閱讀筆記: 為何一流外商企劃都習慣列出早晨清單

本書的目標[如何不花費任何功夫和時間，就能輕鬆整理和工作有關的一切事務?]

【整理】

名片整理

• 蓋上當天的日期章
• 拍照放在同一個檔案裏面
• 用橡皮筋綁起來 (把最有印象的放在最上面)

錢包整理

• 背包裡面有固定的東西就放在固定的袋子裡面。
• 找一個錢包放進去每兩個星期需要用的現金。
• 每天固定放$3000NTD 在錢包裡面 (零錢也固定放$100)
• 每天回家清空錢包，零錢放入存錢筒，發票掃描，電子記帳，公帳貼在A4紙上

書架整理

• 減少書架的數量，變成兩個，多的書架放儲藏室。
• 看完的書籍，留下[上下顛倒放]，賣出[Tazze上架]，放到待售區。
• 從書架拿下來的書籍放回去時要放在書架的最右側。
• 不可以把書橫躺放置。

製作清單，就算工作爆量也不拖延

• 將到終點為主的路線圖寫在筆記本上。
• 詳細分解工作內容，越詳細越能有效果。
• 能消除猶豫和迷惘。

Action: 製作以下清單

• 出差清單(事前 中間 事後)
• 報告製作清單 (準備 寫作 審核 上傳)
• Daily routine 清單
• 報帳清單

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【清單】

電腦螢幕周圍不能貼便利貼，因為會分散注意力。

• 將寫有待辦事項的便利貼，貼在筆記本或手帳的封面上。
• 筆記本或手帳要打開，蓋起來才看到便利貼，才不會分心。

透過分割和集結來清理瑣碎事務

• 分割: 將一連串的工作步驟分割成細項作業，便能得出[這項作業其實可以單獨分開進行]

1. 報帳作業
2. 寫日記 (早上 中午 睡前)
3. 家事

• 集結: 事先找出重要度較低且較瑣碎的作業，另用三到五分鐘的短暫時間，兩項工作之間的空檔時間，或專注力無法持續時處理完畢。

1. 掃描發票

製作早晨清單養成好習慣，向拖延說Bye Bye

• 列出早晨起床後十分鐘必須做的事項，製作成一張清單。
• 重點是自己想做的事情和覺得麻煩的是必須同時進行。
• 務必在設計完計時器後，再開始執行早晨清單內的項目

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【軟體】

電腦檔案整理

• 將使用頻率高的移到眼睛容易看到的地方，不是放在原本儲存位置。
• 將檔案分成[經常使用]和[不常使用]兩種，單純管理。
• 檔案名[日期-客戶名/主題名-地點]等關鍵字。

手機APP整理

• 主桌面只放置工作上常用的APP。
• 分頁二後依照APP的類型放置。
• 讓你不知不覺就會打開的社群軟體，遊戲APP放在資料夾內，避免在第一階層直接啟動軟體。

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【信箱】

• 一封郵件一個主題
• 先回覆能回答的部分，剩下則是告訴對方[之後再回覆您]，然後同時寄密件副本給自己。
• [今天真是謝謝您]改成[XX的演講真是謝謝您]
• 發現改變主題之後，先更改主旨在回信。
• 將重要或是有附件的檔案寄到EVERNOTE專屬電郵

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社群人脈

• 應該整理的不是身邊的人，而是自己的心情和想法。

筆記

• 利用時間順序管理。
• 在寫有[該做的事項]的頁面上貼上便利貼。
• 當場寫下完成期限的日期。

用[倒序推演法]反推，就能累積大量資訊變權威

• 如果能清楚知道活用資訊的目的，以及蒐集資訊的方向和規則，在蒐集資訊時，資訊自然會呈現已整理過的狀態。
• 當要蒐集全新領域的相關資訊時，請務必在決定目的和規則後，再開始執行作業。

蒐集資訊

• 透過[定點觀測]抓住趨勢。
• 訂定閱讀時間，一封電子期刊只閱讀20分鐘，事先設定好時間。
• 制定保存資訊的流程。看到想收藏的文章，傳到Evernote裡面的[NEWS_CLIP]。