買了 Microsoft 365 卻只會用 WORD跟 EXCEL？你也該試試這些超實用工具

Microsoft 365 方案可以說是每個企業必備的工具，無論企業規模多大，多數人日常工作都離不開他。而其中最常被使用的無非是 PowerPoint、Word 和 Excel 等文書處理工具。

然而，Microsoft 365提供的價值絕對不只有這樣，它還包含了一系列可以提升工作效率和改善組織流程的實用工具，而且這些都已經包含在 M365 方案中，只是多數使用者可能都沒發現。

本文將揭開 Microsoft 365 的完整潛力，讓你充分利用這些超實用工具！

SharePoint：企業內部協作工具的首選

什麼是 SharePoint？

SharePoint 是 Microsoft 365 中的一個企業內部的協作網站，不需要會寫程式，就可以輕鬆架設一個內部網站讓公司同仁可以清楚的掌握組織公告、重要訊息、和內部訓練檔案等。

如何運用在企業中？

• 佈告欄：公司的新公告、重要資訊都能集中在網站首頁讓使用者一目瞭然。
• 知識庫管理：除了一般文件儲存方式外，也可以新增自訂義欄位來為檔案新增註解。
• 數據管理：透過建立清單來追蹤和管理各類型的數據和任務。

Power Apps：打造組織專屬的應用程式

什麼是Power Apps？

Power Apps 是一個低程式碼(low-code)開發工具，讓使用者透過類似 Excel 函式的撰寫、PowerPoint 的美編排版技巧，就能夠打造一個符合業務需求的應用程式。

如何運用在企業中？

• 內部流程數位化：如果你曾覺得公司內部流程很繁瑣，需要填寫複雜的表單，Power Apps 就很適合用來創建一個更方便填寫的客製化表單，提高效率。例如請假系統、文具借用系統、財務發票申請等。
• 數據搜集：Power Apps 支援與 SQL, Excel, SharePoint 資料庫的串連，以便搜集和分析業務數據，成為實現數位轉型的重要第一步。
• 客戶關係管理：建立客戶資料庫和專案追蹤系統，增進團隊成員對專案進度及資訊的掌握。

Power Automate：自動化工作流程

什麼是Power Automate？

Power Automate 是一個自動化流程工具，可自動執行重複性任務，減少手動操作。就像一個 24 小時全年無休的機器人，幫助你完成繁瑣且具有固定規則的工作。

如何運用在企業中？

• 流程自動化：自動化日常任務如報告生成、數據同步等。只要完成一次的設置，省去以後每一次重複作業的時間。
• 跨平台整合：Power Automate 能與 500 種以上的雲端服務進行連結，包含常見的Outlook, Excel, Teams 等，讓工作流程不受限。
• 線上簽核：結合 Forms 或 Power Apps 表單，在收到表單回應時發送簽核給部門主管。

你真的充分利用Microsoft 365的潛力了嗎？

既然已經投資了 Microsoft 365，當然希望能夠充分發揮其最大的價值。上述提到的工具不需要 IT 部門的專業知識，任何人都可以根據自己的業務需求來使用。這些工具不僅能夠大幅提升工作效率，而且操作簡單，容易上手。

如果你對其中任何工具感到好奇或有興趣，請讓我們知道！我們會在未來提供更深入的介紹，希望這篇文章能夠幫助你了解和利用 Microsoft 365 的各種功能，實現工作效率的提升和業務流程的改善。發揮 Microsoft 365 的完整潛力，讓工作更輕鬆、更高效！

這些功能雖然簡單，卻是我們創造自動化流程的基石，
讓我們一起由簡單開始，成就不簡單！

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