如何有效開始專案：三大思考要點

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不知道大家在有想實現的事情的時候，第一件會想到的事是什麼呢？例如我想 ＂更好的管理自己的筆記＂。在有了這個初步的目標後，我就會想像目標實現後的情境是如何的美好，我如何能夠系統中學習到知識。在簡單思考過後，我即著手投入時間和精力希望實現這個點子（我稱之謂開始一個專案）。傅以斌博士在《超級專案管理》一書中強調說這種開始專案的方法是不對的，或者說應該有更好的方法來開始一個專案。不管怎樣，在專案起步之際，首要事情不是立即投入時間和精力，雖然這種做法很常見作者表示這並不是最理想的專案開始方式，為什麼呢？

在此我總結了三點說明為什麼不應該這樣開始，分別是：

• 沒有想清楚為何而做
• 只著眼於方案
• 無視過往經驗

沒有想清楚為何而做

為什麼的力量和價值在賽門．西奈克所著的《先問，為什麼？》一書中已經清楚說明。而當我們在想到一個點子之後，第一時間並不會問自己「為什麼」，而只會著眼於「如何做」。沒有事前想清楚為什麼要做這件事的缺點是會很容易在尋找或實施方案之中迷失。

我以前有過一段經歷，是希望更好的管理自己的筆記。我當時想像的是當筆記能更有系統的管理後，我就能更好的學習和記著需要的信息了。因此我開始看一些筆記管理的書、尋找各式筆記管理軟體，試著更改自己記錄筆記的方法等。在尋找和嘗試的過程中，我漸漸覺得迷失了方向，感覺筆記並沒有更好的管理，而且好像離自己想像的未來更遠了。因此在過程中我漸漸地放棄了所有的嘗試，回到了最初的筆記管理方式。

會陷於這種情況正正是因為我沒有想清楚自己為什麼，如果當初我學會多問自己為什麼的話，可能就不會浪費那麼多時間。更好管理自己的筆記這個想法在我心中一直佔有重要的位置，因此我於上一年重啟這個想法的時候，我問了自己以下的問題：

我現在筆記的數量和增長情況真的需要改變現在的管理方式嗎？如果要改變現在的管理方式，那通過新的管理方式能達到什麼效果？如果實現了這種管理方式，我將會得到什麼效益？

通過多問自己為什麼來更加靠近自己真實的想法，釐清自己為何而做後，我更清楚的明白到現在我需要的是什麼。

只著眼於方案

接續前文所述，通常想像一個美好的夢想後，就會立即著手尋找要如何才能實現它。當思考或找到某一個方案後，就會著手在這個方案中繼續前進了。但我們有沒有想過，這個方案是不是的能達到目標的最佳方案？有沒有其他可能的做法其實也是能達到目標的呢？

我繼續以更好的管理筆記為例，當我有這個想法後，第一個想到的就是更換使用中的筆記軟體。因為那套軟體的功能真的太差了，也沒有最熱門的back link功能。因此我立即著手尋找其他替代的軟體。在試用過很多不同的軟體後，著實找不到心儀的一款。最後也就隨便選用某一款就算了。

現在回想這起這段歷史，問題其實不是出於使用的軟體上，而是出在我記錄筆記的方式上。我寫的筆記會因為場景不同而分散於不同的位置，有時候它們是紙本、有時候我會使用手機的備忘錄做記錄、也有時候是打開電腦的notepad軟體記錄並保存。這樣的習慣導致筆記的管理和搜尋效率極低，並且其重用性也很低。以前在閱讀後可能已經記下的筆記因為沒有找到，所以又會再次記下。因此對於我來說管理筆記的最佳方案應該是先改變自己記筆記的習慣，盡可能把所有筆記記進現有使用中的軟體內，如果在不方便使用軟體的情況下，我也準備了筆記紙並且隨身攜帶。這樣我的筆記就不會因為散落到各處而無法有效的尋找了。

無視過往經驗

在開始一項專案之前，都需要先評估一下所需要的時間和金錢，即使可能這個專案是個人的專案。在最初的評估中，我們往往會過度低估所需要的時間及金錢。現在已經有很多研究指出，人們在評估所需資源的時候，一般都會傾向低估所需。直到發現時程和金錢已經不切實際的時候，已經太遲了。我們迫於無奈繼續投入更多的資源進去，希望總有一天能到達當初預定的結果。但回過頭想，這種情況是否可以防止？

答案當然是可以，但需要我們在開始一項專案之前多做點事情，就是停下來先好好了解。什麼意思呢，就是先回顧自己或其他人有沒有做過，他們過程中都有那些坑。其實我們很多想做的事情別人基本上都經歷過，例如什麼開店、寫書、做YT等等。在了解過後自己可能能夠了解到有什麼雷要避，或是應該要多預留個什麼來西要買等等。這樣了解過後評估所需時間和資源的可靠性就能大大的提高。

以我自己為例，之前寫一些軟體系統的需求文檔，別人問我需要多久能完成，我都覺得一天就能寫完。但實際的情況是，要寫好並能夠把它交到客戶手上最少也要５天。這是因為首先工作中不是每一個小時都在寫，同時會有很多其他的事項要處理。例如接聽電話，老闆突然間說要開會等等。因此在評估所需時間的時候我必須多考慮其他可能妨礙工作的事情。

縱上所述，除非開始專案前你都不做規劃，也不思考直接開干的話，那上面的知道就不需要知道了。如果你是會先想一想才去做的話，那麼先在別人身上或是自己過往的歷史找相似的路，會更好的幫助自己決定是否真的到投入其中。

以上介紹了開始一項專案前，必須思考的三個方面。不管你專案是自己個人的專案，還是為公司管理的專案，同樣都必須留意這三方面。這樣才能夠有效地提升你專案成功的機率。