更新於 2024/10/25發佈於 2022/10/26閱讀時間約 2 分鐘

Less Is More

前幾個月相信每個公司都在忙市場分析跟年度預估報表，我去了一個朋友的公司，因為疫情關係，有一半同事在家工作，所以用線上會議討論。

總之，會議非常冗長，老闆一直在發火，主管多半沈默的氣氛，所以我很感興趣的張開耳朵聽起來。

基本上大家數字兜不起來，所以預測一直出不來，而相似會議已經連續開了4周，沒有結論，所以老闆差點沒問侯大家媽媽！

每個部門使用相同的工具SAP跟財務預測軟體，你是不是跟我一樣好奇為何數字會兜不起來？其實最主要問題是預測依據的基本資料錯誤，所以無法一致。

哈，這個經驗我也有喔，在任職某前公司，我們遭遇類似問題，一樣由SAP 擷取資料, 而SAP設計很精細，每個部門可以切割開使用不同功能，SAP執照又比較高，基本上公司不太買全功能執照給每個使用者，等於各部門在有隔屏障下各自運作。我們當時發現一個每個部門都有的問題，就是各部門資料輸入者對同一供應商/經銷商/客戶有不同的輸入方式，例如某某經銷商有北中南3個分公司，A業務助理輸入邏輯是台北某某經銷商，而B會計人員的邏輯是某某經銷商台北分公司，因為二人邏輯不同，B找不到A輸入的某某經銷商資料時，她就依自己邏輯再建了一個....所以同一經銷商有了N個帳號！

你一定認為這是很簡單可以解決的事情呀，大家只要講好輸入規則就好了，對，但在大企業，要由誰主動制定規則？而當大家已經分歧，又要由誰領頭矯正？然後一個原本可以輕鬆解決的問題，在「年久失修」下變成一個好大的洞！

我當年的解決方式是成立專案小組獨立於日常執行人員外，先找一個資訊分析管理人員協助釐清有多少筆「可能異常」數據，然後分門別類，指派給專案各別負責人員，制定執行任務跟時程表，並定期追蹤專案進度，跟管理階層報告並尋求必要決策跟資源，待所有問題都排除後，列出交接清冊跟經驗分享，最後輔導原執行負責單位, 繼續觀察一段時間, 確認大家都同軌後才結案！