說故事。
上述三點，是我過去教學常見到的三個簡報迷思後。
接下來，我們來「拆解」簡報的組成。
二、簡報的「拆解」：簡報的組成與目的
在研究一門學問時，如果能對於「整體的脈絡」有十足的認識，就比較能夠掌握真正的重點，不會走偏方向。
因此，這一段我們來聊聊簡報的大脈絡。試著從「組成」及「目的」兩個面向，重新理解一次簡報。
首先，來談談「簡報的組成」。
1. 簡報是由哪些元素組成？
簡報課中，我問大家：「請問一場簡報中，包含了哪些元素呢？」八九不離十，我聽到的第一個答案是：「PPT」。還有：「講師、投影片、影片、音樂、麥克風、計分板…」這些答案陸續出現。
「還有嗎？」我繼續問。
大家抓著頭，看看四周，實在想不到還有遺漏什麼。
「你們忘了一個最重要的元素。」我微笑看著大家。
大夥們看著彼此，搖搖頭，實在不知到漏了啥。
「就是你們自己！」我指著大家。
「還有嗎？」我繼續問。
大家抓著頭，看看四周，實在想不到還有遺漏什麼。
「你們忘了一個最重要的元素。」我微笑看著大家。
大夥們看著彼此，搖搖頭，實在不知到漏了啥。
「就是你們自己！」我指著大家。
沒錯，一場簡報的組成有三個重要的元素：
① 講者
② 聽眾：學員、主管、評審、民眾、專家…
③ 媒介：投影片、影片、白板、紙張、聲音…
② 聽眾：學員、主管、評審、民眾、專家…
③ 媒介：投影片、影片、白板、紙張、聲音…
在這三者之中，聽眾扮演最重要的角色。可以說，聽眾決定了一場簡報的成敗。（參考閱讀：表達力專欄：如何進行聽眾分析，有效準備一場簡報？）
簡單來說，三者的關係是這樣：「講者」透過某個「媒介」向「聽眾」傳遞資訊，以達成某個簡報目的。
了解到這層關係後，我們往下思考一下簡報的「目的」。
2.簡報的「目的」是什麼？
探討簡報的目的，就是在探討我們到底為什麼要簡報。
我們先來看看以下幾個場景：
① 護理人員對社區民眾衛教「肌少症的觀念與預防方式」
② 職場前輩向單位新人簡報某項技術的操作重點
③ 參與創新競賽的參賽者向評審簡報參賽品的特色與功用
④ 主管對職場新鮮人演講，說明進入職場後與學生時代的不同
⑤ 藥廠PM向廠商說明A藥優於B藥的原因
② 職場前輩向單位新人簡報某項技術的操作重點
③ 參與創新競賽的參賽者向評審簡報參賽品的特色與功用
④ 主管對職場新鮮人演講，說明進入職場後與學生時代的不同
⑤ 藥廠PM向廠商說明A藥優於B藥的原因
你還可以繼續往下列。
接著，我們要做從這麼多的場景中找出共同點，那就是簡報的核心目的。
其實，簡報情境有千千百百種，但大致上都能歸納出三個目的：
① 傳遞知識/技能
② 改變態度
③ 促使行動
② 改變態度
③ 促使行動
簡報之前，先釐清最終的目的為何，準備時從目的著手，不要走彎路，才能在有效的時間發揮最大的效益。
三、對簡報的「理解」：所以簡報到底是什麼？
前面談完了關於簡報的「誤解」，以及「拆解」簡報的組成和目的後，最後回到題目，來談談我對簡報的「理解」。
我給簡報兩個定義。
1. 簡報是一種達成目的的手段
簡報是「講者」透過「媒介」，向「聽眾」傳遞資訊，達成「目的」的手段。例如：
① 「護理人員」想透過「影片」，讓「民眾」了解「預防的方法與重要性」
② 「職場前輩」想透過「實務操作」，指導「新人」「熟悉某技術的操作要領」
③ 「參賽者」想透過「投影片」，讓「評審」「了解產品的獨特性與實用性」
② 「職場前輩」想透過「實務操作」，指導「新人」「熟悉某技術的操作要領」
③ 「參賽者」想透過「投影片」，讓「評審」「了解產品的獨特性與實用性」
評斷簡報的成功與失敗，並非由投影片的設計，或是講者表達的魅力，而是看是否能夠達成最初設定的目的。
因此，身為簡報者，簡報前一定要有一個明確的目的，任何付出都要緊扣目的，並盡可能的達成目的。
舉例來說。
若簡報目的是「讓聽眾熟悉PPT的軟體操作」，與其花大量時間設計投影片，簡報者講了半天的設計概念，還不如「設計練習題讓聽眾實作」，更能夠達成簡報目的。
了解聽眾他們關注的重點，確立簡報目的，並努力達成目的，是簡報者應該著重的地方。（延伸閱讀：表達力專欄：如何有效準備一場簡報？知道題目後要先搞清楚的三件事）
簡報是一種達成目的的手段，不是無意義的表演。
2. 簡報是一種綜合能力的展現
要成為一個真正的簡報高手，並非單項技能滿點即可，而是需要掌握多種能力，因為站上台簡報，是一種綜合能力的展現。（參考閱讀：簡報專欄：初學者如何從零開始學簡報？簡報觀念與學習資源分享）
下面是我認為要成為簡報高手所需要的五種能力：
① 共感力：成為聽眾肚子裡的蛔蟲，比他自己更懂他要什麼
② 創意力：從發想、分類、組合展現出獨特見解
③ 邏輯力：有邏輯、有條理的組織內容和觀點
④ 設計力：把腦袋精彩的創意和想法呈現在聽眾眼前，讓他跟你看見一樣的東西
⑤ 表現力：將創意、邏輯、設計發揮至極致的武器，展現魅力
② 創意力：從發想、分類、組合展現出獨特見解
③ 邏輯力：有邏輯、有條理的組織內容和觀點
④ 設計力：把腦袋精彩的創意和想法呈現在聽眾眼前，讓他跟你看見一樣的東西
⑤ 表現力：將創意、邏輯、設計發揮至極致的武器，展現魅力
這五種軟能力，不僅能幫你成為簡報高手，也能讓你在工作與生活的其他面向，表現得更出色。
期待我們都能持續精進自己這五種能力。
總結
想學好簡報，就要先了解：簡報到底是什麼。這篇文章談了簡報的「誤解」、「拆解」、「理解」，希望從三個不同的角度，帶你重新認識你所熟悉的簡報。
或許有人會想，為什麼要花這麼大的心力去探討簡報「字面上的意思」？因為錯誤、狹隘的理解，會侷限我們的思考，影響判斷的能力，導致不如預期的結果。
比如，有人認為簡報就是要設計出美的投影片，那他在學習的過程，就會只專注在排版、字體、配色等設計細節，而忽略釐清簡報目的、受眾分析、設定目標的更關鍵的任務。這會導致他常常努力無效，浪費時間，甚至怨天尤人。
但如果你能知道：簡報只是一個達成目的的手段，那你就能根據現實條件的限制，選擇最能達成目的的方法，而不會糾結在設計、表達的細節上。
打通簡報思維，正是學好簡報的關鍵所在。
若有簡報設計、溝通表達等內訓或個人諮詢的需求，歡迎來信討論。
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(本文為FAHAHA所有，轉載文圖請註明出處)
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嗨，我是順法，是一名簡報培訓講師，主講 : 視覺溝通、內容策略、上台表達等簡報技巧。超過 100 場以上的授課實戰經驗。希望透過公開班、讀書會、寫作，推廣大眾簡報能力的養成。有任何培訓需求，歡迎與我聯繫。信箱：fahahatalk@gmail.com
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