你會整理數位資料嗎？用P.A.R.A整理法，讓你的數位資料井然有序！

P.A.R.A 整理法

你有多久沒整理你的數位資料/筆記了？

假如我們的房間越來越亂，就會發生找東西找很久，甚至找不到的情況，所以大多數人都會定期整理自己的房間；不過數位資料因為沒有佔實體的空間，加上有好用的搜尋功能，會定期整理檔案的人少之又少，更別說知道整理的方法了。

為什麼要整理數位資料

我認為最主要的原因是「增進效率」。

隨著我們每天接觸到的資訊越來越多，大腦已經難以記起每個檔案的存放位置與檔名，就算有搜尋功能，也可能因為忘記了檔案名稱而找不到，這時就要靠印象中的位置來尋找。

如果沒有整理數位資料的習慣，那麼在找資料時就要不斷的進行「打開可能的資料夾>沒找到需要的檔案>退出>打開另一個可能的資料夾>應該是這個資料夾吧？>打開到最深層>還是沒看到檔案>我剛剛開過哪些資料夾了？」

這樣會讓我們工作的效率大大降低，甚至造成不可挽回的損失。舉例來說，你要繳交參加比賽的照片，截至期限要到了，卻因翻遍整個電腦都找不到，失去了參賽的機會。（然後隔一個星期在某次出遊的照片中找到它）

另一方面，對於靠一台電腦就能謀生存的現代工作者來說，每天要用到的數位資料或筆記數不勝數，假如每次都要花比別人多十秒的時間才能找到，那一天下來你就比別人多浪費了幾十分鐘，這些時間可以拿來產出或者是休息，花在找資料上真的不太值得。

如何整理數位資料？

不知道你都是怎麼整理資料呢？

相信很多人都是用「檔案類型」來分類，比如說圖片、文件等等，不過當同一類型的檔案多起來你就會發現，要滑很久才能找到自己需要的資料（特別是對於喜歡亂取檔名的人來說（就是我））。

但這樣的分類方式，很有可能發生如同上一段的情況：雖然需要的照片放在圖片資料夾中，卻因為其他照片太多，不小心混到某個平時根本不會打開的資料夾中。

而且雖然資料夾很好用，能透過多層資料夾讓檔案整整齊齊，繁雜的層級卻讓我們要層層扒開才能確認檔案的位置。

如果不用檔案類型分類，我們該怎麼分類會比較好呢？虛擬空間不像現實空間有許多收納方式，所以很多人都看心情來整理，想放哪就放哪，也就出現了上面的窘境。

幸好，早有人想到了解決方法，那就是 P.A.R.A。

什麼是P.A.R.A？

P.A.R.A是《打造第二大腦》一書中作者提到用來整理數位資料的專有名詞，是專案(Project)、領域（Area）、資源（Resource）與 封存（Archive）的縮寫。

這個是由作者經過長期的探索而理出的一套適用於大部分情況整理方法，被許多人實際使用並讚賞有加，我在開始使用之後，無論是筆記還是數位資料，都整理得井井有條。

雖然知道了P.A.R.A每個字的意思，但是還是無法理解嗎？不用擔心，我剛開始接觸的時候也是一頭霧水，花了很多時間嘗試使用這樣的分類方式，不過隨著慢慢摸清楚使用方法後，我在找檔案的時候基本上不用在那邊想「到底在哪個資料夾？」，做事的時候更有效率。

那麼，接著就來介紹P.A.R.A每個字的含義與實際運用吧！

專案 (Project)

專案也就是你現正進行的一件事情/任務，比如說公司的專案（某項產品的開發），或是學習的專案（英文考試的準備），用人話來說，就是這些檔案的「用途」。

像我的話，就有社群企劃專案、網站專案、課程專案、講座專案、APP專案…等等，他們都有明確的目的導向。

我們要為這些專案成立資料夾，而這些專案資料夾中就可以放關於專案的所有資料，不用管類型，只要管用途。

比如說課程專案中，我有個「廣告投放資料夾」、「講義籌備資料夾」、「宣傳素材資料夾」，每個資料夾中可能會有圖片、文件或試算表等不同的檔案類型，這樣的好處就是：我今天要做什麼事，我就打開那個資料夾就好。

不用說一下打開圖片一下打開文件，不只可能會分心，還會因為切換讓你的效率變低。

而筆記的話，我也是採類似的方式。我是用Notion來搭建我的筆記系統，每個專案都是一個頁面，而Notion中的頁面可以嵌套其他的頁面，非常類似資料夾，我就會把需要用到的圖片、網址、資訊等等都放進去，這樣我要執行專案的時候就不用東找西找。

領域（Area）

領域是比專案更大一層的層級，一個領域中包含了多個專案，你可以在一個領域中細分其他子領域，像是在「工作」領域中細分「社群」領域與「創業」領域；在「學習」領域中細分「英文領域」「設計領域」……等等。

比如說像有人可能是要專精英文，所以他的英文方面有許多專案，像是「多益專案」「托福專案」「英檢專案」等等，這時候就建議在學習領域中，設立一個「英文」的子領域；不過我在英文方面沒有這麼多專案，所以我把這些不同的學習項目都設計成「專案」，以免太多層級讓我不想點進去。

我的領域主要有「生活」「學習」「社群」「創業」「健康」。

領域與專案最主要的差別就是：「專案」有特定的範圍與時程，而「領域」比較像是一個終其一生都會參與中的區塊，比較難訂定一個起始點與終點，像是我們一生都會「學習」，但學習的項目隨著人生階段有所不同，所以學習是領域，而要學的事物則是「專案」。

資源（Resource）

有些資料，沒有明確的用途，不過收藏起來的話，卻能幫助我們大大提高生活的效率與品質。

假如說我們沒有儲存這些資料，那麼每當要用的時候，都要重新在網路上查詢一遍，特別是我們的記憶力有限，不該浪費腦容量在這些不知道何時會用到的事情上。

它們都是可以長期使用的，使用的用途與時間點非常不定，所以很難放在特定的專案與領域中，於是「資源」就是很好存放他們的地方。

比方說數位資料，有照圖片素材、影片素材；而筆記則像數位工具、書單、電影清單等等，這些都是我們隨時可能會用到的，就把它們放在資源吧！

封存（Archive）

假如說一個專案結束了，還把他留在專案的資料夾中會很礙事，可是直接刪除的話，以後如果臨時要用到就欲哭無淚了。

而放在資源也說不過去，因為這些資料以後用到的機會很少，假如跟常用的資源混在一起，會提高我們找資源的難度與時間。

所以說，我們再新增獨立於其他三個之外的區域——封存，顧名思義，就是把它存起來，平時眼不見為淨，需要的時候再找就好。

有些人可能會將封存當作一個主階層，不過我的作法是在每個可能要封存的地方，旁邊放置一個封存資料夾。

比如說社群領域資料夾，放置一個「封存社群專案」資料夾；中貼文專案資料夾中，放置一個「封存貼文」資料夾，這樣就可以省去搬來搬去的痛苦了

封存的作法因人而異，不過我認為封存的目的是讓「不常用到的東西」集中起來，避免佔據過多的空間，才不會在日常生活中浪費我們得注意力。

我的使用案例

我主要是用 Notion 來管理我的專案資料，而有些需要用預設軟體開啟的（比如說Excel檔案、Ai檔案）與照片、圖片，我就會存放在電腦資料夾中，也是採用一樣的方式分類。

首先是「領域」的部分，馬賽克的三個都是社群，照理說要先建一個「社群」領域，再建其他四個子領域，不過因為開啟的頻率都很高，不想要每次多打開一個層級，所以就將它們獨立出來了。

其他像是學習、健康，雖然說也可以包在生活領域中，不過因為剛才的理由，也都把它們獨立出來。

再來是專案的部分，這些專案都是包在領域當中（右邊有數字的那行），不過為了方便檢視，我利用該專案的領域作為群組方式，並以表格呈現，點開專案的頁面就可以看到裡面存放的資料。

接著是我的「個人資料庫」，這邊就比較沒有隱私的問題了，碼掉的比較少。主要就是生活中會用到的許多資料，像是電影清單、書單、食譜等等，每次接觸到都收錄起來，日積月累也是很可觀的。

有些人可能會問：網路和 AI 這麼發達，要找資料直接搜尋不就好了？

以前我也是這麼認為的，不過網路上的資料一方面太多、一方面品質參差不齊，為了能快速找到優質的資料，我還是習慣將它們儲存起來。

最後是封存的部分，這邊就沒有整理得太規矩，比較像一個大收納箱，把很少用的東西收進去。

至於封存的專案、領域、資料，我都會在相應的頁面中用另一個視圖顯示。

電腦資料夾

電腦資料夾放的主要是圖片與文件，如果存到Notion一方面要先下載才能打開很麻煩，一方面比較重要的資料放在本機中還是比較安全，分類的邏輯則是大同小異。

首先這張圖是社群領域，以及裡面的四個子領域。

這邊分享其中一個社群子領域的資料夾中，子資料夾的配置方式，除了有專案資料夾外，其中也有根據用途（貼文、REELS、限動）來存放相關的圖片、影片與 Ai 檔案的資料夾。最外層可以放一些臨時儲存來不及分類的檔案，有空再整理即可。

看到那個 「aa」 了嗎？我也不知道當時為什麼會這樣取名，可能只是比較順手，這是壞習慣不要學，不過這也凸顯了分領域的重要性。

下面是生活領域用來存放專案的資料夾，如果是社群專案我就會放在上面相應的子領域中。

你可以看到，我在眾多專案中放置了一個封存專案，假如有專案結束了就拖進去即可，不過我在桌面還是有放一個最大的「封存資料夾」，暫時用不到卻不能刪的資料就通通塞進去。

最後是素材資料夾，我在做圖的時候就能直接從裡面拖曳圖片進繪圖軟體中，省去了下載的步驟。

總結

以上就是我處理筆記與數位資料的方法，

我大概實踐了這個方法一個多月了，平時要找資料都比以前快速許多，期間只有根據需要微小的調整，比如說新增客製化的社群區塊、或是調整資料庫的設定方式，而 P.A.R.A 的大架構還是一樣的，非常推薦大家使用。

另外我在 Youtube 上發現兩部教你如何用 Notion 建構 P.A.R.A 系統的教學影片，加起來總時長只有 15 分鐘，如果有在用 Notion 的朋友可以看一下，認真覺得只要搞清楚了系統的運作邏輯，這個系統比起網路上大部分模板都還要好用。

影片連結：

Part❶｜https://www.youtube.com/watch?v=HvSBfnQmEiU

Part❷｜https://www.youtube.com/watch?v=AsJ0EL8ffro

如果對如何建立這個系統的中文教學有興趣的話，歡迎在下方留言，若有一定的迴響，之後可能就來拍一隻影片來教大家～