「GO START」－ 從《UX in the Jungle》談人人適用的專案管理心法（上）

本文轉載自作者於2019年首次發表在Medium平台的文章。

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2019《UX in the Jungle》叢林爭霸全國大賽決賽選手與遊戲設計師及裁判合影

從小遊戲到全國大賽

2019年六月底，趨勢科技與趨勢教育基金會以自家的桌遊教具《UX in the Jungle》舉辦了一場全國大專院校學生桌遊大賽。活動共有來自 13 所學校不同系所的 20 支隊伍，總計 60 位選手參加；其中不乏有專程從雲林、台南北上的同學來與北部學校的同學們一爭高下。

看到這麼多同學在比賽中專注投入、時而大聲歡呼時而哀聲嘆息的反應，身為這套桌遊教具設計師的我真的很開心啊！許多參賽的同學知道好玩的《UX in the Jungle》竟然是由完全沒有桌遊設計經驗的團隊所開發出來的桌遊教具之後，都覺得十分驚訝，並且對於我在開發過程中所應用的方法感到非常好奇。在此我想與大家分享我第一次挑戰就成功設計出有趣桌遊教具的專案管理心法：「GO START」，提供給對專案管理有興趣的朋友們參考。

人人都適用的專案管理心法

「GO START」是我累積多年的工作經驗後所歸納出來、用以確保所參與的專案能順利圓滿的口訣與心法。專案管理是一門專業的知識與能力。但除了專案經理以外，多數專案的團隊成員其實並不專職負責管理專案。對於產品設計師、研究員或工程師這樣的職務來說，如果在與其他專案團隊成員合作時能以「GO START」的口訣掌握專案管理的要點，就可以讓自己的專案少一些坎坷，並避免掉一些不必要的風險與冤枉路。另一方面，這個口訣也能幫助像我這樣的專案經理快速檢視專案的風險與必須掌握的要素，讓我在專案中趨吉避凶，工作更有效率。

如果大家想多了解更完整的專案管理知識，也可以參考由專案管理協會 （Project Management Institute，PMI）出版的《專案管理知識體系（Project Management Body Of Knowledge，PMBOK）》一書。

以下我便簡單地為大家介紹「GO START」這套專案管理心法。

G for Goal

「GO START」裡的 G 代表的是 Goal（目標）。

專案是「為了創造獨特產品或服務而一時投入的努力」。專案的關鍵特性之一就是「不確定性」 — 許多需求與工作都是隨著專案進行才會漸次明朗的。因此，不參與專案則已； 若參與了任何專案，想要把專案做對做好的第一件事不是去瞭解自己負責的工作內容，而是該以終為始 — 先瞭解專案所欲達成的目的，再計畫如何行動。

專案目標不一定要很具體，但有經驗的專案經理在專案起始時，便會協（ㄅㄧ）助（ㄆㄛˋ）「專案贊助人（Project Sponsor）」清楚說明專案的目標，並做為之後向其他「利害關係人（Stakeholders）」溝通的依據。專案目標就像個指南針，團隊成員若對專案目標有了相同的認知，之後協同合作時也才能有一致的方向。若團隊中發生意見衝突或資源不足的情況時，也才知道如何依據專案目標，去調整不同專案工作的優先順序。

在《UX in the Jungle》這款遊戲中，我們要給玩家體驗的正是一個有如縮時攝影鏡頭下的軟體產品開發專案。玩家進行專案的目標則是「讓公司發大財」。

O for Objectives

「GO START」裡的 O 代表的是 Objectives（目的）。與「目標」最大的差別在於：「目標」可以是個抽象的概念，但「目的」應該要明確、具體、客觀。

有明確具體的專案目的，才可以確保利害關係人對執行專案後所能得到的結果都有一致的期待。簡單地說，專案目的就是把專案執行後想創造出的「可交付項目（Deliverables）」或想達到的「結果（Outcomes）」用白紙黑字列出來，最好還包含預期達成的時間或預期滿足的量化標準。有人說，好的專案目的應該符合「SMART」原則：Specific / 明確、Measurable / 可量測、Achievable / 可達成、Relevant / 相關、Time-based / 有時間基準。其中，「可交付項目」指的就是特定的產品或服務。

有了明確具體的目的，「專案範疇（Scope of Work）」 才容易被界定，並可以此評估出所需的時間、資源或成本。而我們也才容易在必要的時候，與利害關係人協商他們對專案時程或成本的期待。另外，專案中要達成的目的不限只有一個。實務上，有經驗的專案經理通常也會透過適當的設計及切分，將目的切分為多個較小的項目，並讓這些小項目變成可以獨立被發包、驗證或交付、收款的「工作包（Work Packages）」。

在《UX in the Jungle》中，玩家一開始的專案目的是「在九月結束前發行 3 款手機遊戲產品」，每一款產品都是一個可以被獨立地完成的「交付項目」。玩家在遊戲的過程中，可以評估團隊所掌握的資源及專案的風險，並共同決定是否變更專案範疇，改為只發行其中一款或兩款遊戲，或是發行原本未列在目標清單中的其他款遊戲。

S for Strategies

「GO START」裡的 S 代表的是 Strategies（策略）。

「策略」就是用以達成專案目標的高階計畫，也是訂定計畫的準則。策略裡面不需涵蓋完成各項專案任務的時間與資源等細節，但是應該清楚說明專案團隊在制定計畫（或執行計畫）期間遭遇限制或阻礙時要如何區分任務的優先順序，或如何進行必要的妥協。

實務上，多數的專案都必須在「時間（Time）」、「範疇（Scope）」與「成本（Cost）」三者之間進行妥協。如果專案團隊沒有在專案一開始便與利害關係人在策略上達成共識，日後當專案團隊因限制或風險而必須作出「取捨（Trade-off）」 時，專案團隊就很難與利害關係人協商，並順利完成專案的變更。如果你的專案經理（或利害關係人）說不出專案在「時間」、「範疇」與「成本」三者之間的優先順序，或告訴你說：「三者都必須兼顧」，那這個專案就不算是個有策略的專案。

所幸，在《UX in the Jungle》中，多數利害關係人都只是一張張的卡片，不會發表自己的意見，玩家的策略只要獲得隊友的同意就可以進行了。有些團隊的策略是在九月底以前一定要發行至少一款或兩款產品賺到錢（為了滿足時間需求，願意縮小專案範疇）。但也有些團隊採用寧可延後產品上市也要同時發行多款產品的策略（為了滿足專案範疇，願意延後交付產品的時間）。

可能有人會問：「哪種策略才是比較好的？」我的答案是：「策略的好壞取決於它們運用相同資源達成專案目的程度的高低」。沒有什麼策略是絕對好的。要找出比較好的策略，必定要先清楚瞭解自己專案的目的，並盤點所擁有的資源與避免不了的限制。

接下篇....

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