【通訊溝通技巧】揭露的六大電話禮儀 Dos & Don'ts

隨著科技的進步和遠程工作的興起，通訊方式正在經歷劇變。然而，這也讓許多人對於傳統的電話禮儀感到困惑。美國禮儀專家Lizzie Post針對這一問題，提出了六大電話禮儀建議，幫助我們在新的通訊環境下保持專業和禮貌。

打電話前的短訊通知

在打電話前發短訊通知對方是一種禮貌。這樣做可以避免打擾對方，並讓他們有時間準備接聽電話。

例如，你可以發送這樣的消息：“嗨，我有一些事情想和你討論，你現在方便接個電話嗎？”這種短訊既明確又禮貌，可以有效地傳達你的需求。

如何拒接電話

如果你感到不方便接電話，可以禮貌地拒絕。

例如回覆一條消息說：“對不起，我現在正在忙，稍後我會給你回電。”

此外，如果對方不接你的電話，不要感到沮喪或失禮，他們可能也有自己的原因。

短訊與電話的適用情境

雖然短訊和電話都是有效的通訊方式，但它們在不同的情境下可能更適合。

一般來說，如果你只需要傳達簡單的信息或問題，短訊可能是更好的選擇。

然而，對於複雜或敏感的話題，打電話可以讓你更直接和清晰地表達你的觀點。

公眾場合的通話禮儀

在公眾場合進行通話時，我們應該注意不要打擾到他人。

例如，你應該將你的聲音壓低，並避免在擁擠或安靜的地方進行長時間的通話。在辦公室，你可能需要找一個私密的地方，或者使用耳機進行通話。

視訊通話的注意事項

在進行視訊通話時，你應該避免移動或走動，因為這可能會分散對方的注意力。

同時，你也需要確保你的背景整潔且無干擾。

視訊通話適合於需要面對面交流的情況，例如工作會議或親朋好友的聚會。

語音信箱的使用

在2023年的通訊環境中，語音信箱仍然有其存在的價值，特別是在接收者無法立即接聽電話時。然而，隨著即時短訊和電郵的普及，語音信箱的使用有所減少。然而，這並不意味著我們可以忽視語音信箱的禮儀，如留下清晰簡短的消息以及你的聯繫方式。

結論

在進行電話或短訊交流時，我們應該參考Lizzie Post的禮儀建議。然而，與親近的人通話時，可能需要更多的彈性和理解。最重要的是，我們要鼓勵每個人在日常生活中實踐這些電話禮儀，不僅可以建立更有效的通訊，也能創造一個更和諧的環境。

讓我們從現在開始，將這些禮儀實踐在日常生活中，讓我們的通話變得更加尊重他人，也更具效率。在這個快節奏的世界裡，一點點的禮貌與體諒可以大大改善我們的人際關係，並讓我們的生活變得更美好。

感謝你的閱讀及支持，想了解更多職場小Tips或最新IT資訊，可聯絡我們Rovertech網站設計及系統開發查詢更多，我們會為你提供免費咨詢服務。