事務所週記 EP#6 2024 考績面談 / 開始撰寫間歇式日記 / 《AI禪師》與《AI前輩》
▪️2024 考績面談
2024年結束了，在年底的時候和經理進行面談，討論這一年的表現，包含做得好與需要改進的地方。
經理回饋我的優點在於學習能力強，從工程師轉換到專案經理時能夠快速掌握新工作的重點。同時具備專案經理應有的溝通表達能力，有效地與利害關係人互動。
待改進的地方是向上管理能力，包括提升專案執行的透明度和改善資訊同步的效率。
在面談的過程中，主管提了幾個好的專案經理的特質。
- 細心規劃：專案管理需要有系統的方法，將議題和進度都做框架性紀錄。在專案過程中會遇到各種議題，如操作流程調整、業務邏輯變更等，這些都需要與業務單位充分溝通並完整記錄。即使無法立即完成紀錄，也要註明進度和預計完成時間。對於複雜議題可能產生的多個討論版本，都要完整保存。完善的文件管理，決定了專案經理對議題的掌握度，以及與利害關係人的資訊透明度。
- 策略性溝通：面對問題時，要懂得適時擴大議題，召集利害關係人共同協調。資源不足時，要懂得主動爭取。舉例來說，我在與IT討論技術架構時，發現既有架構限制導致操作細節與PO的期待有落差。IT考量維護成本而不願過度客製化，而PO不了解團隊已有充分討論。我的做法是先整理出設計差異，讓PO了解現況，再建議「不如找IT團隊來討論」。在會議中保持中立立場，促成雙方各退一步：開放部分客製化，同時善用既有架構。
專案管理的技巧很多，但我覺得核心重點是要有計劃。在踏出第一步的當下，就要思考並計劃未來的第二、第三、第四步。
◽️開始撰寫間歇式日記
前陣子，工作上真的很忙。
每天的行事曆被會議塞滿，沒有會議的空檔也被數不盡的任務給塞滿。任務的性質五花八門，常常需要在不同的腦袋中切換。在度過精疲力盡的一天又一天，我常常想不起來當天做了哪些事情，又或是我在不同的任務中切換時無法專注。可能從A做到B，腦中卻又常飄回到前一件事情的A。
幾位知識型工作者，最近都提到間歇式日記可以解決這個困擾。
什麼是「間歇式日記」呢？
具體做法：
- 在工作間隔中，安排5-10分鐘記錄剛完成的工作項目
- 記錄內容包含：已完成事項、下一步計畫、過程中的想法
- 標註時間，記錄每項工作的起訖時間
完整的範例像是這樣：
10:00~11:00 與同事討論今年講座講師
- 針對兩位演講者進行討論，覺得Ａ講師比較適合這次活動主題
- 是不是可以先把主題提供給兩位講者，比較看看哪位的內容比較能夠切合命題
人家說寫作就是思考的一種，其實在把腦中的想法記錄的過程中，就可以理清自己的思緒，把前一個任務還停留在腦中的事情給清空，替下一件事情做準備。同時也捕捉一些偶然的靈感，可能在整理的過程中，下一步要做的事情也自然而然出現了。
對我來說，更大的幫助是讓我每天能夠清楚的知道我到底完成了哪些任務。無論是將工作的心得還有靈感轉換成筆記，或者是要進行週復盤，我都可以更快更清楚的知道自己做了什麼。
◽️《AI禪師》與《AI前輩》，讓我看到好的prompt威力
最近看了加恩的AI應用，真的是太酷了！
他展示如何利用提示詞，創造出實用又有趣的AI對話。在《AI禪師》當中，創造出一個總是給你反直覺回答的禪師。在《AI前輩》，透過探索人類與AI的未知，尋找未來知識的可能。
這兩篇文章非常有趣，強烈推薦大家閱讀。
歸納出幾個好的prompt特徵：
- 善用框架進行溝通：透過框架，不是漫無目的的發想
- 刻意不提到某些關鍵字：避免讓AI的思考陷入非目標的框架中
- 利用關鍵字組合：釐清你想要AI提供的內容，運用關鍵字精準描述
我也試著使用AI前輩的題詞，與AI討論上一期週報的內容。
在人類與AI的未知區，在於人機共創的思考轉型。GPT回答我，人類與AI的未知區在於：
- AI 不僅進行內容生成，還可以應用在知識連結，是不是能改變人類的認知
- 長期使用AI工具的世代，是否會形塑新的思考方式
- AI 工具在實際應用中如何找到平衡，又不過於依賴其便捷性，又能陷入過度求新求異的誤區
- 未來會不會因為「人機共創」的模式，產生出新的工作與能力？
當我們如果能夠持續運用AI探索未知，拓展我們的已知。新的學習與研究的模式，會不會因此而生？
