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更新於 2023/01/13閱讀時間約 4 分鐘

國際簡報｜商業簡報如何說故事？拆解蘋果闡釋產品功能的技巧

這幾年很多人都會說：「好簡報就要說故事」。跟校園簡報、演說比賽、激勵說辭不同的是，在商業簡報中，你總不能老是跟上司、客戶述說自己的經歷。將說故事的技巧，融入你簡報中的結構及推進手法，才是在辦公室的生存之道。從入門的三幕劇架構，到進階的二拍子式解說方法，透過蘋果的衛星求救短訊功能介紹，以實例為你一一拆解。
教材來源：蘋果官方Youtube “Apple Event - September 7”: https://www.youtube.com/watch?v=ux6zXguiqxM

說故事入門：三幕劇

簡報就如寫作、電影、戲劇，以基本的三幕劇作為結構所在。看上去是簡單的做法，然而缺乏適度鋪陳，或是收尾草草完結的簡報，在辦公室也不是少有的事。
無論你是負責整個簡報或是其中一節，也可以如此佈局：
開始：
  • 吸引注意
  • 帶出衝突
  • 提供背景
中段：
  • 詳細解說
  • 解決衝突
  • 資源時序
結尾：
  • 總結方案
  • 傳遞訊息
  • 祈求行動
當然你不一定要在投影片作出完整的分拆，例如只是負責長五分鐘的部分，背景部分單用言語表達也可，重要的是觀眾接收到你是有層次、有架構的述說。
在這次的實例中，蘋果先用了一段富有電影感的短片作為開場，相比言語或文字更能牽動觀眾的情緒及吸引注意。短片中的登山遇險、利用短訊求救、安全脫險，不單示範了短訊功能的實際用途，美好的結局也容易令觀眾放開心懷繼續聆聽，甚至潛意識上對功能先有了「實用」的正面印象。

說故事進階：二拍子

到了做詳細解說的簡報中段，其中一個經典的內容說明技巧，就是來回地在before與after中作出比較，特別適合解釋轉變，例如是政策、收費等。舉例說，企業內部或是監管機構的政策轉變，你的進路可以是：
  • 現時可以這麼做；
  • 轉變後需要誰批核才可以；
  • 現時多大金額才需要上報；
  • 轉變後根據金額大小要上報給不同的部門
要是只集中闡述新的政策，觀眾在腦海中還是會默默地嘗試比較新舊的分別，要是如此，倒不如把新舊的對照拆細，逐項地前後比較，對比更清晰之餘，細項的分別也會令觀眾心理上不會誇大了轉變的影響，因而一開始就對轉變有所抗拒。
然而，在闡述軟件或是產品功能的時候，我們可以嘗試以上方法的變奏，就是在「困難」和「解難」的循環作為簡報的推進，遇難解難，就好像電影或小說的主角一樣。這種變奏適合於詳細功能說明，讓觀眾好像參與解難的過程，一方面逐步明白功能設計或提案背後的考量，另一方面共同參與感也能加強對功能或提案的正面印象。
與其在簡報單單列出產品的四大功能、五大好處，顯得冷漠和硬銷，倒不如利用說故事的技巧，帶領觀眾一起走過以下的旅程：
現在回看一下，如果你在簡報中只述說了右邊的內容，會不會令人有自說自話的硬銷感覺呢？

說故事結尾：策略性

收尾的做法可以因著簡報的目的和內容來調節，例如是做好總結並希望預算或是提案得到批准，或是預視觀眾對內容的疑問而主動作出反應。就好像是蘋果總結衛星短訊求救功能的時候，在論及啓用的地區和時間之前，先以提高關聯性的手法，來應對觀眾預視了會有的反應。
觀眾看了上述的詳細解說，或許會欣賞短訊求救功能的用處，或是背後的設計心思，但仍可能會有「我不去高山」，或是「哪有這麼巧有事」的疑惑，因而增加了對產品的距離和抗拒感。
蘋果以介紹短訊功能的日常用途作為收尾，用戶可以手動透過衛星更新個人位置，例如在健行遠足的時候也可以讓親友安心。這種做法預視應對了觀眾的疑惑，一下子把整個功能的關聯性，從只限部分用戶，拉回到普羅大眾的身上，令功能不至於曲高和寡；同時回歸大眾的層面，也好像是重設焦點一樣，方便推進去下一個功能介紹。
你或許有驚人的數據、吸睛的特效，但如果闡述內容時是一板一眼的，也就很難把訊息傳遞到觀眾的腦海裡。觀看產品公佈的時候，除了留意功能、價錢是否吸引，品牌如何推進內容的技巧也是免費的教材呢。
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