職場能力:改善工作流程的第一步

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(要先放輕音樂降火氣~~~XDDD)


上週說要和業務單位開的「流程檢討會議」終於在今天完成。 先說一下出場人物蛤~~~ 會計單位:我,會計Linda 業務單位:業務主管Billy,業助Flora

會需要出動雙方主管出來解決的事,一定是「講了很多次都無法改善」的

這場會議,大家都在躲。上週四會議通知發出要週六開會,結果週六Linda有事,延到本週一,是Flora有事,延到週二,換Billy有事。大家有事都不先說的,都是當天早上才通知。所以就拖到今天了。 Linda怕什麼呢?怕我愈講愈火大。會需要出動雙方主管出來解決的事,一定是「講了很多次都無法改善」的。所以才需要對方主管一起出面了解,到底是哪裡有問題?是「工作量太大」?是「流程不正確」?還是「個人疏失」。

因為我3/2已經直接表明我的抹宋了,那時我就要求業助Flora講清楚「到底是不會做?還是不想做?」,結果據說那天她做到九點以後才下班。但有必要嗎?她月底工作會這樣多,正是因為她平常不做事啊! 當時就提過,等我們結完帳之後,就要針對Flora的問題檢討。

業務主管通常不太想管「工作流程」的問題

業務主管Billy不太想管這件事,事實上大多數的業務主管都不太想管「工作流程」的問題,因為對他們來說「太難了」,但你自己就覺得難,為什麼會覺得領少少薪水的業助會做得來、理解得來? 咦?我好像聽到有人不認同,認為業務主管不想管是因為「工作流程」這件事明明是小事,太簡單,所以他不想管。嗯哼,【認為太簡單的話,那就把自己的人教好】,不要老是耽誤進度。 明白嗎?上述就是很多主管的邏輯迷思。不論你覺得「困難」或「簡單」,你的部屬就是沒做好,你就是有責任要去「協助」他。

再者,和「流程」有關的事,其實部屬是沒有辦法「自作主張」的,他一定要得到主管的同意,所以Billy第一時間是要我們自己去跟Flora討論,我則回他「有任何問題,他們彼此一定是有討論過,但正因為問題始終沒有解決,所以需要雙方主管一起出面了解問題是卡在哪裡」。 (我心裡想的則是,如果Flora不適任,麻煩拿出主管的魄力處理,不要當鴕鳥)

那是啥事呢?

我們的銷售管道有「電商」這一塊。但電商很麻煩,每個電商的交易認定模式不一樣。

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所以會有:A類: 2月的銷貨,3月才有「最確定的對帳單」,敝司帳入3月。(因為已過關帳日,我不會開帳讓他們改庫存,敝司大多是這種情形)

B類: 2月的銷貨,2月就有「最確定的對帳單」,敝司帳入2月,這種入當月的,才是最標準的。(不過,所謂的 "2月拿到對帳單",有可能是3/1,就是月初,所以一定來得及入在2月帳)

而C類:不可能發生。因為2月就拿到對帳單的情形,不可能會同意帳入在3月。

B類就是本次討論的重點,

業助Floria經常耽誤關帳時間,無法來得及把帳入完,然後把責任推說是「電商資料晚給」,比如,MOMO、PCHome、三創......比如啦。我絕不是在暗示「他們的系統很爛無法及時反映帳務狀況」或「人員工作效率差」,所以我們內部才要檢討我們自己的流程問題。 至少,「來不及把帳入完」應該是Floria「晚拿到資料」的那一刻就知道的事,當時Flora就要提醒「有可能來不及」,而不是關帳那一天,要由Linda去問她,她才說「沒做完」,這一點「做事的眉角」很多人都疏忽。 「先講」是你謹慎且體貼,「後講」就是在【找藉口】。 不過,電商系統爛......欸,不是,我是說「很難懂」,電商系統確實蠻難懂,所以我一直不理解「為何我不能“隨查隨知”我 “已完成、可以入帳” 的銷貨數字是多少」,一定要等到一個「最後確定的對帳清單」才能算數?

但是,因為那是業務的流程,他們想怎麼做就怎麼做,畢竟不同部門,只要「正確/不耽誤」就好,早期已建立的流程,雖然我看不慣,不過我也不會踰越這條線去指揮他們。

因此,「業助」和「會計」經常換人,拼輸的就是會自己走。而拼輸的通常都是「話講不清楚/證據也沒有保全」的那一方。

Linda怕我會講到發瘋,因為Flora就是講話不清楚的人。她講的過程,我通常都聽不懂在表達什麼,大多數的問題都要由Linda翻譯給我聽。有時甚至她自己的主管也聽不下去。

比如,A類的某家電商: 我明明問她「12月的帳為何要拖到2月才能核對」,她一直說對方的「對帳單就是每月20號才會出來」,但20號的對帳單是對「上個月」,也就是1月的銷貨,為什麼會跟12月有關? 她說「因為怕有錯,所以她通常都會“再核對一次”」。 結果Billy自己聽不下去,問她「12月的帳在1月就有對帳單了,為什麼你會覺得2月對帳時有可能再變動12月的帳?都出對帳單及發票了,要怎麼變動?」 Flora還要想一下,才說「對后,不會影響」。 對,不會影響,那為什麼要卡住資料不送出給主管審核?@@ 她在講出她的「理由」前沒有思考過合理性嗎?

其實我可以理解,有時工作流程很爛,是因為以前「導系統、建流程」的人弄得亂七八糟的,但一個人還是要學會自己找到方法調整,然後跟主管討論定案,往後做事才能輕鬆。

所以為何要找主管一起參與,因為我不確定Floria的工作狀況是不是她的主管造成的,如果是,那每次找Flora開會就沒有意義。這次我也擺明說了,如果確定有些事是無法拉出來提前做的,那就是【每個月結帳時都要加班趕帳】囉。 我時間就押在那裡,我不干涉任何部門主管的權限,但耽誤到我時間就是不對。很合理,不是嗎?

至於部門間,「主管無法協助部屬的工作流程改善」就不是我權限內的問題了,即使我覺得Flora(及該職位之前的歷任助理)很可憐,我也沒有「義務/權力」去調整她的流程。 她必須學會自己釐清楚自己的問題,並且和主管討論,爭取主管同意。

不過依我看了那麼多任,大概都是卡在「釐清楚」這件事。

但它就是輪迴,啊該職位就不受重視,本來就不會找頭腦清楚的人來,所以根本也不能期望會有什麼好的理解及改善能力,那既然搞不清楚、講不清楚,主管又不想親自去了解,當然一直換人一直換人囉。 然後換到一個清楚的,首先錢太少一定待不久,應該是「有其它目的」才會待下來,再者,久了發現主管什麼都搞不清楚,也無法協助時,為了自己的成長,一定選擇走的。 那就是輪迴。不會變的。 最後,你就會發現,「天助自助者」,職場也是。

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🍀2023/3/29原發佈在其它平台,於2023/10/31遭到不合理對待後,決定將文章遷移至此。

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