推工具｜Notion：從零到有打造高效記錄工具！

大概快兩年前，有跟大家分享過 Obsidian 這套筆記軟體，當時就有滿多讀者提到 Notion，不過我那時還以為 Notion 只是另一套筆記軟體，秉持不想重工的心態，就沒去特別研究 XD；直到去年底做年末統整時，才意外發現 Notion 好像還滿適合用來記錄生活的！

目前我 Notion 用了差不多一個月，就把手邊幾乎所有紀錄都轉移到了 Notion 上面！現在包括日記、作品集、工作清單等，全都變成了 Notion 的形狀（笑），想說今天就來分享一下我從零到有建構 Notion 的過程。

那在開始前也提醒一下大家，今天這篇文章沒有太多教學成分，只是單純分享自己的使用心得喔～

▌為什麼想用 Notion？

在聊為什麼用之前，先來說說之前為什麼不想用好了。

原因應該不難猜，就是 Notion 的學習成本實在太高了！我不太喜歡把紀錄或規劃搞得很複雜，結果浪費一堆時間在研究工具本身，我覺得這樣有點本末倒置，所以當我一看到 Notion 五花八門的介面，馬上就打退堂鼓了（笑）。

​不過後來更深入研究了一下，我才發現 Notion 其實沒那麼可怕，至少對記錄需求不複雜的人來說，絕對是可以快速上手的！像我大概只花兩天，就完全習慣這套軟體的運作模式了（還比 Obsidian 快 XD）。

作為過來人，我也想分享三個 tips 給還在猶豫要不要使用的朋友參考看看，希望能給你一些方向。

① 搞懂「資料庫」是什麼就行了

Notion 能做的事確實很多，但一切的基礎都在「資料庫」（dasebase）上，所以對新手來說，只要搞懂資料庫是什麼，就算完成新手任務啦！

那「資料庫」到底是什麼？簡單來說就是一個儲存「資料」的空間，假設你今天看到一張手搖飲料店的菜單長這樣：

烏弄菜單（烏弄官方網站）

菜單上紅玉朵朵、玉露紅茶拿鐵、鳳梨金萱紅……等飲料品項，就可以視為一筆筆的「資料」，而記錄這家店所有飲料資訊的就是「資料庫」。

在 Notion 當中，資料會由名稱、屬性和內容組成。名稱和內容應該很好理解，屬性則可以想成是對資料的「描述」，比如這筆資料是什麼時候建立的？它屬於哪個類別？有沒有符合哪種條件？……

同個資料庫裡的資料會共用一套屬性，舉個例子，你為一筆資料建立了「完成日期」這個屬性，那這個資料庫的其他資料也會出現這個屬性，如此一來就可以用它來篩選或排序資料庫。

我們就直接拿上面這張菜單在 Notion 裡演練一次好了！如果我要根據這張菜單建立一個「烏弄菜單」的資料庫，那它的資料頁大概會長這樣：

屬性的建置方法有很多，不見得都要照我的方法做，像你如果很重視香氣，想把每種飲品的氣味分門別類，那也可以建立一個「氣味」屬性來描述所有飲品，總之 Notion 的屬性是非常自由的！

而當建好第一筆資料後，接著我們就可以按照這個模板把所有飲料建檔，於是乎一個豐富的資料庫就完成了！

資料庫全貌

資料全數建檔完，接著我們就可以用 Notion 內建的篩選及排序功能，篩出你想要的資料。

篩選「無咖啡因」的飲品

所以 Notion 的邏輯很難理解嗎？其實不難，就是建立屬性、建檔、篩選而已，只要資料本身足夠清楚，用短短時間建好一套資料庫絕對沒問題。

我覺得 Notion 的複雜度並不在從零到一的新手期，而是從一到十的熟練期，因為 Notion 的屬性自由度很高，顯示資料庫的方式也很多，倘若希望打造一套適合自己的記錄工具，那的確需要慢慢摸索它的功能，但我覺得新手沒有必要因此卻步，因為只用最簡單的方式使用 Notion 也是完全沒問題的！

② 工具是輔助，理解需求更重要

之所以想提醒這件事，是因為網路上真的有很多大神把 Notion 玩得鬼斧神工，我一開始也是滑文章滑到很想用出點厲害的東西 XD；不過其實對新手來說，比起研究 Notion 本身的極限，「你的需求到底是什麼」才是最重要的。

同樣拿飲料店當例子，假如你只負責記帳，每天把每種飲料賣出的杯數、進帳的數目統計起來就好，那你最該花時間研究的不是怎麼列出每種飲料含有的成分、咖啡因多少和推薦哪種甜度，而是如何把價目與售出數量連結起來，整理成一眼就能看懂的報表（雖然連鎖飲料店不至於連記帳都得靠 Notion 啦 XD）。

需求不同，建出的資料庫也會不同，因此在動手建構之前，先思考自己到底想記錄哪些資料？想解決哪些問題？有哪些屬性是必須的？哪些可以被忽略？然後朝著這個目標找到 Notion 裡有哪些功能幫得上忙，這樣學習起來絕對會順暢很多。

③ 沒有哪項工具無所不能

再來還有一點也要提醒大家，雖然 Notion 功能很多非常強大，但並不是所有資料都適合 Notion。

像我現在仍會用 Obsidian 存放卡片筆記、用記帳 APP 進行財務記錄、用 Google Sheet 統計報表，每個工具都有自己的強項，如果用其他工具能更快達到你要的結果，那其實不用全部塞進 Notion 裡。

所以我才會說釐清需求很重要，同樣是要飽餐一頓，有些人求的是快，有些人求的是方便，也有些人求的是品質。求快的人會去找通勤路上有哪些即買即拿的店家，求方便的人會注意外送平台有哪些優惠，求品質的人則會注意哪裡有新鮮的食材，或最近有什麼值得一試的食譜。

沒有哪種方法可以照顧到所有人的需求，同理，也沒有一項工具可以一次覆蓋所有功能。找出自己到底需要什麼，然後照著需求找到最適合的工具，才能真正達到提高效率的目的。

▌我的 Notion

說了這麼多，接下來終於要來分享我這個月建出來的成果了 XD。其實我建的頁面滿簡陋的，沒有什麼複雜的公式或功能，所以我就不分享建立方法了，單純討論我的痛點被解決的過程。

① 日記＆足跡紀錄

我大概從 2020 年開始寫紙本手帳，除了當行事曆用以外，我也會特別記錄自己看的書、追的劇、寫的文章還有畫的圖。

不過紙本手帳的缺點，就是我很難知道自己某段時間裡完成了幾件事，比如我若想知道 2022 年跟 2021 年相比多看了幾本書，那我還得從櫃子裡翻出兩本手帳然後一個一個數，這真的太麻煩了！因此我用 Notion 的第一個目標，就是要把足跡清單跟日記結合起來，不只翻日記的時候能直接看到我當天完成了哪些事，也能自動記錄讀完每本書的日期，方便統計。

我的需求清單：

• 建立 日記 資料庫
• • 每天自動新增一筆當日日記
  • 記錄休假狀況
  • 記錄情緒＆習慣
  • 顯示當週所有日記
• 建立 書籍、影劇、動畫 資料庫
• • 記錄作品的資料及評分
  • 連結 日記 資料庫
  • 顯示近期觀看項目
• 建立 文章、繪圖 資料庫
• • 備份作品
  • 連結 日記 資料庫
  • 顯示近期完成項目

最終成果：

（p.s. 我的日記頁右上角有個動態回顧的功能，那是參考站上一位 Notion 大神 Mai 的模板製作的，超方便！）

足跡清單

雖然看起來有點複雜 XD，但其實這兩頁設計上最複雜的地方，只有在建立日記和作品的關聯性而已，因為我想在寫日記的同時，自動把當日日期帶進作品的觀看時間（或完成時間）裡，這樣就不用在兩個地方 key 重複的資料，如此一來就必須使用到更進階的關聯（Relation）跟匯總（Rollup）功能。

在日記頁面點選今天看完哪本書後，自動把日期帶入書籍頁面

② 工作清單

之前爬文的時候，就有看到滿多產品經理會用 Notion 記錄專案進度，不過可能因為我們公司的專案時程實在亂到一個不行（笑），網路上的幾個方法於我來說不太適用，因此我是根據自己的需求摸索出了另一套方式。

先給大家看一下我在使用 Notion 之前，用 Google Doc 記錄工作的樣子。

這真的是超陽春的作法 XD，當初我是希望記錄自己每個月完成的工作項目才開了這個文件，但後來我發現這個方法一來沒辦法記錄到專案細節（比如人員、目標、時程跟待辦事項），二來也沒辦法視覺化顯示我的作品（我是 UI/UX 設計師），所以這次就想用 Notion 把問題通通解決掉！

我的需求清單：

• 建立 專案 資料庫
• • 記錄該專案的分屬系統
  • 連結 任務 資料庫
• 建立 任務 資料庫
• • 記錄任務需求
  • 記錄需求時間與完成時間
  • 備份作品

最終成果：

以設計師的角度來說，我覺得 Notion 用來記錄工作真的滿方便的！作品可以直接視覺化呈現出來，專案細節也可以直接記錄在資料頁裡，甚至像我也有連結 Google Drive 跟 Figma，翻檔案的速度變得很快，省下很多不必要的時間。

而且因為我平常很依賴待辦任務表去追蹤進度，這次我也根據自己的需求，把未完成任務更仔細地劃分成三種狀態，最優先顯示我可以直接動工的項目，其次是等待需求方確認的項目，最後才顯示尚未開始的項目，這樣我也能一眼看出輕重緩急。

（還能順便找出有哪些任務被需求方遺忘了 XD）

③ 字型整理

最後這個頁面的規模跟前兩者相比要小一點，不過也是我一直很想優化的記錄項目之一！

這是我之前用來記錄開源字體列表的 Google Sheet，主要是方便我自己做設計時，能更快找到符合風格的字體並確認其授權方式。

不過顯而易見，這個方式有個很大的問題就是我沒辦法看到字體本身的模樣，尤其像思源改作系列，這些字體間的差異不是內行人其實很難看出來，所以我就決定用 Notion 的「圖庫瀏覽模式」來記錄看看。

我的需求清單：

• 建立 字體 資料庫
• • 記錄字體的資訊（授權、特色、版本、英文名稱等）
  • 顯示字體的外型

最終成果：

這個資料庫應該是我目前建的資料庫裡，屬性欄位開最多的一個（笑），我其實不太喜歡加太多無關緊要的欄位進來，但字體的重要資訊真的好多啊啊啊！

這個資料庫比較特別的屬性，應該是英文名稱跟版本號兩項，可能對很多人來說這兩個欄位沒什麼必要，但我自己工作上其實滿需要的。

像我平時做設計是使用 Figma，但 Figma 是全英文介面，中日文字體都會以英文名稱顯示，有用過的就知道這超級難找字體的！我之前就曾經為了找洛神行書，來回滑了五遍字體清單，最後還是去電腦設定裡面翻才成功找到它在哪裡（開放同病相憐的設計師一起哀號 XD）。

至於版本號應該是我自己的小習慣，為了保證字體的使用品質，我平常會不定時檢查各字體的更新情況，有時候 Adobe Font 會有字體到期，或是開源字體釋出新版本（像最近清松手寫體跟 But 的思源改作系列都有更新喔），版本號能讓我知道現在電腦裡的字體是哪一版，就不用下載安裝然後跳警告才知道了。

▌總結

我一直覺得工具沒有絕對的好壞，只要對我們有所助益，那就是好工具！所以這篇文章我才會花很多時間分享我的痛點以及被解決的過程，因為只有挖出阻力在哪，才知道怎麼改善、用什麼改善，進而提升做事效率。

我算是很晚才入坑 Notion 的人，很幸運地沒有碰到不支援中文的那個時期 XD，很快就上手了。也非常推薦還沒有用過 Notion 卻同樣有記錄需求的讀者可以試用看看！以上說的這些內容都是免費版就能使用的！

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