講座｜解決問題的方法與實務－你解決的問題是真的問題嗎？國際PJ法教你精準拆解從本質解決問題

有些講座需要經過沈澱才能領悟其中的奧妙，對我來說 解決問題的方法與實務 就是這樣的，當時在現場被許多方法沖昏頭，只來得及匆忙筆記，如今靜下來整理發現，這些方法都可以直接套用現實的情境，謝謝曼陀號活動組的用心安排

為什麼「問題分析解決」那麼重要？

我想到的是抓到問題核心才有辦法加速工作的效率與協作

而講師分享的是則是解決問題能力表示你對公司的價值

你不解決問題，時間會把你解決掉（抖

同時也很用心的設計一份評量表，讓大家知道自己現在解決問題的能力在哪裡

國際PJ法

這是由品碩創新管理顧問創辦人彭建文創立的一套系統性的方法

解決問題有四個思考層面：

發現問題的意識＞解決問題的動力＞解決問題的能力＞問題不再發生的能力

思考及解決問題有了脈絡

但你解決的問題是真的問題嗎？

接下來個人覺得最重要的是要「找出問題的本質」，以下提供五個步驟五種工具

🌱CCB（找到問題的本質）

• Clear 這個問題清楚嗎？
• Core 這個問題是表面的問題？還是核心的問題？
• Behind 這個問題背後要處理什麼問題？

許多時候我們只看見冰山一角，卻忘了往下繼續挖掘隱藏的問題

因此提出了許多解決方案，但問題始終都沒有被解決

講師用「因為很常加班，所以要加強時間管理」為題分析

從這個不清楚的問題分析出此為表面問題，主要是想解決工作效能問題，而非單純的時間管理問題

🌱AIG（辨識及定義問題）

現況 Actual 與理想狀態 Ideal 的差距=問題(Gap)

如何定義它是問題四大重點（括號是我了解的白話）

• 尋找衡量指標（標準是什麼）
• 現況與目標要量化（有數字才能比較）
• 問題要達成共識（只要有一方不認同，問題就不算解決）
• 目標設定要合理（如果太誇張，就失去這個定義的意義）

延伸上一個案例，加班時數太長要如何定義

現在連續加班多久，希望縮短為多久，這差距有多少

這定義是否對大家都是一樣的呢

從差距了解問題突然就變得比較容易一點了

PRA（解題）

Problem 如何精準描述問題

🌱5W2H

• What：：問題是什麼（其實就是前面提到的AIG）
• When：何時發生
• Who：誰發現
• Whom：影響誰
• Where：在哪發現
• How：如何發現的
• How impacted：問題影響多廣多深（盡可能量化）

如果發現描述不清楚，要趕快回頭找，完整了才能往下進行

Root Cause 找到根本原因

🌱why-why分析：

反覆提出為什麼，才能深入了解因果關係（由上到下、由左到右）

多面向思考，也許換個主詞，多問個「還有可能是其他原因嗎？」

Action跳脫框架做決策

🌱決策矩陣圖

將決策拿出來用效益性、成本性、可行性、風險性、創意性其中三個讓大家來表達意見

[短時間拿出來應用偏難QAQ]

其實寫到現在大部分是把重點整理出來而已

大部分在工作上還是匆匆解決問題

所以目前都是用來覆盤時去思考下一次怎樣能更好

我認為最重要的三點

• 方法是要拿來解決問題的，隨時套入這個脈絡，成為思考習慣
• 多問問題，才會問得出好問題，才能進而找到核心原因
• 解決問題後要建立資料庫，預防再次發生之外，也可以隨時拿出來優化

解決問題絕對PM是每天的課題，尤其是面對跨部門的同事和外部永遠都在狀況外的客戶，因此才要更有意識地去思考現在腦中的問題是否有與目標環環相扣，初期練習難免暈頭轉向，但發現當建立起這些習慣時，問題好像變簡單了，希望透過一次次的問題反思，能成為同事的「神隊友」，解決複雜問題永遠都在路上，希望這篇可以給自己、也給大家一個方向！