事務所週記EP#4 高效會議主持的三大秘訣/用NotebookLM打造高質量永久筆/擺脫社交媒體演算法：RSS訂閱的智慧

2024.08 名古屋獨旅最喜歡的一張照片

⬛️ 高效會議主持的三大秘訣

聽到開會，很多人都會聯想到冗長的流程、漫無目的的討論；台上的人自顧自的講著，台下的人自己用自己的電腦。說到這邊，是不是都喚起你對會議的不好印象呢？

其實，一場會議能不能有效率的溝通，取決於會議的主持人。

最近因為擔任專案經理的角色，很多時候都在忙著跟利害關係人溝通。要跟使用者溝通業務需求；要跟工程師溝通系統流程；要跟PO溝通進度與專案議題。當要溝通的內容複雜、有著超過一位以上的受眾，開會絕對是最合適的溝通方式之一。

接著想跟各位分享，從會議主持小白，到現在主持會議的三個訣竅。

1. 確認目的還有聽眾

首先，先確認好這場會議的目的。我是要針對需求進行訪談？對系統上線後的業務變革進行說明？還是跟主管回報進度？

接著，聽眾又是誰？我需要針對聽眾進行什麼準備？

如果是訪談，是不是要先統計訪談對象的出席時間。如果與會的人員跨單位，我通常習慣在信件中說明目的，並附上一個表格，請與會者以表格回覆。

如果是例行週會，會在專案啟動前就先預排好會議邀請的週期，並且在會議前確認與會人的出席狀況。

1. 列出會議單

會議單是一場會議的大綱，幫助主持人梳理會議議程。根據會議的對象，設想他們需要什麼先備資訊、會議呈現進行方式還有每個段落所需要的花費時間。

會議單的準備也可以幫助你在會議中控管會議時程，避免議題發散或離題的討論。有些時候會把議題公布給與會者，傳遞一個訊息「我今天就是只要討論這些，其餘免談。」

1. 準備會議資料

簡報也是溝通技巧的一環，透過簡報的製作，可以精準地表達討論的議題內容並加速與會者理解。

有一次，與工程師討論系統設計，因為先前已經提供過規格文件跟需求文件了。

「應該可以不用另外準備教材了吧」我心想。

沒想到，當天會議上根本無法討論，因為主管根本沒辦法短時間進行決策。會議上討論了很多無法立即抉擇的議題，變成一個無效的會議。

最好是在會議前一天，將你準備的簡報資料提供給與會人員。讓大家在會議前可以更清楚知道你想討論的議題，讓會議可以更有效率的進行。這邊再補充一點，根據與會的人員準備資料也是必須的。有些主管喜歡用紙本進行思考，我就會另外準備一份紙本資料。

作為會議主持人，如何有效地進行會議達成會議目的，幫助自己的專案推進非常重要。透過以上三個訣竅，打破會議等於沒效率的公式。

⬜️ AI筆記術：用NotebookLM打造高質量永久筆記

對於卡片盒筆記法使用者的你來說，曾經擔心過永久筆記寫得不好嗎？

我最近嘗試用NotebookLM來協助整理永久筆記，讓AI學習永久筆記的撰寫方式，然後再來請他將我們的筆記整理成永久筆記。不過，NotebookLM沒辦法同時整理來源跟筆記，因此我在下面會說明怎麼樣讓ＡＩ先學會永久筆記的撰寫邏輯，再來幫我們的筆記進行優化。

先把永久筆記的邏輯告訴AI，我這邊把《卡片筆記寫作法》、瓦基的線上課程，還有個人整理的永久筆記說明匯入成來源。圖片為其中一張作為來源的筆記規則。

接著，我請AI整理一次關於永久筆記的說明。這樣一來就可以避免無法同時整理來源跟筆記的問題了，因為ＡＩ會在對話中將永久筆記的概念給記住。

將我們要撰寫的筆記匯入來源，並且取消勾選關於永久筆記說明的來源，請AI運用剛剛學會的永久筆記概念，幫我們把特定的筆記變成一張永久筆記的卡片。

老實說，這還只是POC（概念性驗證）的階段，確定能使用NotebookLM完成一張永久筆記的卡片，Prompt的部分還有精進的地方。

AI整理的內容只是幫助我們將思考完整，要能夠真正內化成自己的東西，還是要充分的思考並動手寫下筆記。

⬜️ 擺脫社交媒體演算法：RSS訂閱的智慧選擇

受夠演算法了嗎？用主動的RSS訂閱服務，主動篩選你的資訊來源。

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