職場能力：改善工作流程的第一步

更新於 2024/04/05發佈於 2024/04/05閱讀時間約 6 分鐘

（要先放輕音樂降火氣~~~XDDD）

上週說要和業務單位開的「流程檢討會議」終於在今天完成。先說一下出場人物蛤~~~ 會計單位：我，會計Linda 業務單位：業務主管Billy，業助Flora

會需要出動雙方主管出來解決的事，一定是「講了很多次都無法改善」的

這場會議，大家都在躲。上週四會議通知發出要週六開會，結果週六Linda有事，延到本週一，是Flora有事，延到週二，換Billy有事。大家有事都不先說的，都是當天早上才通知。所以就拖到今天了。 Linda怕什麼呢？怕我愈講愈火大。會需要出動雙方主管出來解決的事，一定是「講了很多次都無法改善」的。所以才需要對方主管一起出面了解，到底是哪裡有問題？是「工作量太大」？是「流程不正確」？還是「個人疏失」。

因為我3/2已經直接表明我的抹宋了，那時我就要求業助Flora講清楚「到底是不會做？還是不想做？」，結果據說那天她做到九點以後才下班。但有必要嗎？她月底工作會這樣多，正是因為她平常不做事啊！當時就提過，等我們結完帳之後，就要針對Flora的問題檢討。

業務主管通常不太想管「工作流程」的問題

業務主管Billy不太想管這件事，事實上大多數的業務主管都不太想管「工作流程」的問題，因為對他們來說「太難了」，但你自己就覺得難，為什麼會覺得領少少薪水的業助會做得來、理解得來？咦？我好像聽到有人不認同，認為業務主管不想管是因為「工作流程」這件事明明是小事，太簡單，所以他不想管。嗯哼，【認為太簡單的話，那就把自己的人教好】，不要老是耽誤進度。明白嗎？上述就是很多主管的邏輯迷思。不論你覺得「困難」或「簡單」，你的部屬就是沒做好，你就是有責任要去「協助」他。

再者，和「流程」有關的事，其實部屬是沒有辦法「自作主張」的，他一定要得到主管的同意，所以Billy第一時間是要我們自己去跟Flora討論，我則回他「有任何問題，他們彼此一定是有討論過，但正因為問題始終沒有解決，所以需要雙方主管一起出面了解問題是卡在哪裡」。（我心裡想的則是，如果Flora不適任，麻煩拿出主管的魄力處理，不要當鴕鳥）

那是啥事呢？

我們的銷售管道有「電商」這一塊。但電商很麻煩，每個電商的交易認定模式不一樣。

所以會有：A類： 2月的銷貨，3月才有「最確定的對帳單」，敝司帳入3月。（因為已過關帳日，我不會開帳讓他們改庫存，敝司大多是這種情形）

B類： 2月的銷貨，2月就有「最確定的對帳單」，敝司帳入2月，這種入當月的，才是最標準的。（不過，所謂的 "2月拿到對帳單"，有可能是3/1，就是月初，所以一定來得及入在2月帳）

而C類：不可能發生。因為2月就拿到對帳單的情形，不可能會同意帳入在3月。

B類就是本次討論的重點，

業助Floria經常耽誤關帳時間，無法來得及把帳入完，然後把責任推說是「電商資料晚給」，比如，MOMO、PCHome、三創......比如啦。我絕不是在暗示「他們的系統很爛無法及時反映帳務狀況」或「人員工作效率差」，所以我們內部才要檢討我們自己的流程問題。至少，「來不及把帳入完」應該是Floria「晚拿到資料」的那一刻就知道的事，當時Flora就要提醒「有可能來不及」，而不是關帳那一天，要由Linda去問她，她才說「沒做完」，這一點「做事的眉角」很多人都疏忽。「先講」是你謹慎且體貼，「後講」就是在【找藉口】。不過，電商系統爛......欸，不是，我是說「很難懂」，電商系統確實蠻難懂，所以我一直不理解「為何我不能“隨查隨知”我 “已完成、可以入帳” 的銷貨數字是多少」，一定要等到一個「最後確定的對帳清單」才能算數？

但是，因為那是業務的流程，他們想怎麼做就怎麼做，畢竟不同部門，只要「正確／不耽誤」就好，早期已建立的流程，雖然我看不慣，不過我也不會踰越這條線去指揮他們。

因此，「業助」和「會計」經常換人，拼輸的就是會自己走。而拼輸的通常都是「話講不清楚／證據也沒有保全」的那一方。

Linda怕我會講到發瘋，因為Flora就是講話不清楚的人。她講的過程，我通常都聽不懂在表達什麼，大多數的問題都要由Linda翻譯給我聽。有時甚至她自己的主管也聽不下去。

比如，A類的某家電商：我明明問她「12月的帳為何要拖到2月才能核對」，她一直說對方的「對帳單就是每月20號才會出來」，但20號的對帳單是對「上個月」，也就是1月的銷貨，為什麼會跟12月有關？她說「因為怕有錯，所以她通常都會“再核對一次”」。結果Billy自己聽不下去，問她「12月的帳在1月就有對帳單了，為什麼你會覺得2月對帳時有可能再變動12月的帳？都出對帳單及發票了，要怎麼變動？」 Flora還要想一下，才說「對后，不會影響」。對，不會影響，那為什麼要卡住資料不送出給主管審核？@@ 她在講出她的「理由」前沒有思考過合理性嗎？

其實我可以理解，有時工作流程很爛，是因為以前「導系統、建流程」的人弄得亂七八糟的，但一個人還是要學會自己找到方法調整，然後跟主管討論定案，往後做事才能輕鬆。

所以為何要找主管一起參與，因為我不確定Floria的工作狀況是不是她的主管造成的，如果是，那每次找Flora開會就沒有意義。這次我也擺明說了，如果確定有些事是無法拉出來提前做的，那就是【每個月結帳時都要加班趕帳】囉。我時間就押在那裡，我不干涉任何部門主管的權限，但耽誤到我時間就是不對。很合理，不是嗎？

至於部門間，「主管無法協助部屬的工作流程改善」就不是我權限內的問題了，即使我覺得Flora（及該職位之前的歷任助理）很可憐，我也沒有「義務／權力」去調整她的流程。她必須學會自己釐清楚自己的問題，並且和主管討論，爭取主管同意。

不過依我看了那麼多任，大概都是卡在「釐清楚」這件事。

但它就是輪迴，啊該職位就不受重視，本來就不會找頭腦清楚的人來，所以根本也不能期望會有什麼好的理解及改善能力，那既然搞不清楚、講不清楚，主管又不想親自去了解，當然一直換人一直換人囉。然後換到一個清楚的，首先錢太少一定待不久，應該是「有其它目的」才會待下來，再者，久了發現主管什麼都搞不清楚，也無法協助時，為了自己的成長，一定選擇走的。那就是輪迴。不會變的。最後，你就會發現，「天助自助者」，職場也是。